Guida di avvio

Vuole avere un quadro d’insieme prima di scegliere qualsiasi cosa. DesKilo raggruppa le sue funzionalità in nove processi; la schermata Funzionalità mostra una scheda per ogni processo con il suo stato.

I nove processi, in parole semplici

Da sapere

• Un nuovo spazio parte con un insieme ragionevole di funzionalità attive: non deve deciderle una per una. Disattivare una funzionalità blocca solo le nuove operazioni e non cancella nulla.
• Una funzionalità che ne richiede un’altra attiva anche quella, e la schermata indica che cosa si è attivato. Veda Un interruttore di funzionalità.
• Le funzionalità contrassegnate come alpha o beta chiedono il suo consenso quando le attiva.

Vedi anche: Attivare e disattivare le funzionalità

Vuole provare senza conseguenze e poi gestire lo spazio reale. Uno spazio può essere di prova, reale oppure una coppia collegata con lo stesso nome.

Da sapere

• Il selettore parte dall’opzione di prova.
• L’ambiente è una dichiarazione del proprietario; chiunque abbia il permesso di configurazione (il proprietario sempre) può cambiarlo in seguito, e le fatture già emesse conservano la filigrana che portavano: se ha dei dubbi, cominci con uno spazio di prova.
• Per fare pratica senza uno spazio proprio, usi lo spazio dimostrativo.

Vedi anche: Uno spazio ha due lati · Creare uno spazio di lavoro · Uno spazio di prova

Vuole un vantaggio iniziale senza essere vincolato alle scelte di altri. Quando crea uno spazio, Partire da propone Spazio vuoto oppure un modello pronto, ed è preselezionato su A tiny space; scelga Spazio vuoto se preferisce una tela bianca.

I due modelli integrati

Da sapere

• Un modello non contiene mai la sua identità legale, le coordinate bancarie, le sedi, gli inviti o i link ai documenti: sono suoi, e l’elenco di preparazione li indica (l’identità legale, con Fatture attiva, come un’area a sé).
• Uno spazio creato da un modello può avere la fatturazione attiva e nulla con cui emettere finché non aggiunge l’identità.
• Applicare un modello a uno spazio che ha già delle tariffe sostituisce le sue fasce di tariffa: lo usi su uno spazio nuovo.

Vedi anche: Creare uno spazio di lavoro

Vuole che lo spazio sappia dove si trova. Queste quattro scelte determinano più cose di quanto sembri.

Che cosa determina ciascuna scelta

Passaggi

1. Apra Spazio di lavoro e vada su Informazioni generali.
2. Scelga il Paese; la Valuta e il Fuso orario lo seguono e può correggerli. Per Atelier du Marché: Francia, EUR, Europe/Paris.
3. Scelga la Lingua dello spazio, poi tocchi Salva.

Attenzione Scelga bene paese e valuta il primo giorno. Gli importi sono memorizzati come semplici numeri, quindi quando lo spazio ha emesso un documento o registrato denaro, il server rifiuta di cambiare l’uno o l’altra: «La valuta e il paese sono fissati non appena lo spazio ha emesso un documento o registrato denaro. Non è stato salvato nulla.»

Da sapere

• L’app elenca molti paesi, ma l’emissione di fatture dentro DesKilo oggi funziona solo per la Francia e la Germania. Altrove conserva gli estratti conto ed emette le fatture fuori dall’app.
• La lingua dello spazio non è la lingua della sua app, che si trova nelle sue impostazioni personali.

Vedi anche: Paese · Valuta e fuso orario · Lingua dello spazio

Vuole che la planimetria sullo schermo somigli al luogo reale. È costruita su quattro livelli: i piani, poi gli uffici (le sale), poi le scrivanie, poi i posti. Un membro prenota un posto; un posto è ciò che l’elenco di preparazione conta.

Passaggi

1. Faccia uno schizzo su carta: piani, sale, scrivanie, posti.
2. Apra Editor dello spazio e aggiunga i piani con Aggiungi piano.
3. Apra un piano e disegni ogni sala con Ufficio, poi Scrivania e Posto al suo interno.
4. Se una squadra può occupare una sala o un piano per un giorno, attivi la prenotazione dell’intera sala nelle sue proprietà.

Da sapere

• Cominci in piccolo: un primo piano, una sala, qualche posto. Tutto si può aggiungere in seguito.
• Un intero piano, ufficio o scrivania può essere prenotato solo se Prenotazioni di tavolo, ufficio e piano è attivo e il membro ha il permesso.
• Il modello integrato A tiny space le dà due piani, quattro scrivanie e otto posti da adattare.
• Eliminare un piano rimuove tutto ciò che contiene, e l’importazione di una planimetria viene rifiutata quando esistono prenotazioni.

Vedi anche: Aggiungere, rinominare ed eliminare piani · Disegnare sale, scrivanie e posti · Lasciare che i membri prenotino un intero piano

Vuole che le prenotazioni seguano il ritmo del suo luogo. Una sola schermata, Disponibilità, contiene i giorni, la forma di una prenotazione, gli orari di lavoro e le regole. Il server le applica ovunque: planimetria, scheda di prenotazione, codici scansionati e chiosco.

Passaggi

1. Apra Disponibilità.
2. Scelga i Giorni di apertura (almeno uno) e la Granularità delle prenotazioni.
3. Imposti gli Orari di lavoro: Inizio giornata, Limite di mezza giornata, Fine giornata.
4. Sotto Regole di prenotazione, decida su Consenti prenotazioni passate, Fuori dagli orari di apertura e Limiti di prenotazione.

Punti di partenza consigliati (suggerimenti, non regole; il valore predefinito di Fuori dagli orari di apertura è A pagamento, e il modello per associazioni non lo modifica)

Da sapere

• Fuori dagli orari di apertura, Disattivata rifiuta tutto, Solo spontaneo consente gli arrivi senza prenotazione, Libero consente senza contare, A pagamento conta come un normale utilizzo, tranne in un giorno in cui il membro ha già una prenotazione ordinaria.
• La giornata deve procedere in ordine: inizio, poi limite, poi fine; la durata minima non può superare quella massima.
• Una prenotazione termina nel giorno in cui inizia. Le prenotazioni passate sono disattivate per impostazione predefinita; prenotare una fascia precedente nello stesso giorno è sempre consentito.
• Le fasce di mezza giornata e di giornata intera guidano anche l’arrivo e la fatturazione, quindi definisca gli orari prima di stabilire i prezzi.

Vedi anche: Giorni di apertura · Granularità · Orari di lavoro · Fuori dagli orari di apertura · Limiti di prenotazione

Vuole che lo spazio sia chiuso nei giorni festivi, senza che nessuno li prenoti per errore.

Passaggi

1. In Disponibilità, vada su Giorni di chiusura.
2. Tocchi Aggiungi i giorni festivi (se non lo vede, attivi prima la funzionalità Giorni festivi; è disattivata per impostazione predefinita) per creare un intero anno in una volta, oppure Aggiungi giorno di chiusura per una singola data, come un giorno di inventario.
3. Controlli l’elenco e tolga ogni giorno in cui lavora davvero.

Da sapere

• Esistono elenchi di giorni festivi integrati per la Francia e la Germania. Per gli altri paesi attivi Giorni festivi e Importa i giorni festivi (dati aperti, serve una connessione). Non viene creato nulla prima che Lei confermi.
• Una prenotazione in un giorno di chiusura viene rifiutata, e la planimetria mostra il giorno come chiuso con il suo motivo.
• I mesi già fatturati vengono saltati, quindi aggiunga i giorni di chiusura prima della chiusura del mese.

Vedi anche: Giorni di chiusura · Giorni festivi

Vuole una prova che lo spazio sia pronto, prima di invitare qualcuno. Lo dicono due schede.

Passaggi

1. Apra Spazio di lavoro: la scheda Configurazione di questo spazio elenca ogni area con il suo stato e il passo successivo.
2. Apra Prenota. I proprietari e gli amministratori con il permesso di configurazione vedono la scheda Primi passi nel suo spazio. Se manca qualcosa, riporta «Prima che qualcuno possa prenotare qui», con Completa la configurazione.
3. Prenoti lei stesso un posto come prova, poi lo annulli.

Da sapere

• Pronto significa pronto per una prima prenotazione: giorni di apertura, fuso orario, valuta, almeno un posto, membri che possono prenotare e abbastanza validatori.
• Tutto ciò che è facoltativo, come tariffe o pagamenti, può essere messo da parte con Più tardi e non impedisce l’apertura.
• Entrambe le schede dipendono dalla funzionalità Scheda Primi passi.
• Non ora nasconde la scheda su questo dispositivo; il menu di visualizzazione sulla planimetria la riporta con Primi passi.

Risultato Uno spazio che i membri possono prenotare. Il passo successivo: invitare le prime persone, poi i ruoli e le tariffe del secondo livello.

Vedi anche: La scheda Primi passi e i suggerimenti · Invitare le persone con l’ID dello spazio · Ruoli

Vuole sapere che cosa sta attivando quando apre Funzionalità. Tutto ciò che DesKilo sa fare oltre alle basi è una funzionalità con il suo interruttore. Per tenere leggibili cento interruttori, la schermata li raggruppa in base alla loro finalità.

Come è organizzato

• Un processo è un compito dell’attività: per esempio Fatturazione e pagamenti o Calendario e coordinamento. Sono nove.
• Un sottoprocesso è una tappa di quel compito: Fatturazione, Incasso dei pagamenti e Gestione IVA sono tre delle cinque tappe di Fatturazione e pagamenti.
• Una funzionalità è un singolo interruttore all’interno di un sottoprocesso: Fatture, Solleciti di pagamento, Dichiarazioni IVA.

I nove processi e i loro sottoprocessi

Da sapere

• Una funzionalità appartiene a un solo processo, anche quando ne richiede una di un altro. La scheda lo dice: «Attivare tutto richiede anche: Scheda Finanze (Fatturazione e pagamenti)».
• I piani di iscrizione e l’editor della planimetria non sono funzionalità: ci sono sempre. Le loro impostazioni si trovano in Spazio di lavoro e Fatturazione, non in questa schermata. I carnet prepagati sono una funzionalità: veda Carnet.
• Disattivare una funzionalità la nasconde da ogni schermata in cui compariva; non è un permesso. Chi può fare che cosa si decide nei Ruoli.

Vedi anche: Che cosa può fare DesKilo · Attivare o disattivare interi processi

Vuole sapere che cosa trovano i membri il primo giorno, prima che Lei abbia attivato qualsiasi cosa.

Ogni funzionalità appartiene a uno di due livelli, e un nuovo spazio viene creato a partire da questi:

Un nuovo spazio parte con 45 funzionalità attive, tutte Essenziali (46 se crea nello stesso momento il gemello di prova: in tal caso è attiva anche Coppie di ambienti). In parole semplici:

• Prenotazione: riservare un posto sulla planimetria, ripetere una prenotazione (Prenotazione in serie), prenotare per un’altra persona (Prenota per altri), vedere un posto parzialmente prenotato come parzialmente occupato (La giornata di una postazione), salvare una prenotazione in un calendario personale (File calendario di una prenotazione), regole di prenotazione come le prenotazioni passate e quelle fuori orario (Regole di prenotazione, Controllo prenotazione), richiedere l’eliminazione di una prenotazione passata (Richieste di eliminazione prenotazioni), stampare schede QR per i posti (Codici QR degli spazi), orari di lavoro configurabili (Orari di lavoro).
• Persone: la scheda della comunità (Elenco dei membri), una pagina per ogni membro (Scheda membro), la matrice centrale dei ruoli (Gestione dei ruoli e Assegnazione dei ruoli), i dati personali per lettere e fatture (Dati personali), iniziali distinte sugli avatar (Iniziali avatar distinte).
• Calendario e messaggi: il calendario in più viste (Scheda Calendario, Calendario centrale, Viste del calendario), il flusso delle attività e le conferme (Scheda Eventi), conversazioni private e di gruppo (Notifiche tra membri, Messaggi, rinnovati) con riferimenti, inoltro, menzioni, gesti di scorrimento e protezione dalle catture dello schermo, il raggruppamento del flusso delle notifiche (Raggruppamento delle notifiche) e il pulsante per scrivere agli organizzatori di una pagina pubblicata (Scrivi ai gestori).
• Denaro: la scheda Finanze con le sue quattro viste (Scheda Finanze, Finanze in quattro viste), le fatture (Fatture), un catalogo di servizi (Servizi), un PDF del conto mensile (Esportazione PDF).
• Documenti e dati: la biblioteca dei documenti (Biblioteca documenti), l’esportazione dei dati per il proprietario (Esportazione dati (Excel)) e l’esportazione e la cancellazione dei propri dati da parte di ogni membro (Esportazione e cancellazione).
• Comfort: suggerimenti di aiuto, la scheda Primi passi, preferiti e valutazioni dei posti, animazioni, formati regionali e la scelta dello stile di navigazione.
• Recapito: Notifiche push, che raggiungono i telefoni solo quando chi gestisce l’installazione ha configurato il servizio push (veda Come vengono informati i membri).
• Riordino della planimetria: Eliminare spazi con cronologia e Chiamare con il piano un piano a stanza unica.

Tutto il resto è Piattaforma e disattivato: chiosco e badge, più sedi, supplementi accessori, pagamenti online, gestione IVA, il percorso della fattura, progettazione dei rapporti, distribuzioni, WhatsApp, l’interfaccia per gli assistenti e il resto.

Da sapere

• La funzionalità delle fatture è attiva fin dall’inizio, ma non si può emettere nulla finché la sua identità legale non è completa; Configurazione di questo spazio la segna Necessario prima di fatturare. Veda Evitare funzionalità in contraddizione tra loro.
• Uno spazio già esistente non cambia mai quando DesKilo modifica ciò che riceve un nuovo spazio.
• Se parte da un modello, il modello può attivare o disattivare alcune funzionalità in aggiunta a questo insieme. Veda Tre punti di partenza.

Vedi anche: Un interruttore di funzionalità

Vede una piccola parola sotto il nome di una funzionalità e vuole sapere che cosa farne.

Ogni riga di Interruttori porta un badge di maturità, che indica fino a che punto la funzionalità è stata verificata con prove concrete:

Al momento in cui scriviamo, la maggior parte delle funzionalità risulta Non valutata, diciotto risultano Beta e nessuna ha ancora raggiunto lo stato Stabile.

Che cosa chiede l’app

1. Sposti l’interruttore di una funzionalità Alfa o Beta.
2. L’app chiede Attivare una funzione sperimentale? e dice: «Non ancora valutata come stabile: … Può cambiare e ha limiti noti. Attivala solo se questo spazio lo accetta.»
3. Indica lo stadio di ogni funzionalità e quelle che si attiverebbero con essa perché necessarie.
4. Tocchi Attiva per accettare, oppure Annulla: non viene scritto nulla.

Da sapere

• Le funzionalità Non valutata non fanno domande. Solo Alfa e Beta le fanno.
• La domanda viene posta su un singolo interruttore. Un Attiva su un intero processo mostra che cosa attiverà, ma non pone questa domanda: attivi le funzionalità Beta una per una.
• Al momento in cui scriviamo, tra le funzionalità Beta ci sono Fatture, Pagamenti online, Gestione IVA, Carnet, Spese condivise, Rilevamenti di utilizzo, Regole di prenotazione, Prenotazione in serie, Controllo prenotazione, Richieste di eliminazione prenotazioni, Finanze in quattro viste, Scorte dalle spese, Convalidatori per ruolo o persona, Convalide concatenate, Check-in/out automatico a fine giornata, Esportazione dati (Excel), Recapito delle fatture al cliente e lo spazio dimostrativo. Legga i limiti di ciascuna funzionalità con Altro prima di farci affidamento per il denaro.
• Molte di queste sono Essenziali e già attive in un nuovo spazio. Partono attive senza la domanda; la domanda compare solo quando ne riattiva una.
• Maturità restringe l’elenco a uno stadio, un modo rapido per vedere tutto ciò che è sperimentale e che il suo spazio già usa.

Vedi anche: Un interruttore di funzionalità

Vuole evitare il giorno in cui tutto è attivo e nulla funziona. Proceda un processo alla volta e guardi ciascuno dal punto di vista di un membro prima di passare oltre.

Passaggi

1. Tenga l’insieme Essenziale e faccia funzionare le basi: i posti, gli orari di apertura, una tariffa. Veda Il suo luogo.
2. Apra Funzionalità e apra la scheda di un processo. Scelga il processo che corrisponde alla sua prossima necessità, non quello che sembra più completo.
3. Tocchi Attiva per un sottoprocesso, oppure apra una singola funzionalità tra gli Interruttori.
4. Legga l’anteprima: che cosa è Necessarie anche, che cosa è già attivo.
5. La guardi come un membro: acceda come tale (con un secondo account o dal lato di prova del suo spazio) e faccia ciò che farebbe un membro.
6. Solo allora passi al processo successivo.

Un ordine sensato

Da sapere

• Attivare costa poco e disattivare non cancella nulla, quindi un passo sbagliato costa tempo, non dati. L’eccezione è tutto ciò che emette una fattura: veda Decisioni difficili da annullare.
• Uno spazio di prova è il posto giusto per provare un processo. Veda Uno spazio di prova o uno reale e Uno spazio di prova.
• Inviti i membri per ultimi, dopo i ruoli, le regole di convalida e le tariffe che incontreranno.

Vedi anche: Attivare o disattivare interi processi

Sta per cambiare una funzionalità e vuole vedere l’effetto prima che esista.

Passaggi

1. Apra Funzionalità. Viene mostrata la vista Processi.
2. Tocchi Richiede attenzione. Restano solo i processi che contengono qualcosa di attivo ma in attesa.
3. Apra una scheda. Una funzionalità attiva e in attesa di una funzionalità madre indicata è ciò che va sistemato.
4. La sistemi attivando la funzionalità madre, oppure disattivando la funzionalità.
5. Per cambiare una sola funzionalità, tocchi Interruttori, la trovi con Cerca funzionalità e sposti il suo interruttore.
6. Legga la domanda o la riga «Attivato anche», e confermi.

Che cosa significa «trattenuta»

Una funzionalità è trattenuta quando l’ha scelta, ma qualcosa di cui ha bisogno è disattivato. Il suo interruttore resta attivo, ed è per questo che è facile non accorgersene: la schermata dice che la funzionalità è attiva, e l’app non la offre. La scheda indica quante funzionalità sono trattenute («… attive ma attendono un prerequisito disattivato») e quale prerequisito attendono, e Lei lo sistema nella schermata Funzionalità stessa. Che cosa richiede la Sua attenzione mostra la stessa cosa con una riga per ogni prerequisito disattivato.

Altre cose che una funzionalità può attendere non si trovano in questa schermata. Una funzionalità può essere attiva e pienamente consentita mentre mancano i suoi dati: la sua identità legale, una sede, un fornitore di pagamenti. Compaiono in Configurazione di questo spazio, in cima alle impostazioni dello spazio: l’identità legale, con Fatture attiva, come L'identità legale e l'indirizzo dello spazio, il resto sotto Dati richiesti dalle funzioni (identità, banca, piattaforme) di lavoro.

Da sapere

• Se qualcun altro ha modificato le funzionalità mentre le guardava, l’app non scrive nulla e lo dice: «Le funzionalità sono cambiate nel frattempo, quindi non è stato salvato nulla.» Riguardi l’elenco e riprovi.
• Modificate conta gli interruttori che differiscono dal valore predefinito del registro. In un nuovo spazio mostra già un numero (le funzionalità Piattaforma che partono disattivate), quindi non è un conteggio delle sue modifiche.
• Solo un proprietario o un comproprietario può scrivere le funzionalità. Il server ricontrolla nel momento della scrittura.

Vedi anche: Attivare o disattivare interi processi · Un interruttore di funzionalità

Vuole far corrispondere le persone della sua organizzazione ai ruoli di DesKilo, in modo che nessuno abbia più di quanto richieda il suo compito.

I quattro ruoli di base

Ognuno ha esattamente un ruolo di base. Un ruolo definito dallo spazio, come Ospite o Contabile, si aggiunge a quello di base e non toglie mai nulla.

Un tesoriere senza essere amministratore

Bruno tiene i conti, ma non deve modificare la planimetria né approvare nuovi membri. Gli dia il ruolo di base Utente e aggiunga un ruolo proprio, per esempio Contabile, con quattro permessi: Consultare le finanze dello spazio, Emettere fatture e riconciliare pagamenti, Esportare contabilità e dati e Consultare i dati dello spazio. Nient’altro. Un ruolo simile non è predefinito: lo crea con i passaggi seguenti.

Passaggi

1. Apra I ruoli di questo spazio e tocchi Aggiungi un ruolo. Veda I ruoli di questo spazio.
2. Dia un nome al ruolo, scelga Cosa aggiunge e tocchi Salva il ruolo.
3. Apra la persona in Membri e piani, trovi Ruoli e tocchi Aggiungi un ruolo.

Da sapere

• I ruoli di questo spazio è una funzionalità a sé e in un nuovo spazio è disattivata. La attivi in Funzionalità.
• Nessuno può assegnarsi un ruolo da solo. Assegnare un ruolo richiede Gestire ruoli e permessi, e solo un proprietario può assegnare un ruolo che lo include.
• Un ruolo definito dallo spazio ha effetto subito ed è registrato. Solo rendere qualcuno amministratore, o toglierglielo, segue la regola di convalida Cambio di ruolo.

Risultato Ogni persona del consiglio detiene i permessi del proprio compito, e il proprietario resta l’unico che può modificarli.

Vedi anche: La matrice dei ruoli

Vuole che ogni ruolo detenga ciò che gli serve e nient’altro. È il principio del privilegio minimo: si parte da poco e si aggiunge quando qualcuno lo chiede, perché un permesso concesso raramente si toglie con garbo.

Passaggi

1. Apra Ruoli. C’è una scheda per ogni ruolo: Proprietario, Comproprietario, Amministratore (il proprietario può rinominarlo) e Utente.
2. Legga per prima la scheda dell’Amministratore. Mostra ciò che oggi un amministratore detiene nel suo spazio.
3. Tolga la spunta a ciò che non vuole delegare. Spunti i permessi quotidiani di cui ha bisogno la scheda Utente (veda sotto).

Che cosa detiene per impostazione predefinita un amministratore

Un amministratore non detiene Gestire ruoli e permessi, Configurare le regole di convalida, Modificare le impostazioni dello spazio, Gestire tariffe e regole di fatturazione, Progettare i documenti, Gestire le integrazioni, Gestire la configurazione né Distribuire in produzione. Un comproprietario li detiene tutti finché Lei non ne toglie qualcuno. Il proprietario li detiene sempre tutti.

Attenzione In un nuovo spazio la scheda Utente è vuota. I sei permessi quotidiani (Usare la messaggistica, Prenotare e usare le prenotazioni, Vedere il calendario, Vedere l'elenco dei membri, Vedere il proprio conto e le proprie fatture, Vedere i documenti condivisi) si detengono solo tramite la matrice o un ruolo. Finché non li spunta, un membro che entra non può aprire la planimetria. La demo li mostra già spuntati, e questo lo nasconde. Configurazione di questo spazio mostra Cosa possono fare i membri come Necessario per una prima prenotazione finché la scheda Utente non possiede Prenotare e usare le prenotazioni; gli altri cinque non li controlla. Li spunti per la scheda Utente e, se anche gli amministratori prenotano, per la scheda Amministratore, poi provi con un secondo account.

Da sapere

• Per impostazione predefinita un amministratore può leggere tutte le finanze e i dati personali di ogni membro. Se i suoi amministratori sono volontari, valuti se debba essere così.
• Gli admin emettono fatture (una funzionalità, disattivata per impostazione predefinita, sotto Fatture) dà agli amministratori Emettere fatture e riconciliare pagamenti a prescindere da ciò che dice la matrice. Preferisca la spunta nella matrice, o un ruolo proprio, che è più preciso.
• Togliere la spunta a un permesso lo rimuove ovunque in una volta sola; lo verifica il server, non solo il menu.
• Ogni modifica della matrice viene registrata come evento. La funzionalità Gestione dei ruoli mostra soltanto la schermata; se è disattivata, la matrice che ha salvato continua ad applicarsi, semplicemente non può più modificarla.

Risultato Una matrice che sa spiegare in una frase per ruolo.

Vedi anche: La matrice dei ruoli · Chi fa che cosa

Vuole che lo spazio continui a funzionare quando Lei è malato, assente o non c’è più. Ogni spazio ha bisogno di più di una persona che possa agire. Per impostazione predefinita solo proprietari e comproprietari detengono i permessi che modificano funzionalità, ruoli, regole di convalida e ID dello spazio, e solo un proprietario può nominare un altro proprietario.

I due tipi

Passaggi

1. Attivi la funzionalità Comproprietari in Funzionalità. In un nuovo spazio è disattivata.
2. Apra la persona in Membri e piani, vada su Gestisci e tocchi Comproprietà.
3. Scelga Comproprietario attivo oppure Successore. Per cedere subito il posto, scelga Promuovi a proprietario ora.

Da sapere

• Se l’ultimo proprietario se ne va, il miglior comproprietario diventa proprietario automaticamente, un comproprietario attivo prima di un successore.
• Due amministratori non sono la stessa cosa: un amministratore detiene solo ciò che la matrice gli dà e non può mai trasmettere la proprietà.
• Una regola che dice Il proprietario deve sempre validare richiede un proprietario. Verifichi sul suo lato di prova che il suo comproprietario possa ancora decidere ciò che si aspetta.

Risultato Lo spazio ha una seconda persona che può agire.

Vedi anche: Comproprietari · Comproprietà

Vuole scegliere come le persone raggiungono il suo spazio e chi le fa entrare. Esistono quattro modi, e tutti finiscono nello stesso punto: una persona che chiede di partecipare e qualcuno che decide.

Passaggi

1. Apra ID dello spazio e QR. Scelga un ID che le persone possano ricordare con Cambia l'ID dello spazio: da 4 a 20 lettere o cifre, unico in tutto DesKilo.
2. Per una persona precisa, tocchi Invita qualcuno. Compili il nome, spunti Ruoli all'arrivo se deve ricevere un ruolo, scelga la Lingua del messaggio e invii.
3. Quando qualcuno chiede di partecipare, la sua riga in Membri e piani riporta In attesa. La apra e scelga Approva l'adesione o Rifiuta l'adesione.

Da sapere

• Nessuno entra senza una decisione. Finché non viene presa, il nuovo arrivato vede una schermata di attesa e nient’altro.
• La decisione segue la regola di Nuovo membro nelle Regole di convalida: per impostazione predefinita basta un proprietario o un amministratore; se ne richiede due, la prima approvazione lascia la persona in attesa.
• Se cambia l’ID dello spazio, il vecchio smette di funzionare. Stampi di nuovo il codice QR.
• Non esiste un invito da proprietario. La proprietà si conferisce in Membri e piani.

Risultato Le persone possono trovarla, e Lei decide chi resta.

Vedi anche: L’ID dello spazio · Entrare in uno spazio di lavoro · Membri in attesa e in pausa

Vuole un invito che suoni come il suo spazio, nella lingua di chi lo riceve. Ogni lingua ha il suo testo; quello che non scrive ricade sul messaggio predefinito.

Passaggi

1. Apra Spazio di lavoro e vada su Comunità e inviti.
2. Sotto Lingua del messaggio scelga la lingua per cui scrive. La riga si apre sulla lingua del suo spazio.
3. Scriva il testo. Tocchi un segnaposto per inserirlo dove si trova il cursore. Il limite è di 2000 caratteri.
4. Ripeta per ogni lingua usata dai suoi membri, poi tocchi Salva.

I segnaposto

Da sapere

• Se lascia vuota la casella, l’app scrive il proprio messaggio in quella lingua. Spiega i passaggi: scaricare, creare un account, partecipare con il codice.
• Non incolli lei stesso un codice o un link. Ogni invio crea il suo codice, valido per una sola persona.
• Un segnaposto scritto male resta visibile nel testo inviato: legga l’anteprima prima di inviare.
• Il messaggio predefinito dice alla persona che il codice è monouso e valido 14 giorni.

Risultato Un invito che i suoi membri possono seguire senza chiederle nulla.

Vedi anche: Messaggio d’invito · Invitare qualcuno con un messaggio

Vuole scegliere, atto per atto, se una seconda persona debba essere d’accordo. Un ambito di convalida è un tipo di atto con la sua regola: un pagamento, una spesa, un nuovo membro, l’eliminazione di una prenotazione. In Regole di convalida gli ambiti sono in tre gruppi.

Ogni ambito parte con Eredita la predefinita: una convalida da parte di un qualsiasi amministratore o proprietario. Regola predefinita è la regola che tutte le altre ereditano. Un ambito che apre e salva diventa Personalizzata.

Le manopole di una regola

Passaggi

1. Apra Regole di convalida. Tocchi Regola predefinita e decida che cosa eredita tutto il resto.
2. Tocchi un ambito, imposti le manopole, tocchi Salva.
3. Tenga poche eccezioni. Ogni eccezione è una cosa in più da ricordare quando qualcuno dice «perché questa è in attesa?».

Da sapere

• Nessuno convalida un proprio atto. Attende qualcun altro, a meno che non sia attiva l’eccezione del proprietario.
• Ogni decisione è registrata: chi, quando, su che cosa.
• Una richiesta a cui nessuno risponde scade dopo sette giorni, con una verifica alla prossima apertura di Eventi da parte di chiunque. Un atto che un amministratore ha compiuto per un membro viene invece confermato automaticamente.

Vedi anche: Regole di convalida, ambito per ambito · Chi può convalidare · Convalida automatica

Sceglie fin dove DesKilo arriva nella Sua gestione del denaro. Tutto il resto di questo capitolo discende da questa scelta, che è facile ampliare in seguito e difficile ridurre una volta emesse le fatture.

Prima di iniziare

Risponda a due domande: i membri Le pagano lo spazio e vuole che le fatture legali escano da DesKilo?

Passaggi

1. Scelga il Suo percorso dalla tabella.
2. Per il percorso 2 o 3, attivi in Funzionalità le funzioni economiche che Le servono: Fatture è la base di tutto ciò che viene emesso, e le funzioni sottostanti (Fatture di abbonamento, Fatture di fine mese, Solleciti di pagamento, Gestione IVA) si attivano una alla volta.
3. Per il percorso 3, prosegua con la Sua identità legale prima della prima prenotazione, non dopo.

Da sapere

• L'emissione di fatture nell'app esiste oggi per uno spazio in Francia o in Germania. In qualsiasi altro paese usi il percorso 2: gli estratti conto restano disponibili.
• Il server rifiuta di emettere, e l'elenco Completi questi dati prima dell'emissione ne spiega il motivo, quando manca un dato o quando il trattamento non è gestito da DesKilo: vendite transfrontaliere, inversione contabile, esportazioni e fatture esenti da IVA vanno verificate ed emesse fuori dall'app con il Suo commercialista.
• Un venditore in regime di franchigia per le piccole imprese (franchise en base, Kleinunternehmer) non può emettere fatture nell'app: il server rifiuta la categoria IVA esente. Resti sul percorso 2 ed emetta quelle fatture altrove.
• Spegnere una funzione ferma le nuove operazioni di quel tipo; non cancella nulla.
• Può restare sul percorso 2 per sempre. Molte associazioni lo fanno.

Risultato

Sa quale dei tre percorsi è il Suo e di quali funzioni ha bisogno.

Vedi anche: La fatturazione in sintesi · Attivare o disattivare interi processi

Trasforma la domanda «quanto vale un posto?» in numeri che DesKilo può applicare ogni mese senza di Lei.

Prima di iniziare

Tenga a mente il modello. Si legge da sinistra a destra e ogni passo alimenta il successivo:

1. Percentuale di abbonamento: un membro detiene una percentuale del mese: 25, 50, 75 o 100 %, oppure un valore che Lei consente.
2. Quota di mezze giornate: la percentuale diventa un numero di mezze giornate per il mese: i giorni di apertura, per due, per la percentuale, arrotondato per eccesso.
3. Fascia tariffaria: la percentuale rientra in una fascia, che dà la quota mensile e il prezzo di una mezza giornata in più. Una fascia copre «sopra il suo inizio, fino alla sua fine inclusa», e le fasce insieme devono coprire da 0 a 100 % senza buchi.
4. Regola di superamento: quando la quota è esaurita, ogni membro viene bloccato, addebitato al prezzo di superamento oppure invitato ad acquistare un pacchetto.
5. Pacchetti e servizi: un pacchetto di giornate vende in anticipo mezze giornate in più a un prezzo da Lei fissato; i servizi (un caffè, un armadietto, la stampa) si vendono in aggiunta.

Passaggi

1. Decida le percentuali da offrire in Livelli di abbonamento e se un proprietario può digitare un valore negoziato (vedi Livelli di abbonamento).
2. Imposti una riga per ogni intervallo in Fasce tariffarie: il suo limite superiore, la quota mensile e il prezzo di superamento (vedi Fasce tariffarie).
3. Stabilisca il comportamento predefinito per chi esaurisce la quota: Quando i giorni finiscono.
4. Aggiunga i pacchetti di giornate e i servizi che vende.

Da sapere

• Il calcolo è congelato su ogni documento emesso. Cambiare un prezzo cambia il mese successivo, mai un mese già fatturato.
• Gli orari di apertura e i giorni di chiusura decidono quanti giorni di apertura ha un mese, e quindi la dimensione della quota. Li imposti per primi.
• Un membro senza abbonamento è pensato per i visitatori che acquistano carnet; non può essere a consumo.

Vedi anche: Fatturazione · L'abbonamento di un membro

Segue un membro lungo un mese con le cifre di Atelier du Marché, così può controllare i Suoi numeri allo stesso modo.

Prima di iniziare

Lo spazio dimostrativo ha tre fasce tariffarie, in euro e IVA inclusa. Le cifre sono quelle della demo, non una raccomandazione.

Passaggi

1. Un membro detiene il 50 %. In un mese con 22 giorni di apertura la quota è 22 × 2 × 50 / 100 = 22 mezze giornate.
2. Il 50 % rientra nella seconda fascia (oltre 25, fino a 50): la quota è 150,00, qualunque sia l'uso del membro.
3. Il membro prenota 24 mezze giornate. Due superano la quota, a 8,00 ciascuna: 16,00.
4. Il mese costa 150,00 + 16,00 = 166,00, prima di eventuali servizi. Nella demo i prezzi sono lordi: l'IVA al 20 % è compresa e la schermata la mostra sotto ogni prezzo.
5. Confronti con un pacchetto: il pacchetto da 5 giorni della demo costa 40,00 e aggiunge 10 mezze giornate (5 giorni, due mezze giornate ciascuno), cioè 4,00 a mezza giornata. Rispetto agli 8,00 di superamento conviene dalla sesta mezza giornata in più in un mese.

Da sapere

• Un prezzo di superamento di 0,00 significa che le mezze giornate in più non costano nulla a consumo.
• L'estratto conto che il membro vede mostra le stesse righe: quota, inclusi, usati, extra, superamento.
• I prezzi sono mostrati IVA inclusa quando l'IVA è attiva; l'imposta viene estratta da essi.
• Se Lei e un membro concordate altre condizioni, vedi la negoziazione dei prezzi.

Risultato

Può prevedere il conto di un membro con tre numeri: la sua percentuale, i giorni di apertura, le prenotazioni.

Vedi anche: Leggere il proprio estratto conto · Quanto è costata ogni prenotazione

Sceglie dove va il denaro di un membro e quanto lavoro DesKilo svolge al Suo posto.

Passaggi

1. Cominci dalla via gratuita: compili le istruzioni di pagamento: il Suo IBAN e i dati bancari, e quello tra PayPal.me, Wero, Lydia o Wise che accetta, più un suggerimento per la causale.
2. I membri vedono questi dati su un estratto conto non pagato. Quando un pagamento arriva sul Suo conto, Lei o un amministratore di fatturazione lo registra.
3. Solo se vuole che i membri paghino dentro l'app, colleghi un fornitore in Pagamenti online: PayPal, Stripe o Mollie. Servono la funzione Pagamenti online e un Suo conto presso il fornitore.

Da sapere

• DesKilo registra i pagamenti; con la via manuale non sposta mai denaro.
• Un fornitore applica le proprie commissioni e riceve le chiavi del Suo conto (la scheda delle credenziali spiega come vengono inserite).
• Con Pagamenti online spento, un nuovo pagamento online viene rifiutato; uno già aperto può ancora concludersi.
• Uno spazio creato da un modello non porta con sé i dati di pagamento: li inserisca in ogni spazio. Un'esportazione della configurazione li include.

Vedi anche: Pagare ciò che si deve · Credenziali del fornitore

Dice a DesKilo chi vende, così che ogni fattura La indichi correttamente. È la parte da concordare con un professionista.

Prima di iniziare

La schermata è Identità legale e fatturazione elettronica. Tenga pronti:

• il tipo di organizzazione: un'impresa oppure un'associazione senza scopo di lucro;
• il Suo regime IVA: fuori campo IVA, esente da IVA (regime delle piccole imprese) oppure soggetto a IVA. L'app può emettere fatture solo per il primo e per l'ultimo; con la franchigia per le piccole imprese la schermata registra il Suo stato, ma le fatture vanno emesse altrove (percorso 2);
• il numero di registrazione e, se ne ha uno, il numero di partita IVA;
• il Suo indirizzo postale, come figura nella registrazione;
• il motivo per cui non viene applicata l'IVA, se non ne applica.

Attenzione Scegliere il regime è una decisione fiscale, non un'impostazione del software. Un'associazione senza attività commerciale è normalmente fuori campo IVA, e la schermata Le segnala se sceglie «esente» per una di esse. Confermi la scelta prima di emettere la prima fattura.

Passaggi

1. Apra Identità legale e fatturazione elettronica e proceda dall'alto: prima il Regime IVA, poi gli identificativi, l'indirizzo e le Menzioni di fatturazione.
2. Compili le condizioni di pagamento, le menzioni sui ritardi di pagamento e le altre menzioni richieste dal Suo paese (vedi La Sua identità legale).
3. Tocchi Salva, poi legga una volta il modello di fattura insieme al commercialista (vedi Il modello PDF della fattura).

Consiglio Domande da portare al commercialista:

1. A quale tipo di organizzazione e a quale regime IVA appartengo?
2. Quali sono il mio numero di registrazione e la mia partita IVA, e come si scrivono?
3. Se non applico l'IVA, quale formulazione di legge lo giustifica?
4. Quali menzioni devono comparire sulle mie fatture (termine di pagamento, penale per ritardato pagamento, indennità di recupero, sconto per pagamento anticipato, assicurazione)?
5. Come vanno numerate le fatture, e il numero riparte ogni anno o ogni mese?
6. Quando diventa esigibile l'IVA sui miei servizi secondo la regola del mio Paese (incasso, mese della prestazione, fattura), e devo optare per un'altra base, come l'IVA per cassa?
7. Devo inviare fatture elettroniche a una piattaforma pubblica, e a quale?
8. Mi servono dichiarazioni IVA periodiche, e con quale frequenza?

Da sapere

• Le fatture già emesse conservano l'identità con cui sono state firmate; una modifica vale per le successive.
• Solo un proprietario o un comproprietario attivo può aprire questa schermata, e la funzione Fatture deve essere attiva.
• Uno spazio creato da un modello non porta con sé la Sua identità: la inserisca di nuovo. Un trasferimento tra i due lati di una coppia la include.

Vedi anche: Regime IVA · La piattaforma di fatturazione elettronica · Tipo di organizzazione

Decide quando un pagamento è in ritardo e chi si occupa di sollecitare.

Passaggi

1. Attivi Solleciti di pagamento in Funzionalità. Si trova sotto Fatture.
2. Imposti il numero di livelli e i tempi nelle Regole di sollecito: giorni fino al primo sollecito, giorni tra un sollecito e l'altro.
3. Decida se i solleciti partono da soli: attivi Solleciti automatici nella stessa finestra (vedi Solleciti automatici); deve essere attiva anche la funzione Solleciti di pagamento automatici.

Da sapere

• Il tempo prima del primo sollecito vale anche come Suo termine di pagamento. Lo imposti con i Termini di pagamento.
• I solleciti automatici girano una volta al giorno sul server quando il database ha lo scheduler attivo. Girano anche quando chi può emettere fatture (un proprietario, un comproprietario o un amministratore, se Gli admin emettono fatture è attivo) apre Finanze: così anche uno spazio senza scheduler li riceve, nei giorni in cui qualcuno guarda. Lo dicono anche l'interruttore e la descrizione della funzionalità; l'operatore del Suo server sa quale vale.
• La funzione Solleciti di pagamento rende disponibili soltanto le regole. Un sollecito parte da solo solo se Solleciti automatici è attivo nelle regole di sollecito, e questo resta spento finché non lo sceglie Lei.
• Saltano una fattura con un pagamento in sospeso o in attesa, e una fattura senza termine di pagamento registrato.
• Il membro riceve un avviso nel suo flusso e, se le notifiche push sono configurate, una notifica generica; vedi Informare le persone.

Vedi anche: Termini di pagamento

Vuole sapere che cosa l'IVA Le chiederà prima di attivarla.

Passaggi

1. Solo se è soggetto a IVA, attivi Gestione IVA in Funzionalità.
2. Imposti le aliquote in IVA: Usa le aliquote consuete per il Suo paese, poi ne contrassegni esattamente una come predefinita (vedi Impostare le aliquote).
3. Assegni a ogni aliquota il suo gruppo e, dove serve, un motivo di esenzione (vedi Gruppi IVA).
4. Quando la legge cambia un'aliquota, usi Modifica per legge così che le fatture precedenti mantengano la loro aliquota (vedi Modificare un'aliquota per legge).
5. Se deve presentare dichiarazioni, attivi Dichiarazioni IVA e prepari ogni periodo in Dichiarazione IVA.

Da sapere

• Viene fornito un catalogo di aliquote per gli Stati membri dell'UE, la Svizzera, la Norvegia e il Canada. Tenerlo aggiornato quando un governo cambia un'aliquota spetta a Lei.
• Se è registrato senza un'aliquota predefinita in vigore, il server rifiuta di emettere. La descrizione di Gestione IVA e l'avviso nella schermata dell'identità legale lo dicono.
• Il server calcola ogni dichiarazione dalle Sue fatture, dagli incassi e dall'esigibilità. La presenti Lei stesso all'amministrazione finanziaria, poi la segni come presentata con il riferimento della ricevuta: l'app non trasmette nulla.
• Scelga la periodicità in Periodicità della dichiarazione IVA nell'identità legale. Un periodo presentato è bloccato: ciò che vi cambia in seguito è dichiarato come rettifica nella dichiarazione successiva.
• Il giornale delle dichiarazioni ha una propria serie di numerazione.

Vedi anche: Regime IVA · Quando l'IVA diventa esigibile

Vuole sapere, prima della prima fattura, che cosa non potrà più cambiare in seguito.

Attenzione Dalla prima fattura emessa, le voci qui sotto sono definitive. Le decida prima con il Suo commercialista.

Passaggi

1. Apra Serie di numerazione e imposti prefisso, suffisso, parte della data, cifre e azzeramento per ogni giornale (fatture, note di credito, dichiarazioni IVA, membri, pagamenti). La schermata richiede la funzione Serie di numerazione.
2. Mostri il risultato al commercialista prima della prima fattura.
3. Scelga paese, valuta e fuso orario nelle Impostazioni dello spazio prima che qualcuno prenoti.

Da sapere

• I numeri non si sprecano: un documento la cui emissione fallisce non ne consuma alcuno.
• I due stati di uno spazio, prova e produzione, esistono perché nulla di tutto questo venga provato per davvero; vedi una prova sicura.

Vedi anche: Il registro fatture · Valuta e fuso orario

Vuole un quadro chiaro dei modi in cui DesKilo può raggiungere una persona, prima di promettere qualcosa ai Suoi membri.

Prima di iniziare

I modi sono sei e non sono tutti uguali. Gran parte del lavoro avviene dentro l'app.

Da sapere

• DesKilo non invia e-mail proprie oltre a quelle dell'account (conferma di iscrizione, reimpostazione della password). Gli inviti sono testi che condivide dal Suo telefono.
• Non esiste un'iscrizione per singolo evento: un membro non può scegliere «avvisami per le spese ma non per le prenotazioni».
• Una notifica può arrivare in ritardo o perdersi come qualsiasi push; il flusso e l'elenco dei messaggi sono il registro.

Vedi anche: Notifiche · Eventi e conferme

Vuole sapere, evento per evento, chi lo viene a sapere e come.

Prima di iniziare

La notifica push viene inviata solo per le cinque righe contrassegnate «push» qui sotto. Ogni altro evento (una prenotazione effettuata, un pagamento registrato, l'ingresso di un membro) compare nel flusso e in nessun altro luogo.

Da sapere

• Quando l'app è aperta, la push di una prenotazione rimossa viene sostituita da una notifica nella lingua del membro. Per messaggi, menzioni, conferme e solleciti di pagamento l'app aperta mostra oggi il suo testo generico («Someone needs your confirmation.»). I testi generici inglesi della tabella compaiono quando l'app è in background o chiusa.
• Un amministratore viene informato solo di ciò su cui agisce o che una regola gli assegna; non esiste un riepilogo di «tutto».
• I membri vedono i propri eventi; amministratori e proprietari vedono quelli di tutti.

Vedi anche: Regole di convalida · Messaggi

Decide quali di questi canali esistono nel Suo spazio e a chi viene chiesto di decidere che cosa.

Passaggi

1. Apra Funzionalità e controlli gli interruttori delle notifiche: Notifiche push, Notifiche tra membri, Scheda Eventi, Raggruppamento delle notifiche, Solleciti di pagamento, Solleciti di pagamento automatici e Integrazione WhatsApp.
2. Imposti le regole di convalida: per ogni tipo di richiesta, quante convalide servono e chi può darle. Questo decide a chi viene chiesto, e quindi chi vede una decisione in attesa.
3. Decida se la richiesta di un amministratore o di un proprietario si risolve da sé; vedi Convalida automatica della richiesta di un amministratore e Convalida automatica della richiesta di un proprietario. Una richiesta già risolta non avvisa mai nessuno.
4. Scriva il messaggio di invito che i membri ricevono e incolli il link del gruppo della comunità; vedi Messaggio di invito e Gruppo WhatsApp.
5. Attivi Richieste di eliminazione prenotazioni se i membri possono chiedere di eliminare una prenotazione passata o con check-in effettuato: qualcuno dovrà allora rispondere.

Da sapere

• Impostazioni predefinite di un nuovo spazio: la scheda Eventi, le notifiche tra membri e il raggruppamento sono attivi; Solleciti di pagamento e Solleciti di pagamento automatici sono attivi come funzioni, ma nessun sollecito viene inviato finché non attiva Solleciti automatici nelle regole di sollecito.
• Notifiche push è attivo per impostazione predefinita, ma non recapita nulla finché l'operatore non l'ha configurato.
• Spegnere una funzione ferma le nuove attività di quel tipo. Non cancella ciò che esiste.
• I ruoli decidono chi può vedere e rispondere a che cosa; vedi La matrice dei ruoli.

Vedi anche: Chi può convalidare · Convalide richieste

Vuole dire ai Suoi membri, con onestà, che cosa possono spegnere.

Passaggi

1. Un membro apre Privacy e dati e usa Notifiche push su questo dispositivo per fermare o riprendere le push su quel dispositivo.
2. In Messaggi, un membro tiene premuta una conversazione per Fissa in alto, Silenzia le notifiche, Segna come non letto o Archivia.
3. Nelle impostazioni di sistema del telefono, un membro può rifiutare del tutto le notifiche, compresi i promemoria di check-in.
4. Nel proprio profilo, un membro decide se condividere un numero WhatsApp.

Da sapere

• Una conversazione silenziata resta muta ma viene comunque conteggiata; una menzione prevale sul silenziamento.
• Un membro che spegne la push su un dispositivo non è toccato su un altro.
• Non ci sono interruttori per categoria. Se un membro ha bisogno di meno rumore, silenzi le conversazioni; se non ne vuole affatto, spenga la push.

Vedi anche: Notifiche · I Suoi dati, i Suoi diritti

Vuole sapere che cosa esiste prima di progettare qualcosa, e chi riceve ciascun documento.

Ogni documento è un tipo. Ogni tipo ha il proprio progetto, perciò modificare la fattura non cambia mai l'estratto conto.

Da sapere

• La schermata Report li raggruppa in Report finanziari, Documenti dello spazio, Analisi aziendale e Modelli, a seconda dei Suoi permessi.
• Alcuni report (piano dei conti, badge, schede QR) hanno un solo layout fornito. Gli altri possono essere ridisegnati.
• I documenti ricavati da uno spazio di prova portano una filigrana che lo dichiara. Vedi A che cosa serve uno spazio di prova.

Vedi anche: Report · Il modello PDF della fattura

Vuole una lettera che somigli alla Sua senza imparare un linguaggio di marcatura.

Un documento è una pagina composta da bande. L'intestazione porta la Sua carta intestata e il destinatario. Il corpo porta le righe. La striscia di continuazione parte dalla seconda pagina, e il piè di pagina si ripete su ogni pagina con i Suoi termini di pagamento e le menzioni legali. Le modifica in Progetto e le verifica in Anteprima; Markup mostra le stesse bande come testo per il giorno in cui servirà.

Due fatti Le evitano sorprese. Lo standard della lettera stampa il destinatario nella finestra a destra per uno spazio francese e a sinistra per uno tedesco, salvo Sua diversa impostazione. E un progetto che non riesce a essere generato non blocca mai un documento: subentra il layout incorporato.

Attenzione Le parole di un progetto non sono una consulenza legale. L'aspetto e la traduzione da soli non stabiliscono la conformità legale né soddisfano un obbligo di fatturazione elettronica. Ciò che una fattura deve dire si decide in La Sua identità legale e lo conferma il Suo commercialista.

Vedi anche: L'editor dei report · Modelli pronti · Un progetto per lingua

Sta per progettare i documenti e vuole farlo una volta sola, nell'ordine giusto.

Passaggi

1. Fissi prima la Sua identità legale: tipo di organizzazione, indirizzo, registrazione, regime IVA e menzioni particolari. Un progetto stampa solo ciò che ha inserito lì. Vedi La Sua identità legale.
2. Apra l'Editor dei report, scelga il documento e parta da Professionale sotto Modelli.
3. Aggiunga una versione per ogni lingua che i Suoi membri leggono. Scelga EN, FR, DE, ES o IT sotto il documento. Vedi Un progetto per lingua.
4. Controlli ciascuna con Anteprima rapida. Usa la Sua fattura più recente, oppure dati di esempio se non ce n'è.
5. Provi in uno spazio di prova: vi entri, emetta una fattura di prova, la stampi e la invii al commercialista. Vedi A che cosa serve uno spazio di prova.
6. Congeli il progetto prima della prima fattura. Annoti ciò che ha deciso e lo modifichi solo quando cambia una regola.

Da sapere

• La sostituzione di un layout può essere annullata con Annulla finché non lascia l'editor.
• Una fattura emessa è un documento congelato. Cambiare il progetto in seguito cambia i nuovi documenti, mai quelli già emessi.
• Con lo stesso testo in due lingue, chieda a qualcuno che legge la seconda lingua di leggere l'anteprima.

Attenzione Il numero di fattura e le menzioni legali stampate su una fattura diventano definitivi con la prima fattura emessa. Le fissi prima, non dopo.

Risultato: ogni documento che invierà somiglia al Suo, in ogni lingua, ed è stato letto una volta da qualcuno diverso da Lei.

Vedi anche: La Sua identità legale · Il modello PDF della fattura

Vuole che il commercialista abbia ciò che gli serve e sappia che cosa l'app non afferma.

Parta dal Registro fatture, che elenca ogni fattura con il suo stato, e tocchi Esportazione contabile. Ogni formato dichiara nella scheda che cosa afferma.

L'elenco dei formati dipende dal Suo paese. FEC e DATEV chiedono i Suoi numeri di conto, e il FEC anche il Suo numero di registrazione: li tenga pronti. Le cifre IVA del periodo si trovano in La dichiarazione IVA periodica.

Che cosa l'app non fa

• Conserva fatture, pagamenti e un conto corrente per ogni membro. Non tiene una contabilità in partita doppia su un piano dei conti, perciò non può sostituire un software di contabilità.
• Alcuni obblighi restano a carico Suo e del Suo commercialista: la contabilità completa, il software certificato dove il Suo paese lo richiede e l'accettazione da parte dell'autorità competente.
• Un file è bloccato finché i problemi nell'origine non sono risolti.

Da sapere

• Esportare è una lettura. Può ripeterla per qualsiasi periodo.
• Prepari una breve nota per il commercialista prima della prima fattura: il Suo regime IVA, quando l'IVA diventa esigibile, la numerazione scelta e le esportazioni che vorrà. Vedi Aiuto da un assistente IA.

Vedi anche: Esportazioni contabili · Il registro fatture · Conto IVA

Vuole vedere come va lo spazio una volta avviato, senza un foglio di calcolo.

Analisi aziendale mostra le cifre per area: fatturato e incassato, occupazione e capacità. Sceglie un periodo (mese, trimestre o anno), lo confronta con un altro, salva una vista e la esporta in PDF. Vede solo le analisi che il Suo ruolo può leggere.

L'incassato è l'insieme dei pagamenti abbinati alle fatture. Non è un utile, perché nella cifra non ci sono i costi, e il periodo in corso è parziale.

Per un documento sull'intero spazio, la scheda Documenti dello spazio contiene il Report dello spazio, i Codici QR degli spazi (PDF), Esporta i dati (Excel) ed Esporta configurazione (PDF). Usi gli ultimi due come copia di ripristino prima di un cambiamento importante.

Vedi anche: Analisi aziendale · Esportazioni

Uno strumento di chat con IA può farLe risparmiare ore sulle parole che circondano la Sua configurazione. Non può essere lui a decidere che cosa è giusto sul piano legale o fiscale. Questa sezione riguarda gli strumenti che usa fuori da DesKilo; il collegamento dell'assistente dentro l'app è descritto alla fine.

A che cosa serve uno strumento esterno

• Redigere il messaggio di invito che invia ai primi membri. Vedi Il messaggio di invito. I segnaposto come il nome o il link di invito restano così come sono.
• Formulare le menzioni particolari da sottoporre al commercialista, come bozza da verificare, mai come testo definitivo.
• Tradurre il testo di un progetto in un'altra lingua, così che debba solo rileggerlo.
• Spiegare a un membro, con parole semplici, un report o un estratto conto.
• Preparare la nota delle Sue scelte per il commercialista: paese, tipo di organizzazione, regime IVA, numerazione, esportazioni.
• Abbozzare, a partire da fotografie, l'immagine che sta dietro la Sua planimetria, in uno strumento per immagini.

Che cosa non deve decidere

• Le menzioni legali di una fattura, il trattamento IVA di un'attività, il motivo per cui non viene applicata l'IVA e le aliquote IVA.
• Qualsiasi cosa diventi definitiva: un formato del numero di fattura, un regime IVA, la valuta, una fattura emessa.
• Se qualcosa è conforme. Una risposta sicura di sé non è una risposta verificata, e chi verifica è il Suo commercialista.

Il procedimento sicuro

1. Chieda allo strumento una bozza. Gli fornisca uno scenario, non i nomi dei Suoi membri né dati personali.
2. Incolli la bozza nel campo, nell'Editor dei report o nelle impostazioni.
3. La guardi in Anteprima con dati di esempio.
4. Invii al commercialista il testo che ha peso legale e attenda la risposta.
5. Provi l'intero procedimento in uno spazio di prova prima di quello reale.

Attenzione Non incolli in uno strumento esterno un token, una password, un numero bancario né dati personali di un membro.

Il collegamento dell'assistente di DesKilo

L'app consente a un assistente come Claude o ChatGPT di agire per un membro tramite un protocollo chiamato MCP. È spento per impostazione predefinita ed è una funzione che attiva Lei (Interfaccia MCP, vedi Un interruttore di funzione). È costruito a strati, così che nessuna persona da sola possa aprire tutto.

L'assistente di un membro lavora sui dati di quel membro: trovare e descrivere i posti liberi, preferiti e valutazioni, prenotare, modificare o annullare la propria prenotazione, chiedere di eliminare una prenotazione iniziata, fare check-in e check-out, leggere il proprio estratto conto e le proprie fatture, elencare e risolvere le convalide richieste. Alcune richieste (emissione di fattura, annullamento di fattura, rimborso, cambio di stato di un membro, quota di abbonamento) sono riservate al personale: richiedono i diritti del personale, la conferma della persona nell'app e poi le Sue regole di convalida. Non esiste alcuna operazione che configuri uno spazio: non può attivare una funzione, impostare una tariffa, cambiare un ruolo né costruire una planimetria. Non può configurare lo spazio al posto Suo e agisce solo entro ciò che Lei espone.

Da sapere

• Attivare gli assistenti non concede nulla a nessuno di per sé.
• Ogni approvazione scade; la schermata indica quanti giorni restano.
• Legga i passaggi in Approvazioni e conferme per gli assistenti.

Vedi anche: Assistenti: che cosa sono · Collegare un assistente

Vuole sapere quali Suoi errori l'app Le segnalerà e dove lo farà, così da guardare nel posto giusto.

Da sapere

• Configurazione di questo spazio è un elenco, non un blocco. Non Le impedisce mai di attivare qualcosa.
• La maggior parte delle protezioni agisce quando prova a emettere, pagare o prenotare, non quando sceglie un'impostazione. Per questo esiste la verifica qui sotto.
• La posta del proprietario (Che cosa richiede la Sua attenzione) segnala solo le aree obbligatorie e le funzioni trattenute. Le aree facoltative restano nell'elenco di prontezza: lo legga Lei stesso.

Vedi anche: Evitare funzioni che si contraddicono · Controlli il Suo spazio

Vuole sapere che cosa provare, in quale ordine e a chi chiedere.

Passaggi

1. Legga il messaggio sullo schermo. La maggior parte dice che cosa fare.
2. Controlli il lato. Guardi il banner dello spazio di prova e il lato mostrato in Io. I documenti stampati sul lato di prova portano una filigrana e lì nulla è dovuto; il lato reale emette fatture che sono dovute.
3. Controlli Funzionalità e Ruoli: una funzione che manca è una funzione spenta o un permesso che nessuno ha spuntato.
4. Apra Configurazione di questo spazio e legga l'area che corrisponde al sintomo.
5. Prepari i Dettagli per l’assistenza in Aiuto: scelga Ultima ora o Ultime 24 ore, Prepara anteprima, la legga, Salva e invii il file. Contiene solo conteggi e controlli, non identità, credenziali né dati aziendali.
6. Prima di cambiare qualcosa di importante, faccia l'esportazione dei dati (qui sotto).

A chi chiedere

L'esportazione di ripristino

1. Apra Report e scelga Documenti dello spazio.
2. Tocchi Esporta i dati (Excel). Servono la funzione Esportazione dati (Excel) e il permesso Esportare contabilità e dati. Ottiene un unico ZIP: una cartella di lavoro con una scheda per ogni insieme di dati, un manifesto che conta le righe e i file archiviati.
3. Tocchi Esporta configurazione (PDF) per una registrazione dei parametri e, in Spazio, Esporta lo spazio (XML) per la planimetria e le impostazioni.

Da sapere

• Un'esportazione dei dati completata viene registrata; l'area di prontezza Esportazione e ripristino lo indica per 90 giorni, poi segnala che l'esportazione è più vecchia.
• Il PDF è una registrazione, non una copia di sicurezza. Solo l'XML può essere reimportato e non contiene mai membri né denaro.
• Conservi il file in un luogo che solo Lei può aprire: contiene i Suoi membri.

Vedi anche: Dettagli per l'assistenza · Quando qualcosa non funziona · Esportare i dati (Excel)

Decide chi può fare che cosa, che cosa paga ogni membro e chi viene informato di che cosa. Lo fa con una seconda persona, perché le regole si mostrano solo quando qualcun altro le incontra.

Passaggi

1. Simuli una convalida con una seconda persona. La renda amministratore, imposti una convalida richiesta per le prenotazioni, poi prenoti come membro e lasci che l'amministratore confermi. Vedi Regole di convalida e Ruoli.
2. Porti il numero richiesto a due e osservi la richiesta attendere. Poi lo riduca di nuovo. Una regola che richiede più convalidatori di quanti ne esistano lascia le richieste in attesa per sempre.
3. Scriva prima le tariffe su carta: i livelli di abbonamento in percentuale, la fascia tariffaria di ciascun livello, il prezzo oltre la quota. Poi le inserisca in Fatturazione e assegni il livello al membro in Membri e piani. Vedi Membri e piani.
4. Dia un livello alla seconda persona e la lasci prenotare oltre la sua quota. Legga l'estratto conto.
5. Provi le notifiche: un messaggio, una richiesta in attesa, una prenotazione annullata. Vedi Notifiche.
6. Apra Ruoli e controlli che cosa può fare un amministratore. Tolga un permesso e veda che cosa scompare per lui.

Da sapere

• Le notifiche nell'app funzionano subito. Le notifiche push richiedono anche la configurazione dell'operatore, quindi una prova può non mostrare nulla su un telefono. Lo chieda al Suo operatore.
• I solleciti di pagamento automatici girano una volta al giorno sul server quando l'installazione ha lo scheduler, e anche quando una persona autorizzata apre Finanze.

Ha finito quando

• Ha visto una richiesta attraversare la convalida che ha configurato e una restare in attesa.
• Le Sue tariffe stanno su un foglio e l'estratto conto del membro di prova coincide con i Suoi calcoli.
• Sa chi viene informato di che cosa.

Vedi anche: Regole di convalida · Ruoli e permessi