Guía de puesta en marcha

Usted quiere ver el conjunto antes de elegir nada. DesKilo agrupa sus funciones en nueve procesos; la pantalla Funciones muestra una tarjeta por proceso con su estado.

Los nueve procesos, en palabras sencillas

Conviene saber

• Un espacio nuevo arranca con un conjunto sensato de funciones activadas; no tiene que decidir una por una. Desactivar una función solo detiene lo nuevo y no borra nada.
• Una función que depende de otra la activa consigo, y la pantalla indica qué se ha activado. Véase Un interruptor de función.
• Las funciones marcadas como alfa o beta piden su consentimiento al activarlas.

Véase también: Activar y desactivar funciones

Usted quiere probar sin consecuencias y después llevar el espacio real. Un espacio puede ser de prueba, real, o un par vinculado con el mismo nombre.

Conviene saber

• El selector empieza en la opción de prueba.
• El entorno es una declaración del propietario; quien tenga el permiso de configuración (el propietario siempre) puede cambiarlo más tarde, y las facturas ya emitidas conservan la marca de agua que llevaban, así que empiece con un espacio de prueba si tiene dudas.
• Para practicar sin un espacio propio, utilice el espacio de demostración.

Véase también: Un espacio tiene dos caras · Crear un espacio · Un espacio de prueba

Usted quiere una ventaja inicial sin quedar atado a las decisiones de otros. Al crear un espacio, Partir de ofrece Espacio vacío o una plantilla lista para usar, y viene preseleccionada A tiny space; elija Espacio vacío si prefiere un lienzo en blanco.

Las dos plantillas incluidas

Conviene saber

• Una plantilla nunca incluye su identidad legal, sus datos bancarios, sus sedes, sus invitaciones ni los enlaces a documentos: eso es cosa suya, y la lista de preparación lo nombra (la identidad legal, con Facturas activada, como un ámbito propio).
• Un espacio creado con una plantilla puede tener la facturación activada y nada con lo que emitir hasta que añada la identidad.
• Aplicar una plantilla a un espacio que ya tiene tarifas sustituye sus tramos de cuota: úsela en un espacio nuevo.

Véase también: Crear un espacio

Usted quiere que el espacio sepa dónde vive. Estas cuatro elecciones determinan más cosas de las que parece.

Qué determina cada elección

Pasos

1. Abra Espacio y vaya a Datos generales.
2. Elija el País; la Moneda y la Zona horaria se proponen solas y puede corregirlas. Para Atelier du Marché: Francia, EUR, Europe/Paris.
3. Elija el Idioma del espacio y toque Guardar.

Atención Elija bien el país y la moneda desde el primer día. Los importes se guardan como simples números, así que en cuanto el espacio ha emitido un documento o registrado dinero, el servidor rechaza cambiar uno u otro: «La moneda y el país quedan fijados en cuanto el espacio ha emitido un documento o registrado dinero. No se ha guardado nada.»

Conviene saber

• La aplicación enumera muchos países, pero emitir facturas dentro de DesKilo solo funciona hoy para Francia y Alemania. En otros países conserva los estados de cuenta y emite las facturas fuera de la aplicación.
• El idioma del espacio no es el idioma de su aplicación, que está en sus ajustes personales.

Véase también: País · Moneda y zona horaria · Idioma del espacio

Usted quiere que el plano en pantalla se parezca al lugar real. Se construye en cuatro capas: plantas, después oficinas (salas), después mesas y después asientos. Un miembro reserva un asiento; el asiento es lo que cuenta la lista de preparación.

Pasos

1. Haga un croquis en papel: plantas, salas, mesas, asientos.
2. Abra Editor del espacio y añada las plantas con Añadir planta.
3. Abra una planta y dibuje cada sala con Oficina, y dentro de ella Mesa y Asiento.
4. Si un equipo puede ocupar una sala o una planta durante un día, active la reserva completa en sus propiedades.

Conviene saber

• Empiece poco a poco: una primera planta, una sala, unos cuantos asientos. Todo se puede añadir después.
• Una planta, una oficina o una mesa enteras solo se pueden reservar si Reservas de mesa, oficina y planta está activada y el miembro tiene el permiso.
• La plantilla incluida A tiny space le da dos plantas, cuatro mesas y ocho asientos para ajustar.
• Eliminar una planta elimina todo lo que contiene, y se rechaza importar un plano cuando ya hay reservas.

Véase también: Añadir, renombrar y eliminar plantas · Dibujar salas, mesas y asientos · Permitir reservar una planta entera

Usted quiere que las reservas sigan el ritmo de su lugar. Una sola pantalla, Disponibilidad, reúne los días, la forma de una reserva, el horario de trabajo y las reglas. El servidor las aplica en todas partes: plano, hoja de reserva, códigos escaneados y quiosco.

Pasos

1. Abra Disponibilidad.
2. Elija los Días de apertura (al menos uno) y la Granularidad de las reservas.
3. Fije el Horario de trabajo: Inicio de la jornada, Límite de media jornada, Fin de la jornada.
4. En Políticas de reserva, decida sobre Permitir reservas pasadas, Fuera del horario de apertura y los Límites de reserva.

Puntos de partida recomendados (sugerencias, no reglas; el valor por defecto de Fuera del horario de apertura es De pago, y la plantilla de asociación no lo cambia)

Conviene saber

• Fuera del horario de apertura, Prohibido rechaza todo, Solo espontáneo admite a quien llega sin reserva, Gratis lo permite sin contarlo y De pago cuenta como un uso normal, salvo el día en que el miembro ya tiene una reserva normal.
• La jornada debe seguir un orden: inicio, después límite, después fin; la duración mínima no puede superar la máxima.
• Una reserva termina el mismo día en que empieza. Las reservas pasadas están desactivadas por defecto; reservar una franja anterior el mismo día siempre está permitido.
• Las franjas de media jornada y de jornada completa también determinan la entrada y la facturación, así que fije los horarios antes de poner precios.

Véase también: Días de apertura · Granularidad · Horario de trabajo · Fuera del horario de apertura · Límites de reserva

Usted quiere que el espacio cierre los días festivos sin que nadie los reserve por error.

Pasos

1. En Disponibilidad, vaya a Días de cierre.
2. Toque Añadir días festivos (si no lo ve, active primero la función Días festivos; está desactivada por defecto) para crear todo un año de una vez, o Añadir día de cierre para una fecha concreta, como un día de inventario.
3. Revise la lista y quite los días en que sí trabaja.

Conviene saber

• Hay listas de días festivos incluidas para Francia y Alemania. Para otros países, active Días festivos e Importar días festivos (datos abiertos, requiere conexión). No se crea nada antes de que usted lo confirme.
• Se rechaza una reserva en un día de cierre, y el plano muestra el día como cerrado con su motivo.
• Los meses ya facturados se omiten, así que añada los días de cierre antes de que el mes se cierre.

Véase también: Días de cierre · Días festivos

Usted quiere una prueba de que el espacio está listo antes de invitar a nadie. Lo dicen dos tarjetas.

Pasos

1. Abra Espacio: la tarjeta Configuración de este espacio enumera cada área con su estado, y el siguiente paso.
2. Abra Reservar. Los propietarios y los administradores con el permiso de configuración ven la tarjeta Primeros pasos en su espacio. Si falta algo, dice Antes de que alguien pueda reservar aquí, con Terminar la configuración.
3. Reserve usted mismo un asiento como prueba y cancélelo después.

Conviene saber

• Listo significa listo para una primera reserva: días de apertura, zona horaria, moneda, al menos un asiento, miembros que pueden reservar y suficientes validadores.
• Todo lo opcional, como las tarifas o los pagos, puede aplazarse con Más adelante y no impide abrir.
• Ambas tarjetas dependen de la función Tarjeta de primeros pasos.
• Ahora no oculta la tarjeta en este dispositivo; el menú de vista del plano la recupera con Primeros pasos.

Resultado Un espacio que los miembros pueden reservar. A continuación: invitar a las primeras personas y pasar a los roles y las tarifas del segundo nivel.

Véase también: La tarjeta Primeros pasos y los consejos · Invite a personas con el ID del espacio · Roles

Usted quiere saber qué está activando cuando abre Funciones. Todo lo que DesKilo sabe hacer más allá de lo básico es una función con su propio interruptor. Para que cien interruptores sigan siendo legibles, la pantalla los agrupa según su finalidad.

Cómo está organizado

• Un proceso es un trabajo del negocio: por ejemplo Facturación y pagos o Calendario y coordinación. Hay nueve.
• Un subproceso es un paso de ese trabajo: Facturación, Cobro de pagos y Gestión del IVA son tres de los cinco pasos de Facturación y pagos.
• Una función es un interruptor dentro de un subproceso: Facturas, Recordatorios de pago, Declaraciones de IVA.

Los nueve procesos y sus subprocesos

Conviene saber

• Una función pertenece a un solo proceso, aunque necesite una función de otro. La tarjeta lo dice: «Activarlo todo también necesita: Pestaña Finanzas (Facturación y pagos)».
• Los planes de membresía y el editor del plano no son funciones: siempre están ahí. Sus ajustes están en Espacio y en Facturación, no en esta pantalla. Los bonos prepago sí son una función: véase Bonos.
• Desactivar una función la oculta en todas las pantallas donde aparecía; no es un permiso. Quién puede hacer qué se decide en Roles.

Véase también: Qué puede hacer DesKilo · Activar y desactivar procesos enteros

Usted quiere saber qué encuentran los miembros el primer día, antes de que haya activado nada.

Cada función pertenece a uno de dos niveles, y un espacio nuevo se crea a partir de ellos:

Un espacio nuevo arranca con 45 funciones activadas, todas Esenciales (46 si crea a la vez el gemelo de prueba: entonces también está activada Pares de entornos). En palabras sencillas:

• Reserva: reservar un asiento en el plano, repetir una reserva (Reserva en serie), reservar para otra persona (Reservar para otros), ver como parcialmente ocupado un asiento reservado a medias (La jornada de una plaza), guardar una reserva en un calendario personal (Archivo de calendario de una reserva), reglas de reserva como las reservas pasadas y las de fuera de horario (Políticas de reserva, Guarda de reserva), solicitar la eliminación de una reserva pasada (Solicitudes de eliminación de reservas), imprimir tarjetas QR de los puestos (Códigos QR de espacios), horario de trabajo configurable (Horario de trabajo).
• Personas: la pestaña de la comunidad (Directorio de miembros), una página por miembro (Ficha de socio), la matriz central de roles (Gestión de roles y Asignación de roles), datos personales para cartas y facturas (Datos personales), iniciales distintas en los avatares (Iniciales de avatar distintas).
• Calendario y mensajes: el calendario en varias vistas (Pestaña Calendario, Calendario central, Vistas del calendario), el flujo de actividad y las confirmaciones (Pestaña Eventos), conversaciones privadas y de grupo (Notificaciones entre miembros, Mensajes, renovados) con referencias, reenvío, menciones, gestos de deslizamiento y protección contra capturas de pantalla, la agrupación del flujo de notificaciones (Agrupación de notificaciones) y el botón para escribir a los anfitriones de una página publicada (Escribir a los anfitriones).
• Dinero: la pestaña Finanzas con sus cuatro vistas (Pestaña Finanzas, Finanzas en cuatro vistas), facturas (Facturas), un catálogo de servicios (Servicios), un PDF de la factura mensual (Exportar PDF).
• Documentos y datos: la biblioteca de documentos (Biblioteca de documentos), la exportación de datos para el propietario (Exportación de datos (Excel)) y la exportación y el borrado de los datos de cada miembro (Exportación y borrado).
• Comodidad: consejos de ayuda, la tarjeta de primeros pasos, favoritos y valoraciones de los puestos, animaciones, formatos regionales y la elección del estilo de navegación.
• Entrega: Notificaciones push, que solo llegan a los teléfonos cuando quien gestiona la instalación ha configurado el servicio push (véase Cómo se informa a los miembros).
• Orden del plano: Eliminar espacios con historial y Nombrar por la planta una planta de una sola sala.

Todo lo demás es Plataforma y está desactivado: quiosco y credenciales, varias sedes, suplementos de accesorios, pagos en línea, gestión del IVA, el recorrido de las facturas, diseño de informes, despliegues, WhatsApp, la interfaz para asistentes y el resto.

Conviene saber

• La función de facturas está activada desde el principio, pero no se puede emitir nada hasta que su identidad legal esté completa; Configuración de este espacio la marca como Necesario antes de facturar. Véase Evite funciones que se contradicen.
• Un espacio que ya existe nunca cambia cuando DesKilo cambia lo que recibe un espacio nuevo.
• Si parte de una plantilla, la plantilla puede activar o desactivar unas pocas funciones además de este conjunto. Véase Tres puntos de partida.

Véase también: Un interruptor de función

Usted ve una palabra pequeña bajo el nombre de una función y quiere saber qué hacer con ella.

Cada fila de Interruptores lleva una insignia de madurez, que indica hasta qué punto se ha revisado la función frente a pruebas:

En el momento de escribir esto, la mayoría de las funciones figuran como Sin evaluar, dieciocho como Beta y ninguna ha llegado aún a Estable.

Qué pregunta la aplicación

1. Accione el interruptor de una función Alfa o Beta.
2. La aplicación pregunta ¿Activar una función experimental? y dice: «Aún no evaluada como estable: … Puede cambiar y tiene límites conocidos. Actívela solo si este espacio lo acepta.»
3. Nombra la fase de cada función y las funciones que se activarían con ella por ser necesarias.
4. Toque Activar para aceptar, o Cancelar: no se escribe nada.

Conviene saber

• Las funciones Sin evaluar no preguntan. Solo preguntan Alfa y Beta.
• La pregunta se hace con un solo interruptor. Un Activar de un proceso entero muestra lo que va a activar, pero no hace esta pregunta: active las funciones Beta una a una.
• Entre las funciones Beta en el momento de escribir esto figuran Facturas, Pagos en línea, Gestión del IVA, Bonos, Gastos compartidos, Registros de uso, Políticas de reserva, Reserva en serie, Guarda de reserva, Solicitudes de eliminación de reservas, Finanzas en cuatro vistas, Suministros desde gastos, Validadores por rol o persona, Validaciones encadenadas, Entrada/salida automática al final del día, Exportación de datos (Excel), Entrega de facturas al cliente y el espacio de demostración. Lea los límites de cada función con Más antes de apoyarse en ella para el dinero.
• Varias de ellas son Esenciales y ya están activadas en un espacio nuevo. Arrancan activadas sin la pregunta; solo aparece cuando usted vuelve a activar una.
• Madurez limita la lista a una fase, lo que permite ver rápidamente todo lo experimental que su espacio ya utiliza.

Véase también: Un interruptor de función

Usted quiere evitar el día en que todo está activado y nada funciona. Vaya proceso a proceso y mire cada uno desde el lado de un miembro antes de pasar al siguiente.

Pasos

1. Conserve el conjunto Esencial y haga funcionar lo básico: los puestos, los horarios de apertura, una tarifa. Véase Su lugar.
2. Abra Funciones y abra la tarjeta de un proceso. Elija el que responda a su próxima necesidad, no el que parezca más completo.
3. Toque Activar en un subproceso, o abra una función concreta entre los Interruptores.
4. Lea la vista previa: qué es También necesarias y qué está ya activado.
5. Mírelo como un miembro: inicie sesión como uno (una segunda cuenta, o el lado de prueba de su espacio) y haga lo que haría un miembro.
6. Solo entonces pase al siguiente proceso.

Un orden razonable

Conviene saber

• Activar es barato y desactivar no borra nada, así que un paso equivocado cuesta tiempo, no datos. La excepción es todo lo que emite una factura: véase Decisiones difíciles de deshacer.
• Un espacio de prueba es el lugar adecuado para probar un proceso. Véase Un espacio de prueba o uno real y Un espacio de prueba.
• Invite a los miembros en último lugar, después de los roles, las reglas de validación y las tarifas con las que se van a encontrar.

Véase también: Activar y desactivar procesos enteros

Usted está a punto de cambiar una función y quiere ver el efecto antes de que exista.

Pasos

1. Abra Funciones. Se muestra la vista Procesos.
2. Toque Requiere atención. Solo quedan los procesos que contienen algo activado pero en espera.
3. Abra una tarjeta. Una función Activada, esperando una función de origen con nombre es lo que hay que arreglar.
4. Arréglelo activando la función de origen, o desactivando la función.
5. Para cambiar una sola función, toque Interruptores, búsquela con Buscar funciones y accione su interruptor.
6. Lea la pregunta o la línea «También activado» y confirme.

Qué significa «retenida»

Una función está retenida cuando usted la eligió pero algo que necesita está desactivado. Su propio interruptor sigue activado, y por eso es fácil pasarlo por alto: la pantalla dice que la función está activada, y la aplicación no la ofrece. La tarjeta indica cuántas funciones están retenidas («… están activadas pero esperan un requisito desactivado») y qué requisito esperan, y se arregla en Funciones mismo. Lo que le necesita muestra lo mismo en una línea por cada requisito desactivado.

Otras cosas que una función puede esperar no están en esta pantalla. Una función puede estar activada y plenamente permitida mientras faltan sus datos: su identidad legal, una sede, un proveedor de pago. Esos aparecen en Configuración de este espacio, en lo alto de los ajustes del espacio: la identidad legal, con Facturas activada, como La identidad legal y la dirección del espacio, y lo demás en Datos que necesitan sus funciones (identidad, banco, plataformas).

Conviene saber

• Si otra persona cambió las funciones mientras usted miraba, la aplicación no escribe nada y lo dice: «Las funciones cambiaron mientras tanto, así que no se guardó nada.» Vuelva a mirar la lista y accione de nuevo.
• Modificadas cuenta los interruptores que difieren del valor por defecto del registro. En un espacio nuevo ya muestra un número (las funciones de Plataforma que arrancan desactivadas), así que no es un recuento de sus propios cambios.
• Solo un propietario o un copropietario puede escribir las funciones. El servidor lo vuelve a comprobar en el momento de escribir.

Véase también: Activar y desactivar procesos enteros · Un interruptor de función

Usted quiere trasladar a las personas de su organización a los roles que tiene DesKilo, de modo que nadie tenga más de lo que su trabajo exige.

Los cuatro roles de base

Cada persona tiene exactamente un rol de base. Un rol que define el espacio, como Anfitrión o Contable, se añade encima y nunca quita nada.

Un tesorero sin ser administrador

Bruno lleva las cuentas, pero no debería editar el plano ni aprobar miembros nuevos. Dele el rol de base Usuario y añada un rol propio, por ejemplo Contable, con cuatro permisos: Ver las finanzas del espacio, Emitir facturas y conciliar pagos, Exportar contabilidad y datos y Consultar las cifras del espacio. Nada más. No existe ningún rol así de serie; lo crea con los pasos de abajo.

Pasos

1. Abra Roles que define este espacio y toque Añadir un rol. Véase Los roles de este espacio.
2. Ponga nombre al rol, elija Lo que añade y toque Guardar el rol.
3. Abra a la persona en Miembros y planes, busque Roles y toque Añadir un rol.

Conviene saber

• Los roles de este espacio es una función aparte y está desactivada en un espacio nuevo. Actívela en Funciones.
• Nadie puede darse un rol a sí mismo. Dar un rol requiere Gestionar roles y permisos, y solo un propietario puede dar un rol que lo incluya.
• Un rol que define el espacio surte efecto al instante y queda registrado. Solo hacer administrador a alguien, o quitárselo, sigue la regla de validación Cambio de rol.

Resultado Cada persona de la junta tiene los permisos de su trabajo, y el propietario sigue siendo el único que puede cambiarlos.

Véase también: La matriz de roles

Usted quiere que cada rol tenga lo que necesita y nada más. Es el principio del mínimo privilegio: empiece con poco y añada cuando alguien lo pida, porque un permiso concedido pocas veces se retira de buen grado.

Pasos

1. Abra Roles. Hay una tarjeta por rol: Propietario, Copropietario, Administrador (el propietario puede renombrarlo) y Usuario.
2. Lea primero la tarjeta del Administrador. Muestra lo que hoy tiene un administrador en su espacio.
3. Desmarque lo que no quiera delegar. Marque los permisos cotidianos que necesita la tarjeta Usuario (véase más abajo).

Lo que tiene un administrador por defecto

Un administrador no tiene Gestionar roles y permisos, Configurar reglas de validación, Editar la configuración del espacio, Gestionar tarifas y reglas de facturación, Diseñar los documentos, Gestionar integraciones, Gestionar la configuración ni Desplegar en producción. Un copropietario los tiene todos hasta que usted desmarque alguno. El propietario siempre los tiene todos.

Atención En un espacio nuevo, la tarjeta Usuario está vacía. Los seis permisos cotidianos (Usar la mensajería, Reservar y usar las reservas, Ver el calendario, Ver el directorio de miembros, Ver su propia cuenta y sus facturas, Ver los documentos compartidos) solo se tienen a través de la matriz o de un rol. Mientras no los marque, un miembro que se une no puede abrir el plano. La demostración los muestra ya marcados, lo que lo oculta. Configuración de este espacio muestra Lo que pueden hacer los miembros como Necesario para una primera reserva hasta que la tarjeta Usuario tenga Reservar y usar las reservas; no comprueba los otros cinco. Márquelos en la tarjeta Usuario, y en la tarjeta Administrador si los administradores también reservan, y pruebe después con una segunda cuenta.

Conviene saber

• Por defecto, un administrador puede leer todas las finanzas y los datos personales de todos los miembros. Si sus administradores son voluntarios, piense si deberían poder.
• Los admins emiten facturas (una función, desactivada por defecto, bajo Facturas) da a los administradores Emitir facturas y conciliar pagos diga lo que diga la matriz. Es preferible la marca en la matriz, o un rol propio, que es más preciso.
• Desmarcar un permiso lo retira en todas partes a la vez; lo comprueba el servidor, no solo el menú.
• Cada cambio de la matriz queda registrado como un evento. La función Gestión de roles solo muestra la pantalla; desactivada, la matriz que guardó sigue aplicándose, solo que no se puede editar.

Resultado Una matriz que puede explicar en una frase por rol.

Véase también: La matriz de roles · Quién hace qué

Usted quiere que el espacio siga funcionando cuando esté enfermo, de viaje o ya no esté. Todo espacio necesita más de una persona que pueda actuar. Por defecto, solo los propietarios y los copropietarios tienen los permisos que cambian las funciones, los roles, las reglas de validación y el ID del espacio, y solo un propietario puede nombrar a otro propietario.

Los dos tipos

Pasos

1. Active la función Copropietarios en Funciones. Está desactivada en un espacio nuevo.
2. Abra a la persona en Miembros y planes, vaya a Gestionar y toque Copropiedad.
3. Elija Copropietario activo o Sucesor. Para traspasar ya, elija Promover a propietario ahora.

Conviene saber

• Si se va el último propietario, el mejor copropietario pasa a ser propietario por sí solo, uno activo antes que un sucesor.
• Dos administradores no son lo mismo: un administrador solo tiene lo que da la matriz y nunca puede transmitir la propiedad.
• Una regla que dice El propietario siempre debe validar exige un propietario. Compruebe en su lado de prueba que su copropietario puede seguir decidiendo lo que usted espera.

Resultado El espacio tiene una segunda persona que puede actuar.

Véase también: Copropietarios · Copropiedad

Usted quiere elegir cómo llega la gente a su espacio y quién la deja entrar. Existen cuatro vías, y todas terminan en el mismo sitio: una persona que pide unirse y alguien que decide.

Pasos

1. Abra ID del espacio y QR. Elija un ID que la gente pueda recordar con Cambiar el ID del espacio: de 4 a 20 letras o cifras, único en todo DesKilo.
2. Para una persona con nombre, toque Invitar a alguien. Rellene el nombre, marque Roles al llegar si debe recibir un rol, elija el Idioma del mensaje y envíe.
3. Cuando alguien pide unirse, su fila en Miembros y planes dice Pendiente. Ábrala y elija Aprobar membresía o Rechazar membresía.

Conviene saber

• Nadie entra sin una decisión. Hasta que se toma, quien llega ve una pantalla de espera y nada más.
• La decisión sigue la regla de Nuevo miembro en Reglas de validación: por defecto basta con un propietario o un administrador; si exige dos, la primera aprobación deja a la persona pendiente.
• Si cambia el ID del espacio, el antiguo deja de funcionar. Vuelva a imprimir el código QR.
• No existe invitación de propietario. La propiedad se concede en Miembros y planes.

Resultado La gente puede encontrarle y usted decide quién se queda.

Véase también: El ID del espacio · Unirse a un espacio · Miembros pendientes y en pausa

Usted quiere una invitación que suene a su espacio, en el idioma de quien la recibe. Cada idioma tiene su propio texto; el que usted no escriba recurre al mensaje incluido.

Pasos

1. Abra Espacio y vaya a Comunidad e invitaciones.
2. En Idioma del mensaje, elija el idioma para el que escribe. La fila se abre en el idioma de su espacio.
3. Escriba el texto. Toque una etiqueta para insertarla donde está el cursor. El límite es de 2000 caracteres.
4. Repita para cada idioma que usen sus miembros y toque Guardar.

Las etiquetas

Conviene saber

• Si deja el cuadro vacío, la aplicación escribe su propio mensaje en ese idioma. Explica los pasos: descargar, crear una cuenta, unirse con el código.
• No pegue usted mismo un código ni un enlace. Cada envío crea su propio código, válido para una sola persona.
• Una etiqueta mal escrita queda visible en el texto enviado: lea la vista previa antes de enviar.
• El mensaje incluido avisa a la persona de que el código es de un solo uso y válido durante 14 días.

Resultado Una invitación que sus miembros pueden seguir sin tener que preguntarle.

Véase también: Mensaje de invitación · Invitar a alguien por mensaje

Usted quiere decidir, acto por acto, si una segunda persona debe estar de acuerdo. Un dominio de validación es una clase de acto con su propia regla: un pago, un gasto, un miembro nuevo, la eliminación de una reserva. En Reglas de validación, los dominios están en tres grupos.

Todo dominio empieza con Hereda la predeterminada: una validación de cualquier administrador o propietario. Regla predeterminada es la regla que heredan todas las demás. Un dominio que usted abre y guarda pasa a ser Personalizada.

Los mandos de una regla

Pasos

1. Abra Reglas de validación. Toque Regla predeterminada y decida qué hereda todo lo demás.
2. Toque un dominio, fije los mandos y toque Guardar.
3. Mantenga pocas excepciones. Cada excepción es una cosa más que debe recordar cuando alguien pregunte «¿por qué esto está esperando?».

Conviene saber

• Nadie valida su propio acto. Espera a otra persona, salvo que esté activada la excepción del propietario.
• Cada decisión queda registrada: quién, cuándo, sobre qué.
• Una solicitud a la que nadie responde caduca a los siete días, al barrerla la próxima vez que alguien abre Eventos. Un acto que un administrador hizo por un miembro se confirma automáticamente.

Véase también: Reglas de validación, dominio por dominio · Quién puede validar · Validación automática

Usted elige hasta dónde llega DesKilo en su dinero. Todo lo demás en este capítulo depende de esta elección, que es fácil de ampliar más adelante y difícil de reducir cuando ya existen facturas.

Antes de empezar

Responda a dos preguntas: ¿le pagan los miembros por el espacio?, ¿quiere que las facturas legales salgan de DesKilo?

Pasos

1. Elija su vía en la tabla.
2. Para la vía 2 o 3, active las funciones de dinero que necesite en Funciones: Facturas es la base de todo lo que se emite, y las funciones que dependen de ella (Facturas de suscripción, Facturas de fin de mes, Recordatorios de pago, Gestión del IVA) se activan una a una.
3. Para la vía 3, continúe con su identidad legal antes de la primera reserva, no después.

Conviene saber

• Hoy la emisión de facturas dentro de la aplicación existe para un espacio en Francia o Alemania. En cualquier otro país, use la vía 2: los extractos siguen disponibles.
• El servidor se niega a emitir, y la lista Complete estos datos antes de emitir explica por qué, cuando falta un dato o cuando el tratamiento es uno que DesKilo no gestiona: las ventas transfronterizas, la inversión del sujeto pasivo, las exportaciones y las facturas exentas de IVA deben revisarse y emitirse fuera de la aplicación con su gestor.
• Un vendedor acogido al régimen de franquicia (franchise en base, Kleinunternehmer) no puede emitir facturas en la aplicación: el servidor rechaza la categoría de IVA exenta. Quédese en la vía 2 y emita esas facturas en otro sitio.
• Desactivar una función detiene la actividad nueva de ese tipo; no borra nada.
• Puede quedarse en la vía 2 para siempre. Muchas asociaciones lo hacen.

Resultado

Sabe cuál de las tres vías es la suya y qué funciones necesita.

Véase también: La facturación de un vistazo · Activar o desactivar procesos enteros

Convierte la pregunta «¿cuánto vale un puesto?» en cifras que DesKilo aplica cada mes sin que usted intervenga.

Antes de empezar

Tenga presente el modelo. Se lee de izquierda a derecha, y cada paso alimenta al siguiente:

1. Porcentaje de suscripción: un miembro tiene un porcentaje del mes: 25, 50, 75 o 100 %, o un valor que usted permita.
2. Derecho en medias jornadas: el porcentaje se convierte en un número de medias jornadas para el mes: los días abiertos, por dos, por el porcentaje, redondeado hacia arriba.
3. Tramo de tarifa: el porcentaje cae en un tramo, que da la cuota mensual y el precio de una media jornada adicional. Un tramo abarca «por encima de su inicio, hasta su final inclusive», y juntos los tramos deben cubrir de 0 a 100 % sin huecos.
4. Política de exceso: cuando se agota el derecho, cada miembro queda bloqueado, paga el precio del exceso o se le invita a comprar un bono.
5. Bonos y servicios: un bono de días vende medias jornadas adicionales por adelantado a un precio que usted fija; los servicios (un café, una taquilla, impresión) se venden además.

Pasos

1. Decida los porcentajes que quiere ofrecer en Niveles de suscripción, y si un propietario puede escribir un valor negociado (véase Niveles de suscripción).
2. Defina una fila por intervalo en Tramos de tarifas: su límite superior, la cuota mensual y el precio del exceso (véase Tramos de tarifas).
3. Decida el valor por defecto para los miembros que se quedan sin días: Cuando se acaban los días.
4. Añada los bonos de días y los servicios que vende.

Conviene saber

• La aritmética queda congelada en cada documento emitido. Cambiar un precio cambia el mes siguiente, nunca un mes ya facturado.
• El horario de apertura y los días de cierre determinan cuántos días abiertos tiene un mes, y por tanto el tamaño del derecho. Defínalos primero.
• Un miembro sin suscripción es para visitantes que compran bonos; no puede estar en pago por uso.

Véase también: Facturación · La suscripción de un miembro

Sigue a un miembro durante un mes con las cifras de Atelier du Marché, para que pueda comprobar las suyas de la misma manera.

Antes de empezar

El espacio de demostración tiene tres tramos de tarifa, en euros y con el IVA incluido. Las cifras son las de la demo, no una recomendación.

Pasos

1. Un miembro tiene el 50 %. En un mes con 22 días abiertos, el derecho es 22 × 2 × 50 / 100 = 22 medias jornadas.
2. El 50 % cae en el segundo tramo (por encima de 25, hasta 50): la cuota es de 150,00, use lo que use el miembro.
3. El miembro reserva 24 medias jornadas. Dos exceden el derecho, a 8,00 cada una: 16,00.
4. El mes cuesta 150,00 + 16,00 = 166,00, antes de cualquier servicio. En la demo los precios son brutos: el IVA del 20 % está incluido y la pantalla lo muestra bajo cada precio.
5. Compárelo con un bono: el bono de 5 días de la demo cuesta 40,00 y añade 10 medias jornadas (5 días, dos medias jornadas cada uno), es decir, 4,00 por media jornada. Frente a 8,00 de exceso, compensa a partir de la sexta media jornada adicional en un mes.

Conviene saber

• Un precio de exceso de 0,00 significa que las medias jornadas adicionales no cuestan nada en pago por uso.
• El extracto que ve un miembro muestra las mismas líneas: cuota, incluido, usado, adicional, exceso.
• Los precios se muestran con el IVA incluido cuando el IVA está activado; el impuesto se extrae de ellos.
• Si usted y un miembro acuerdan otras condiciones, véase la negociación de precios.

Resultado

Puede predecir la factura de un miembro con tres datos: su porcentaje, los días abiertos y las reservas.

Véase también: Lea su extracto · Lo que costó cada reserva

Usted elige adónde va el dinero de un miembro y cuánto trabajo hace DesKilo por usted.

Pasos

1. Empiece por la vía gratuita: rellene las instrucciones de pago: su IBAN y datos bancarios, y los medios que acepte entre PayPal.me, Wero, Lydia o Wise, más una indicación de referencia.
2. Los miembros ven estos datos en un extracto sin pagar. Cuando un pago llega a su cuenta, usted o un administrador de facturación lo registra.
3. Solo si quiere que los miembros paguen dentro de la aplicación, conecte un proveedor en Pagos en línea: PayPal, Stripe o Mollie. Necesita la función Pagos en línea y su propia cuenta en el proveedor.

Conviene saber

• DesKilo registra los pagos; con la vía manual nunca mueve dinero.
• Un proveedor cobra sus propias comisiones y recibe las claves de su cuenta (la hoja de credenciales explica cómo se introducen).
• Con Pagos en línea desactivado, se rechaza un nuevo pago en línea; uno ya abierto todavía puede liquidarse.
• Un espacio creado a partir de una plantilla no incluye los datos de pago: introdúzcalos en cada espacio. Una exportación de la configuración sí los incluye.

Véase también: Pague lo que debe · Credenciales del proveedor

Usted indica a DesKilo quién vende, para que cada factura le nombre correctamente. Esta es la parte que conviene cerrar con un profesional.

Antes de empezar

La pantalla es Identidad legal y facturación electrónica. Tenga a mano:

• el tipo de organización: una empresa o una asociación sin ánimo de lucro;
• su régimen de IVA: fuera del ámbito del IVA, exento de IVA (régimen de franquicia) o registrado en el IVA. La aplicación solo puede emitir facturas para el primero y el último; con la franquicia, la pantalla registra su situación pero las facturas deben emitirse en otro sitio (vía 2);
• su número de registro y, si lo tiene, su número de IVA;
• su dirección postal, tal como figura en su registro;
• el motivo por el que no se cobra IVA, si no cobra ninguno.

Atención Elegir el régimen es una decisión fiscal, no un ajuste del programa. Una asociación sin actividad comercial normalmente está fuera del IVA, y la pantalla le avisa si elige «exento» para una. Confirme la elección antes de emitir la primera factura.

Pasos

1. Abra Identidad legal y facturación electrónica y trabaje de arriba abajo: primero el Régimen de IVA, después los identificadores, la dirección y las Menciones de facturación.
2. Rellene las condiciones de pago, las menciones de demora y las demás menciones que exija su país (véase Su identidad legal).
3. Pulse Guardar y lea la plantilla de factura una vez con su gestor (véase La plantilla PDF de factura).

Consejo Preguntas para llevar a su gestor:

1. ¿En qué tipo de organización y en qué régimen de IVA estoy?
2. ¿Cuáles son mi número de registro y mi número de IVA, y cómo se escriben?
3. Si no cobro IVA, ¿qué texto legal lo justifica?
4. ¿Qué menciones deben figurar en mis facturas (plazo de pago, penalización por demora, indemnización por cobro, descuento por pronto pago, seguro)?
5. ¿Cómo deben numerarse las facturas, y la numeración se reinicia cada año o cada mes?
6. ¿Cuándo se devenga el IVA de mis servicios según la regla de mi país (cobro, mes del servicio, factura), y debo optar por otra base, como el criterio de caja?
7. ¿Debo enviar facturas electrónicas a una plataforma pública, y a cuál?
8. ¿Necesito declaraciones periódicas de IVA, y con qué frecuencia?

Conviene saber

• Las facturas ya emitidas conservan la identidad con la que se firmaron; un cambio se aplica a las siguientes.
• Solo un propietario o un copropietario activo puede abrir esta pantalla, y la función Facturas debe estar activada.
• Un espacio creado a partir de una plantilla no incluye su identidad: introdúzcala de nuevo. Un despliegue entre los dos lados de un par sí la incluye.

Véase también: Régimen de IVA · La plataforma de facturación electrónica · Tipo de organización

Usted decide cuándo se considera tarde y quién se encarga de reclamar.

Pasos

1. Active Recordatorios de pago en Funciones. Depende de Facturas.
2. Fije el número de niveles y los plazos en Reglas de recordatorio: días hasta el primer recordatorio y días entre recordatorios.
3. Decida si los recordatorios salen solos: active Recordatorios automáticos en el mismo cuadro de diálogo (véase Recordatorios automáticos); la función Recordatorios de pago automáticos también debe estar activada.

Conviene saber

• El plazo antes del primer recordatorio se lee también como su plazo de pago. Fíjelo en Condiciones de pago.
• Los recordatorios automáticos se ejecutan una vez al día en el servidor cuando la base de datos tiene su programador activado. También se ejecutan cuando alguien autorizado a emitir facturas (un propietario, un copropietario o un administrador si Los admins emiten facturas está activado) abre Finanzas, de modo que un espacio sin programador igualmente los recibe, los días en que alguien mira. El interruptor y la descripción de la función también lo dicen; el operador de su servidor sabe cuál se aplica.
• La función Recordatorios de pago solo pone las reglas a su disposición. Un recordatorio sale solo únicamente cuando Recordatorios automáticos está activado en las reglas de recordatorio, lo cual no ocurre hasta que usted lo decide.
• Se omiten las facturas con un pago pendiente o en espera, y las facturas sin plazo de pago registrado.
• El miembro recibe una alerta en su flujo y, si las notificaciones push están configuradas, una notificación genérica; véase Avisar a las personas.

Véase también: Condiciones de pago

Quiere saber qué le pedirá el IVA antes de activarlo.

Pasos

1. Solo si está registrado en el IVA, active Gestión del IVA en Funciones.
2. Fije los tipos en IVA: Usar los tipos habituales de su país y marque exactamente uno como predeterminado (véase Fijar los tipos).
3. Dé a cada tipo su grupo y, cuando proceda, un motivo de exención (véase Grupos de IVA).
4. Cuando la ley cambie un tipo, use Cambio por ley para que las facturas antiguas conserven su tipo (véase Cambiar un tipo por ley).
5. Si debe presentar declaraciones, active Declaraciones de IVA y prepare cada periodo en Declaración de IVA.

Conviene saber

• Se incluye un catálogo de tipos para los Estados miembros de la UE, Suiza, Noruega y Canadá. Mantenerlo al día cuando un gobierno cambia un tipo es cosa suya.
• Si está registrado y no hay un tipo predeterminado en vigor, el servidor se niega a emitir. La descripción de Gestión del IVA y el aviso de la pantalla de identidad legal lo dicen.
• El servidor calcula cada declaración a partir de sus facturas, cobros y devengos. Preséntela usted mismo ante la administración tributaria y márquela como presentada con la referencia del justificante: la aplicación no transmite nada.
• Elija con qué frecuencia declara en Periodo de declaración del IVA, en la identidad legal. Un periodo presentado queda bloqueado: lo que cambie en él después se declara como corrección en la declaración siguiente.
• El diario de declaraciones tiene su propia serie de numeración.

Véase también: Régimen de IVA · Cuándo se devenga el IVA

Quiere saber, antes de la primera factura, qué no podrá cambiar después.

Atención Desde la primera factura emitida, lo que sigue es permanente. Decídalo antes con su gestor.

Pasos

1. Abra Series de numeración y fije el prefijo, el sufijo, la parte de fecha, los dígitos y el reinicio de cada diario (facturas, facturas rectificativas, declaraciones de IVA, miembros, pagos). La pantalla necesita la función Series de numeración.
2. Enseñe el resultado a su gestor antes de la primera factura.
3. Elija el país, la moneda y la zona horaria en los Ajustes del espacio antes de que nadie reserve.

Conviene saber

• Los números no se desperdician: un documento que no llega a emitirse no consume ninguno.
• Los dos estados de un espacio, prueba y producción, existen para que nada de esto se ensaye de verdad; véase un ensayo seguro.

Véase también: El registro de facturas · Moneda y zona horaria

Quiere tener una idea clara de las vías por las que DesKilo puede llegar a una persona, antes de prometer nada a sus miembros.

Antes de empezar

Hay seis vías, y no son iguales. La mayor parte del trabajo se hace dentro de la aplicación.

Conviene saber

• DesKilo no envía correos electrónicos propios, aparte de los de la cuenta (confirmación de alta, restablecimiento de contraseña). Las invitaciones son textos que usted comparte desde su propio teléfono.
• No existe una suscripción por evento: un miembro no puede elegir «avísame de los gastos pero no de las reservas».
• Una notificación puede retrasarse o perderse como cualquier push; el flujo y la lista de mensajes son el registro fiable.

Véase también: Notificaciones · Eventos y confirmaciones

Quiere saber, evento por evento, quién se entera y cómo.

Antes de empezar

Solo se envía push en las cinco líneas marcadas con «push» más abajo. Cualquier otro evento (una reserva hecha, un pago registrado, la llegada de un miembro) aparece en el flujo y en ningún otro sitio.

Conviene saber

• Con la aplicación abierta, el push de una reserva eliminada se sustituye por una notificación en el idioma del miembro. Para los mensajes, las menciones, las confirmaciones y los recordatorios de pago, la aplicación abierta muestra hoy su texto genérico («Alguien necesita tu confirmación.»). Los textos genéricos en inglés de la tabla aparecen cuando la aplicación está en segundo plano o cerrada.
• A un administrador solo se le avisa de aquello sobre lo que actúa o de lo que una regla le asigna; no existe un resumen de «todo».
• Los miembros ven sus propios eventos; los administradores y los propietarios ven los de todos.

Véase también: Reglas de validación · Mensajes

Usted decide qué canales existen en su espacio y a quién se le pide decidir qué.

Pasos

1. Abra Funciones y revise los interruptores de notificación: Notificaciones push, Notificaciones entre miembros, Pestaña Eventos, Agrupación de notificaciones, Recordatorios de pago, Recordatorios de pago automáticos e Integración con WhatsApp.
2. Fije las reglas de validación: para cada tipo de solicitud, cuántas validaciones se exigen y quién puede darlas. Esto decide a quién se le pregunta, y por tanto quién ve una decisión pendiente.
3. Decida si la solicitud de un administrador o de un propietario se resuelve por sí sola; véase Autovalidar la solicitud de un administrador y Autovalidar la solicitud de un propietario. Una solicitud ya resuelta nunca avisa a nadie.
4. Escriba el mensaje de invitación que reciben los miembros y pegue el enlace del grupo de la comunidad; véase Mensaje de invitación y Grupo de WhatsApp.
5. Active Solicitudes de eliminación de reservas si los miembros pueden pedir que se borre una reserva pasada o con registro de entrada: alguien tendrá entonces que responder.

Conviene saber

• Valores por defecto de un espacio nuevo: la pestaña de eventos, las notificaciones entre miembros y la agrupación están activadas; Recordatorios de pago y Recordatorios de pago automáticos están activadas como funciones, pero no se envía ningún recordatorio hasta que usted activa Recordatorios automáticos en las reglas de recordatorio.
• Notificaciones push está activada por defecto, pero no entrega nada hasta que el operador la haya configurado.
• Desactivar una función detiene la actividad nueva de ese tipo. No borra lo que ya existe.
• Los roles deciden quién puede ver y responder qué; véase La matriz de roles.

Véase también: Quién puede validar · Validaciones requeridas

Quiere decir con honestidad a sus miembros qué pueden desactivar.

Pasos

1. Un miembro abre Privacidad y datos y usa Notificaciones push en este dispositivo para detener o reanudar el push en ese dispositivo.
2. En Mensajes, un miembro mantiene pulsada una conversación para Fijar arriba, Silenciar notificaciones, Marcar como no leído o Archivar.
3. En los ajustes del sistema del teléfono, un miembro puede rechazar las notificaciones por completo, incluidos los recordatorios de registro de entrada.
4. En su perfil, un miembro decide si comparte un número de WhatsApp.

Conviene saber

• Una conversación silenciada permanece en silencio, pero se sigue contando; una mención anula el silencio.
• Un miembro que desactiva el push en un dispositivo no se ve afectado en otro.
• No hay interruptores por categoría. Si un miembro necesita menos ruido, que silencie conversaciones; si no quiere ninguno, que desactive el push.

Véase también: Notificaciones · Sus datos, sus derechos

Quiere saber qué existe antes de diseñar nada y quién recibe cada documento.

Cada documento es de un tipo. Cada tipo tiene su propio diseño, de modo que cambiar la factura nunca cambia el extracto.

Conviene saber

• La pantalla Informes los agrupa en Informes financieros, Documentos del espacio, Análisis de actividad y Plantillas, según sus permisos.
• Unos pocos informes (plan contable, credenciales, tarjetas QR) tienen un único diseño incluido. Los demás se pueden rediseñar.
• Los documentos sacados de un espacio de prueba llevan una marca de agua que lo indica. Véase Para qué sirve un espacio de prueba.

Véase también: Informes · La plantilla PDF de factura

Quiere una carta que se parezca a la suya sin aprender un lenguaje de marcado.

Un documento es una página hecha de bandas. La cabecera lleva su membrete y el destinatario. El cuerpo lleva las líneas. La franja de continuación empieza en la segunda página, y el pie se repite en cada página con sus condiciones de pago y sus menciones legales. Las edita en Diseño y las comprueba en Vista previa; Marcado muestra las mismas bandas como texto para el día en que lo necesite.

Dos datos le evitan sorpresas. La norma de la carta imprime el destinatario en la ventana de la derecha para un espacio francés y en la de la izquierda para uno alemán, salvo que usted lo modifique. Y un diseño que no se consigue generar nunca bloquea un documento: entra en su lugar el diseño incorporado.

Atención El texto de un diseño no es asesoramiento jurídico. El aspecto y la traducción por sí solos no establecen el cumplimiento legal ni satisfacen una obligación de facturación electrónica. Lo que debe decir una factura se decide en Su identidad legal y lo confirma su gestor.

Véase también: El editor de informes · Plantillas listas para usar · Un diseño por idioma

Va a diseñar documentos y quiere hacerlo una sola vez, en el orden correcto.

Pasos

1. Fije primero su identidad legal: tipo de organización, dirección, registro, régimen de IVA y menciones especiales. Un diseño imprime solo lo que usted introdujo ahí. Véase Su identidad legal.
2. Abra el Editor de informes, elija el documento y empiece por Profesional en Plantillas.
3. Añada una versión de idioma para cada idioma que lean sus miembros. Elija EN, FR, DE, ES o IT bajo el documento. Véase Un diseño por idioma.
4. Compruebe cada uno con Vista rápida. Usa su factura más reciente o, si no hay ninguna, datos de ejemplo.
5. Ensaye en un espacio de prueba: entre en él, emita una factura de prueba, imprímala y envíela a su gestor. Véase Para qué sirve un espacio de prueba.
6. Congele el diseño antes de la primera factura. Anote lo que decidió y cambie un diseño solo cuando cambie una norma.

Conviene saber

• Sustituir un diseño se puede deshacer con Deshacer hasta que salga del editor.
• Una factura emitida es un documento congelado. Cambiar el diseño más adelante cambia los documentos nuevos, nunca los ya emitidos.
• Con el mismo texto en dos idiomas, pida a alguien que lea el segundo idioma que revise la vista previa.

Atención El número de factura y las menciones legales impresas en una factura pasan a ser permanentes con la primera factura emitida. Defínalos antes, no después.

Resultado: todos los documentos que envíe se parecen a los suyos, en cada idioma, y han sido leídos una vez por alguien que no es usted.

Véase también: Su identidad legal · La plantilla PDF de factura

Quiere que su gestor tenga lo que necesita y sepa lo que la aplicación no afirma.

Empiece por el Registro de facturas, que enumera todas las facturas con su estado, y pulse Exportación contable. Cada formato indica en su hoja lo que afirma.

La lista de formatos depende de su país. FEC y DATEV piden sus números de cuenta, y FEC también su número de registro: téngalos a mano. Las cifras de IVA del periodo están en La declaración periódica de IVA.

Lo que la aplicación no hace

• Conserva facturas, pagos y una cuenta corriente por miembro. No lleva un libro mayor por partida doble sobre un plan contable, así que no puede sustituir a un programa de contabilidad.
• Algunas obligaciones siguen siendo suyas y de su gestor: la contabilidad completa, un programa certificado cuando su país lo exige y la aceptación por parte de la autoridad de destino.
• Un archivo queda bloqueado hasta que se corrigen los problemas de origen.

Conviene saber

• Exportar es una lectura. Puede repetirla para cualquier periodo.
• Prepare un breve informe para su gestor antes de la primera factura: su régimen de IVA, cuándo se devenga el IVA, la numeración elegida y las exportaciones que querrá. Véase Ayuda de IA.

Véase también: Exportaciones contables · El registro de facturas · Cuenta de IVA

Quiere ver cómo rinde el espacio cuando ya funciona, sin una hoja de cálculo.

Análisis de actividad muestra cifras por ámbito: facturado y cobrado, ocupación y capacidad. Usted elige un periodo (mes, trimestre o año), lo compara con otro, guarda una vista y la exporta como PDF. Solo ve los análisis que su rol puede leer.

Lo cobrado son los pagos conciliados con facturas. No es un beneficio, porque la cifra no incluye costes, y el periodo en curso es parcial.

Para un documento sobre todo el espacio, la pestaña Documentos del espacio contiene el Informe del espacio, Códigos QR de espacios (PDF), Exportar datos (Excel) y Exportar configuración (PDF). Use los dos últimos como copia de recuperación antes de un cambio importante.

Véase también: Análisis de actividad · Exportaciones

Una herramienta de chat con IA puede ahorrarle horas con las palabras que rodean su configuración. No puede ser quien decida lo que es correcto en lo legal o lo fiscal. Esta sección trata de las herramientas que usa fuera de DesKilo; la conexión de asistentes dentro de la aplicación se describe al final.

Para qué sirve una herramienta externa

• Redactar el mensaje de invitación que envía a sus primeros miembros. Véase El mensaje de invitación. Los marcadores, como el nombre o el enlace de invitación, se dejan tal cual.
• Formular las menciones especiales que presentará a su gestor, como borrador para revisar, nunca como texto definitivo.
• Traducir el texto de un diseño a otro idioma, de modo que solo tenga que revisarlo.
• Explicar un informe o un extracto a un miembro con palabras sencillas.
• Preparar el resumen de sus decisiones para su gestor: país, tipo de organización, régimen de IVA, numeración, exportaciones.
• Esbozar la imagen de fondo de su plano, a partir de fotografías, en una herramienta de imágenes.

Lo que no debe decidir

• Las menciones legales de una factura, el tratamiento del IVA de una actividad, el motivo por el que no se cobra IVA y los tipos de IVA.
• Todo lo que pasa a ser permanente: un formato de numeración de facturas, un régimen de IVA, la moneda, una factura emitida.
• Si algo cumple la normativa. Una respuesta segura de sí misma no es una respuesta verificada; quien verifica es su gestor.

El flujo de trabajo seguro

1. Pida a la herramienta un borrador. Dele un escenario, no los nombres de sus miembros ni ningún dato personal.
2. Pegue el borrador en el campo, en el Editor de informes o en los ajustes.
3. Revíselo en Vista previa con datos de ejemplo.
4. Envíe a su gestor el texto con peso legal y espere su respuesta.
5. Pruebe todo el flujo en un espacio de prueba antes de hacerlo en el real.

Atención No pegue un token, una contraseña, un número bancario ni datos personales de un miembro en una herramienta externa.

La conexión de asistentes propia de DesKilo

La aplicación permite que un asistente como Claude o ChatGPT actúe en nombre de un miembro mediante un protocolo llamado MCP. Viene desactivada y es una función que usted activa (Interfaz MCP, véase Un interruptor de función). Está construida por capas, de modo que ninguna persona puede abrirlo todo.

El asistente de un miembro trabaja sobre los registros de ese miembro: encontrar y describir puestos libres, favoritos y valoraciones, reservar, modificar o cancelar su propia reserva, pedir que se borre una reserva ya iniciada, registrar la entrada y la salida, leer su extracto y sus facturas, y enumerar y responder las validaciones que se le piden. Unas pocas solicitudes (emisión de factura, anulación de factura, reembolso, cambio de estado de un miembro, parte de la suscripción) son solo para el personal: exigen derechos de personal, la confirmación de la persona en la aplicación y, después, sus reglas de validación. No tiene ninguna operación que configure un espacio: no puede activar una función, fijar una tarifa, cambiar un rol ni construir un plano. No puede configurar su espacio por usted, y actúa únicamente dentro de lo que usted expone.

Conviene saber

• Activar los asistentes no concede nada a nadie por sí solo.
• Cada aprobación caduca; la pantalla indica cuántos días quedan.
• Lea los pasos en Aprobaciones y confirmaciones para asistentes.

Véase también: Asistentes: qué son · Conectar un asistente

Quiere saber cuáles de sus errores señalará la aplicación y dónde lo hará, para mirar en el sitio adecuado.

Conviene saber

• Configuración de este espacio es una lista, no un candado. Nunca le impide activar algo.
• La mayoría de las protecciones actúan cuando intenta emitir, pagar o reservar, no cuando elige un ajuste. Por eso existe la auditoría de más abajo.
• La bandeja del propietario (Lo que le necesita) solo muestra los ámbitos obligatorios y las funciones retenidas. Los ámbitos opcionales se quedan en la lista de preparación: léala usted mismo.

Véase también: Evite funciones que se contradicen · Revise su espacio

Quiere saber qué probar, en qué orden y a quién preguntar.

Pasos

1. Lea el mensaje de la pantalla. La mayoría dicen qué hacer.
2. Compruebe el lado. Mire el banner del espacio de prueba y el lado que se muestra en Yo. Los documentos impresos en el lado de prueba llevan una marca de agua y no se debe nada; el lado real emite facturas que sí se deben.
3. Revise Funciones y Roles: una función que falta es una función desactivada o un permiso que nadie marcó.
4. Abra Configuración de este espacio y lea el ámbito que corresponde al síntoma.
5. Prepare Detalles de soporte en Ayuda: elija Última hora o Últimas 24 horas, Preparar vista previa, léala, pulse Guardar y envíe el archivo. Contiene solo recuentos y comprobaciones, no identidades, credenciales ni registros del negocio.
6. Antes de cambiar algo importante, haga la exportación de datos (más abajo).

A quién preguntar

La exportación de recuperación

1. Abra Informes y elija Documentos del espacio.
2. Pulse Exportar datos (Excel). Necesita la función Exportación de datos (Excel) y el permiso Exportar contabilidad y datos. Obtiene un único ZIP: un libro con una pestaña por conjunto de datos, un manifiesto que cuenta las filas y los archivos guardados.
3. Pulse Exportar configuración (PDF) para tener un registro de los parámetros y, en Espacio, Exportar el espacio (XML) para el plano y los ajustes.

Conviene saber

• Una exportación de datos completada queda registrada; el ámbito de preparación Exportación y recuperación lo indica durante 90 días y después señala que la exportación es más antigua.
• El PDF es un registro, no una copia de seguridad. Solo el XML puede importarse de nuevo, y nunca contiene miembros ni dinero.
• Guarde el archivo en un sitio que solo usted pueda abrir: contiene a sus miembros.

Véase también: Detalles de soporte · Cuando algo no funciona · Exportar los datos (Excel)

Decide quién puede hacer qué, qué paga cada miembro y a quién se avisa de qué. Lo hace con una segunda persona, porque las reglas solo se muestran cuando alguien más se topa con ellas.

Pasos

1. Represente una validación con una segunda persona. Conviértala en administradora, fije una validación requerida para las reservas, reserve después como miembro y deje que la administradora confirme. Véase Reglas de validación y Roles.
2. Suba el número requerido a dos y observe cómo la solicitud queda en espera. Después vuelva a bajarlo. Una regla que necesita más validadores de los que existen deja las solicitudes esperando para siempre.
3. Escriba primero las tarifas en papel: niveles de suscripción en porcentaje, el tramo de tarifa de cada nivel, el precio por encima del derecho. Introdúzcalas después en Facturación y asigne el nivel al miembro en Miembros y planes. Véase Miembros y planes.
4. Dé un nivel a la segunda persona y deje que reserve por encima de su derecho. Lea el extracto.
5. Pruebe las notificaciones: un mensaje, una solicitud pendiente, una reserva cancelada. Véase Notificaciones.
6. Abra Roles y compruebe lo que puede hacer un administrador. Quite un permiso y vea qué desaparece para él.

Conviene saber

• Las notificaciones dentro de la aplicación funcionan de inmediato. Las notificaciones push necesitan además la configuración del operador, así que una prueba puede no mostrar nada en un teléfono. Pregunte a su operador.
• Los recordatorios de pago automáticos se ejecutan una vez al día en el servidor cuando la instalación tiene su programador, y también cuando una persona autorizada abre Finanzas.

Ha terminado cuando

• Vio una solicitud atravesar la validación que configuró, y otra quedarse en espera.
• Sus tarifas caben en una hoja y el extracto del miembro de prueba coincide con sus cuentas.
• Sabe a quién se avisa de qué.

Véase también: Reglas de validación · Roles y permisos