Guide de démarrage

Vous voulez une vue d’ensemble avant de choisir quoi que ce soit. DesKilo regroupe ses fonctionnalités en neuf processus ; l’écran Fonctionnalités montre une carte par processus, avec son état.

Les neuf processus, en mots simples

Bon à savoir

• Un nouvel espace démarre avec un ensemble raisonnable de fonctionnalités activées ; vous n’avez pas à les décider une par une. Désactiver une fonctionnalité arrête seulement les nouvelles opérations et ne supprime rien.
• Une fonctionnalité qui en nécessite une autre l’active avec elle, et l’écran nomme ce qui s’est activé. Voir Un interrupteur de fonctionnalité.
• Les fonctionnalités marquées alpha ou bêta demandent votre consentement quand vous les activez.

Voir aussi : Activer et désactiver des fonctionnalités

Vous voulez essayer sans conséquence, puis faire tourner l’espace réel. Un espace peut être un test, un espace réel, ou une paire liée portant le même nom.

Bon à savoir

• Le sélecteur démarre sur l’option test.
• L’environnement est une déclaration du propriétaire ; toute personne ayant la permission de configuration (le propriétaire, toujours) peut le changer plus tard, et les factures déjà émises gardent le filigrane qu’elles portaient. En cas de doute, commencez donc par un espace de test.
• Pour vous exercer sans espace à vous, utilisez l’espace de démonstration.

Voir aussi : Un espace a deux faces · Créer un espace · Un espace de test

Vous voulez prendre de l’avance sans être enfermé dans les choix de quelqu’un d’autre. Quand vous créez un espace, Partir de propose Espace vide ou un modèle prêt à l’emploi, et préselectionne A tiny space ; choisissez Espace vide si vous voulez une page blanche.

Les deux modèles fournis

Bon à savoir

• Un modèle ne contient jamais votre identité légale, vos coordonnées bancaires, vos sites, vos invitations ni vos liens de documents : ils vous appartiennent, et la liste de préparation les nomme (l’identité légale, quand Factures est activé, comme un domaine à part).
• Un espace créé depuis un modèle peut avoir la facturation activée et rien pour émettre tant que vous n’avez pas ajouté l’identité.
• Appliquer un modèle à un espace qui a déjà des tarifs remplace ses tranches de tarification : utilisez-le sur un nouvel espace.

Voir aussi : Créer un espace

Vous voulez que l’espace sache où il vit. Ces quatre choix pèsent plus qu’il n’y paraît.

Ce que décide chaque choix

Étapes

1. Ouvrez Espace et allez à Informations générales.
2. Choisissez le Pays ; la Devise et le Fuseau horaire suivent, et vous pouvez les corriger. Pour l’Atelier du Marché : France, EUR, Europe/Paris.
3. Choisissez la Langue de l'espace, puis touchez Enregistrer.

Attention Choisissez le pays et la devise correctement dès le premier jour. Les montants sont enregistrés comme de simples nombres : dès que l’espace a émis un document ou enregistré de l’argent, le serveur refuse de changer l’un ou l’autre : « La devise et le pays sont figés dès que l'espace a émis un document ou enregistré de l'argent. Rien n'a été enregistré. »

Bon à savoir

• L’application liste de nombreux pays, mais l’émission de factures dans DesKilo ne fonctionne aujourd’hui que pour la France et l’Allemagne. Ailleurs, vous gardez les relevés et émettez les factures en dehors de l’application.
• La langue de l’espace n’est pas la langue de votre propre application, qui se trouve dans vos réglages personnels.

Voir aussi : Pays · Devise et fuseau horaire · Langue de l’espace

Vous voulez que le plan à l’écran ressemble au vrai lieu. Il se construit en quatre couches : les étages, puis les bureaux (les salles), puis les tables, puis les places. Un membre réserve une place ; c’est la place que compte la liste de préparation.

Étapes

1. Faites un croquis sur papier : étages, salles, tables, places.
2. Ouvrez l’Éditeur d’espace et ajoutez les étages avec Ajouter un étage.
3. Ouvrez un étage et dessinez chaque salle avec Bureau, puis Table et Place à l’intérieur.
4. Si une équipe peut prendre une salle ou un étage pour une journée, activez la réservation de la salle entière dans ses propriétés.

Bon à savoir

• Commencez petit : un étage, une salle, quelques places. Tout peut s’ajouter ensuite.
• Un étage, un bureau ou une table entiers ne peuvent être réservés que si Réservations de table, bureau et niveau est activé et que le membre en a la permission.
• Le modèle fourni A tiny space vous donne deux niveaux, quatre tables et huit places à ajuster.
• Supprimer un étage supprime tout ce qui s’y trouve, et l’import d’un plan est refusé dès que des réservations existent.

Voir aussi : Ajouter, renommer et supprimer des étages · Dessiner des salles, des tables et des places · Laisser les membres réserver un étage entier

Vous voulez que les réservations suivent le rythme de votre lieu. Un seul écran, Disponibilité, contient les jours, la forme d’une réservation, les horaires de travail et les règles. Le serveur les applique partout : plan, feuille de réservation, codes scannés et borne.

Étapes

1. Ouvrez Disponibilité.
2. Choisissez les Jours d'ouverture (au moins un) et la Granularité de réservation.
3. Réglez les Horaires de travail : Début de journée, Limite de demi-journée, Fin de journée.
4. Sous Règles de réservation, décidez de Autoriser les réservations passées, En dehors des heures d'ouverture et des Limites de réservation.

Points de départ conseillés (des suggestions, pas des règles ; par défaut, En dehors des heures d'ouverture est sur Facturé, et le modèle d’association n’y change rien)

Bon à savoir

• En dehors des heures d’ouverture, Désactivé refuse tout, Spontané uniquement autorise les venues sans réservation, Libre autorise sans compter, Facturé compte comme une utilisation ordinaire, sauf un jour où le membre détient déjà une réservation normale.
• La journée doit se dérouler dans l’ordre : début, puis limite, puis fin ; la durée minimale ne peut pas dépasser la durée maximale.
• Une réservation se termine le jour où elle commence. Les réservations passées sont désactivées par défaut ; réserver une plage antérieure le jour même est toujours permis.
• Les plages de demi-journée et de journée entière pilotent aussi l’enregistrement à l’arrivée et la facturation : fixez donc les horaires avant de fixer les prix.

Voir aussi : Jours d’ouverture · Granularité · Horaires de travail · En dehors des heures d’ouverture · Limites de réservation

Vous voulez que l’espace soit fermé les jours fériés, sans que personne les réserve par erreur.

Étapes

1. Dans Disponibilité, allez à Jours de fermeture.
2. Touchez Ajouter les jours fériés (si vous ne le voyez pas, activez d’abord la fonctionnalité Jours fériés ; elle est désactivée par défaut) pour créer toute une année d’un coup, ou Ajouter un jour de fermeture pour une date isolée, comme un jour d’inventaire.
3. Vérifiez la liste et retirez tout jour où vous travaillez réellement.

Bon à savoir

• Des listes de jours fériés sont fournies pour la France et l’Allemagne. Pour les autres pays, activez Jours fériés et Importer les jours fériés (données ouvertes, connexion nécessaire). Rien n’est créé avant votre confirmation.
• Une réservation un jour de fermeture est refusée, et le plan montre le jour comme fermé, avec son motif.
• Les mois déjà facturés sont ignorés : ajoutez donc les jours de fermeture avant la clôture du mois.

Voir aussi : Jours de fermeture · Jours fériés

Vous voulez la preuve que l’espace est prêt, avant d’inviter qui que ce soit. Deux cartes la donnent.

Étapes

1. Ouvrez Espace : la carte Mise en place de cet espace liste chaque domaine avec son état, et l’étape suivante.
2. Ouvrez Réserver. Les propriétaires et les administrateurs qui ont la permission de configuration voient la carte Premiers pas dans votre espace. S’il manque quelque chose, elle dit Avant que quiconque puisse réserver ici, avec Terminer la mise en place.
3. Réservez vous-même une place pour tester, puis annulez-la.

Bon à savoir

• Prêt veut dire prêt pour une première réservation : jours d’ouverture, fuseau horaire, devise, au moins une place, des membres qui peuvent réserver, et assez de validateurs.
• Tout ce qui est facultatif, comme les tarifs ou les paiements, peut être mis de côté avec Plus tard et ne bloque pas l’ouverture.
• Les deux cartes dépendent de la fonctionnalité Carte Premiers pas.
• Pas maintenant masque la carte sur cet appareil ; le menu d’affichage du plan la ramène avec Premiers pas.

Résultat Un espace que les membres peuvent réserver. Ensuite : inviter les premières personnes, puis passer aux rôles et aux tarifs du deuxième niveau.

Voir aussi : La carte Premiers pas et les astuces · Inviter des personnes avec l’ID de l’espace · Rôles

Vous voulez savoir ce que vous actionnez quand vous ouvrez Fonctionnalités. Tout ce que DesKilo sait faire au-delà de l’essentiel est une fonctionnalité dotée de son propre interrupteur. Pour garder une centaine d’interrupteurs lisibles, l’écran les regroupe selon leur usage.

Comment c’est organisé

• Un processus est un métier : par exemple Facturation & paiements ou Calendrier et coordination. Il y en a neuf.
• Un sous-processus est une étape de ce métier : Facturation, Encaissement et Gestion de la TVA sont trois des cinq étapes de Facturation & paiements.
• Une fonctionnalité est un interrupteur à l’intérieur d’un sous-processus : Factures, Relances de paiement, Déclarations de TVA.

Les neuf processus et leurs sous-processus

Bon à savoir

• Une fonctionnalité appartient à un seul processus, même quand elle en nécessite une d’un autre. La carte le dit : « Tout activer nécessite aussi : Onglet Finances (Facturation et paiements) ».
• Les formules d’adhésion et l’éditeur de plan ne sont pas des fonctionnalités : ils sont toujours là. Leurs réglages se trouvent dans Espace et Facturation, pas sur cet écran. Les carnets prépayés sont une fonctionnalité : voir Carnets.
• Désactiver une fonctionnalité la masque de tous les écrans où elle apparaissait ; ce n’est pas une permission. Qui peut faire quoi se décide dans les Rôles.

Voir aussi : Ce que sait faire DesKilo · Activer ou désactiver des processus entiers

Vous voulez savoir ce que les membres trouvent dès le premier jour, avant que vous n’ayez rien activé.

Chaque fonctionnalité appartient à l’un de deux niveaux, et un nouvel espace en est créé :

Un nouvel espace démarre avec 45 fonctionnalités activées, toutes de niveau Essentiel (46 si vous créez en même temps le jumeau de test : Paires d'environnements est alors activée aussi). En clair :

• Réservation : réserver une place sur le plan, répéter une réservation (Réservation en série), réserver pour quelqu’un d’autre (Réserver pour d'autres), voir une place à moitié réservée comme partiellement occupée (Journée d'une place), enregistrer une réservation dans un calendrier personnel (Fichier calendrier d’une réservation), des règles de réservation comme les réservations passées et hors horaires (Règles de réservation, Garde-fou de réservation), demander la suppression d’une réservation passée (Demandes de suppression de réservation), imprimer des cartes QR pour les places (Codes QR des espaces), des horaires de travail paramétrables (Horaires de travail).
• Personnes : l’onglet de la communauté (Annuaire des membres), une page par membre (Fiche membre), la matrice centrale des rôles (Gestion des rôles et Attribution des rôles), les informations personnelles pour les courriers et les factures (Informations personnelles), des initiales distinctes sur les avatars (Initiales d’avatar distinctes).
• Calendrier et messages : le calendrier en plusieurs vues (Onglet Calendrier, Calendrier central, Vues du calendrier), le fil d’activité et les confirmations (Onglet Événements), les conversations privées et de groupe (Notifications entre membres, Messages repensés) avec références, transfert, mentions, gestes de balayage et protection contre la capture d’écran, le regroupement du fil de notifications (Regroupement des notifications), et le bouton pour écrire aux hôtes d’une page publiée (Écrire aux hôtes).
• Argent : l’onglet Finances et ses quatre volets (Onglet Finances, Finances en quatre volets), les factures (Factures), un catalogue de services (Services), un PDF de la facture mensuelle (Export PDF).
• Documents et données : la bibliothèque de documents (Bibliothèque de documents), l’export des données pour le propriétaire (Export des données (Excel)), et l’export et l’effacement de ses propres données par chaque membre (Export et effacement).
• Confort : les astuces d’aide, la carte Premiers pas, les favoris et les notes pour les places, les animations, les formats régionaux et le choix du style de navigation.
• Envoi : Notifications push, qui n’atteignent les téléphones qu’une fois que la personne qui fait tourner l’installation a configuré le service de notifications (voir Comment les membres sont informés).
• Rangement du plan : Supprimer des espaces avec historique et Nommer par l’étage un étage à une seule salle.

Tout le reste est de niveau Plateforme et désactivé : borne et badges, plusieurs sites, suppléments d’accessoires, paiements en ligne, gestion de la TVA, le parcours d’une facture, conception des rapports, déploiements, WhatsApp, l’interface pour assistants et le reste.

Bon à savoir

• La fonctionnalité de factures est activée dès le départ, mais rien ne peut être émis tant que votre identité légale n’est pas complète ; Mise en place de cet espace la marque Nécessaire avant de facturer. Voir Éviter les fonctionnalités qui se contredisent.
• Un espace qui existe déjà ne change jamais quand DesKilo modifie ce que reçoit un nouvel espace.
• Si vous partez d’un modèle, celui-ci peut activer ou désactiver quelques fonctionnalités en plus de cet ensemble. Voir Trois points de départ.

Voir aussi : Un interrupteur de fonctionnalité

Vous voyez un petit mot sous le nom d’une fonctionnalité et vous voulez savoir quoi en faire.

Chaque ligne de Interrupteurs porte un badge de maturité, qui dit jusqu’où la fonctionnalité a été examinée, preuves à l’appui :

À l’heure où nous écrivons, la plupart des fonctionnalités sont Non évaluée, dix-huit sont Bêta, et aucune n’est encore Stable.

Ce que demande l’application

1. Basculez l’interrupteur d’une fonctionnalité Alpha ou Bêta.
2. L’application demande Activer une fonctionnalité expérimentale ? et dit : « Pas encore évaluée comme stable : … Elle peut changer et a des limites connues. N’activez que si cet espace l’accepte. »
3. Elle nomme le stade de chaque fonctionnalité et celles qui s’activeraient avec elle parce qu’elles sont nécessaires.
4. Touchez Activer pour accepter, ou Annuler : rien n’est enregistré.

Bon à savoir

• Les fonctionnalités Non évaluée ne demandent rien. Seules Alpha et Bêta demandent.
• La question se pose sur un seul interrupteur. Un Activer de processus entier montre ce qu’il va activer, mais ne pose pas cette question : activez les fonctionnalités Bêta une par une.
• Parmi les fonctionnalités bêta, à l’heure où nous écrivons : Factures, Paiements en ligne, Gestion de la TVA, Carnets, Dépenses partagées, Relevés d'usage, Règles de réservation, Réservation en série, Garde-fou de réservation, Demandes de suppression de réservation, Finances en quatre volets, Fournitures via les dépenses, Validateurs par rôle ou par personne, Validations enchaînées, Arrivée/départ auto en fin de journée, Export des données (Excel), Remise des factures au client et L'espace de démonstration. Lisez les limites de chaque fonctionnalité avec Plus avant de vous y fier pour de l’argent.
• Plusieurs d’entre elles sont de niveau Essentiel et déjà activées dans un nouvel espace. Elles démarrent activées, sans la question ; elle n’apparaît que si vous en réactivez une.
• Maturité réduit la liste à un seul stade : c’est un moyen rapide de voir tout ce qui est expérimental et que votre espace utilise déjà.

Voir aussi : Un interrupteur de fonctionnalité

Vous voulez éviter le jour où tout est activé et où rien ne marche. Avancez un processus à la fois, et regardez chacun du côté d’un membre avant de passer au suivant.

Étapes

1. Gardez l’ensemble Essentiel et faites fonctionner les bases : les places, les horaires d’ouverture, un tarif. Voir Votre lieu.
2. Ouvrez Fonctionnalités et ouvrez une carte de processus. Choisissez le processus qui correspond à votre prochain besoin, pas celui qui paraît le plus complet.
3. Touchez Activer pour un sous-processus, ou ouvrez une seule fonctionnalité parmi les Interrupteurs.
4. Lisez l’aperçu : ce qui figure sous Également nécessaires, ce qui est déjà activé.
5. Regardez-le comme un membre : connectez-vous en tant que tel (un second compte, ou le côté test de votre espace) et faites ce que ferait un membre.
6. Seulement alors, passez au processus suivant.

Un ordre raisonnable

Bon à savoir

• Activer ne coûte presque rien et désactiver ne supprime rien : une mauvaise étape coûte du temps, pas des données. L’exception est tout ce qui émet une facture : voir Les décisions difficiles à défaire.
• Un espace de test est le bon endroit pour essayer un processus. Voir Un espace de test ou un espace réel et Un espace de test.
• Invitez les membres en dernier, après les rôles, les règles de validation et les tarifs qu’ils rencontreront.

Voir aussi : Activer ou désactiver des processus entiers

Vous êtes sur le point de modifier une fonctionnalité et vous voulez voir l’effet avant qu’il existe.

Étapes

1. Ouvrez Fonctionnalités. La vue Processus s’affiche.
2. Touchez À examiner. Il ne reste que les processus qui contiennent quelque chose d’activé mais en attente.
3. Ouvrez une carte. Une fonctionnalité activée, en attente de un parent nommé est ce qu’il faut corriger.
4. Corrigez en activant le parent, ou en désactivant la fonctionnalité.
5. Pour changer une seule fonctionnalité, touchez Interrupteurs, trouvez-la avec Rechercher une fonctionnalité et basculez son interrupteur.
6. Lisez la question ou la ligne « Également activé », et confirmez.

Ce que veut dire « retenue »

Une fonctionnalité est retenue quand vous l’avez choisie mais que quelque chose dont elle a besoin est désactivé. Son propre interrupteur reste activé, c’est pourquoi on la manque facilement : l’écran dit que la fonctionnalité est activée, et l’application ne la propose pas. La carte indique combien de fonctionnalités sont retenues (« … sont activées mais attendent un prérequis désactivé ») et quel prérequis elles attendent, et vous corrigez cela dans Fonctionnalités même. Ce qui vous attend montre la même chose, en une ligne par prérequis désactivé.

D’autres choses qu’une fonctionnalité peut attendre ne figurent pas sur cet écran. Une fonctionnalité peut être activée et pleinement autorisée alors que ses informations manquent : votre identité légale, un site, un prestataire de paiement. Elles apparaissent dans Mise en place de cet espace, en haut des réglages de l’espace : l’identité légale, quand Factures est activé, sous L'identité légale et l'adresse de l'espace, le reste sous Informations requises par vos fonctionnalités (identité, banque, plateformes).

Bon à savoir

• Si quelqu’un d’autre a modifié les fonctionnalités pendant que vous regardiez, l’application n’écrit rien et le dit : « Les fonctionnalités ont changé entre-temps, rien n’a donc été enregistré. » Regardez de nouveau la liste et recommencez.
• Modifiées compte les interrupteurs qui diffèrent de la valeur par défaut du registre. Sur un nouvel espace, il affiche déjà un nombre (les fonctionnalités Plateforme qui démarrent désactivées) : ce n’est donc pas le compte de vos propres changements.
• Seul un propriétaire ou un copropriétaire peut modifier les fonctionnalités. Le serveur le vérifie de nouveau au moment d’écrire.

Voir aussi : Activer ou désactiver des processus entiers · Un interrupteur de fonctionnalité

Vous voulez faire correspondre les personnes de votre organisation aux rôles que propose DesKilo, pour que personne ne détienne plus que ce que son travail demande.

Les quatre rôles de base

Chaque personne a exactement un rôle de base. Un rôle que l’espace définit, comme Hôte ou Comptable, s’y ajoute et n’enlève jamais rien.

Un trésorier sans être administrateur

Bruno tient les comptes, mais ne devrait pas modifier le plan ni approuver de nouveaux membres. Donnez-lui le rôle de base Utilisateur et ajoutez un rôle à vous, par exemple Comptable, avec quatre permissions : Consulter les finances de l'espace, Émettre les factures et rapprocher les paiements, Exporter la comptabilité et les données et Consulter les chiffres de l'espace. Rien de plus. Aucun rôle de ce type n’est fourni : vous le créez avec les étapes ci-dessous.

Étapes

1. Ouvrez Les rôles de cet espace et touchez Ajouter un rôle. Voir Les rôles de cet espace.
2. Nommez le rôle, choisissez Ce qu'il ajoute, touchez Enregistrer le rôle.
3. Ouvrez la personne dans Membres et forfaits, trouvez Rôles et touchez Ajouter un rôle.

Bon à savoir

• Les rôles de cet espace est une fonctionnalité à part entière, désactivée dans un nouvel espace. Activez-la dans Fonctionnalités.
• Personne ne peut se donner un rôle à soi-même. Donner un rôle demande Gérer les rôles et permissions, et seul un propriétaire peut donner un rôle qui la comporte.
• Un rôle défini par l’espace prend effet aussitôt et est enregistré. Seuls le fait de nommer quelqu’un administrateur, ou de le lui retirer, suit la règle de validation Changement de rôle.

Résultat Chaque personne du bureau détient les permissions de son travail, et le propriétaire reste le seul à pouvoir les changer.

Voir aussi : La matrice des rôles

Vous voulez que chaque rôle détienne ce dont il a besoin, et rien d’autre. C’est le principe du moindre privilège : commencer petit, ajouter quand quelqu’un le demande, car une permission accordée se reprend rarement de bonne grâce.

Étapes

1. Ouvrez Rôles. Il y a une carte par rôle : Propriétaire, Copropriétaire, Administrateur·rice (le propriétaire peut la renommer) et Utilisateur.
2. Lisez d’abord la carte Administrateur·rice. Elle montre ce qu’un administrateur détient aujourd’hui dans votre espace.
3. Décochez ce que vous ne voulez pas déléguer. Cochez les permissions de tous les jours dont la carte Utilisateur a besoin (voir plus bas).

Ce qu’un administrateur détient par défaut

Un administrateur ne détient pas Gérer les rôles et permissions, Configurer les règles de validation, Modifier les réglages de l'espace, Gérer les tarifs et règles de facturation, Concevoir les documents, Gérer les intégrations, Gérer la configuration ni Déployer en production. Un copropriétaire les détient toutes, jusqu’à ce que vous en décochiez. Le propriétaire les détient toujours toutes.

Attention Dans un nouvel espace, la carte Utilisateur est vide. Les six permissions de tous les jours (Utiliser la messagerie, Réserver et utiliser les réservations, Voir le calendrier, Voir l'annuaire des membres, Voir son propre compte et ses factures, Voir les documents partagés) ne sont détenues que par la matrice ou par un rôle. Tant que vous ne les cochez pas, un membre qui arrive ne peut pas ouvrir le plan. La démonstration les montre déjà cochées, ce qui masque ce point. Mise en place de cet espace affiche Ce que les membres peuvent faire comme Nécessaire pour une première réservation tant que la carte Utilisateur ne détient pas Réserver et utiliser les réservations ; elle ne vérifie pas les cinq autres. Cochez-les pour la carte Utilisateur, et pour la carte Administrateur·rice si les administrateurs réservent aussi, puis testez avec un second compte.

Bon à savoir

• Par défaut, un administrateur peut lire toutes les finances et les données personnelles de chaque membre. Si vos administrateurs sont bénévoles, demandez-vous si c’est souhaitable.
• Les admins émettent des factures (une fonctionnalité, désactivée par défaut, sous Factures) donne aux administrateurs Émettre les factures et rapprocher les paiements quoi que dise la matrice. Préférez la case de la matrice, ou un rôle à vous, qui est plus précis.
• Décocher une permission la retire partout à la fois ; le serveur la vérifie, pas seulement le menu.
• Chaque changement de la matrice est enregistré comme un événement. La fonctionnalité Gestion des rôles n’affiche que l’écran ; désactivée, la matrice que vous avez enregistrée continue de s’appliquer, vous ne pouvez simplement plus la modifier.

Résultat Une matrice que vous savez expliquer en une phrase par rôle.

Voir aussi : La matrice des rôles · Qui fait quoi

Vous voulez que l’espace continue de fonctionner quand vous êtes malade, absent ou parti. Tout espace a besoin de plus d’une personne qui peut agir. Par défaut, seuls les propriétaires et les copropriétaires détiennent les permissions qui changent les fonctionnalités, les rôles, les règles de validation et l’ID de l’espace, et seul un propriétaire peut nommer un autre propriétaire.

Les deux sortes

Étapes

1. Activez la fonctionnalité Copropriétaires dans Fonctionnalités. Elle est désactivée dans un nouvel espace.
2. Ouvrez la personne dans Membres et forfaits, allez à Gérer et touchez Copropriété.
3. Choisissez Copropriétaire actif ou Successeur. Pour transmettre dès maintenant, choisissez Promouvoir propriétaire maintenant.

Bon à savoir

• Si le dernier propriétaire part, le meilleur copropriétaire devient propriétaire de lui-même, un actif avant un successeur.
• Deux administrateurs, ce n’est pas la même chose : un administrateur ne détient que ce que la matrice lui donne et ne peut jamais transmettre la propriété.
• Une règle qui dit Le propriétaire doit toujours valider demande un propriétaire. Vérifiez sur votre côté test que votre copropriétaire peut toujours décider ce que vous attendez.

Résultat L’espace a une seconde personne qui peut agir.

Voir aussi : Copropriétaires · Copropriété

Vous voulez choisir comment les gens arrivent dans votre espace et qui les laisse entrer. Il existe quatre voies, et chacune aboutit au même endroit : une personne qui demande à rejoindre, et quelqu’un qui décide.

Étapes

1. Ouvrez ID de l’espace et QR. Choisissez un ID dont on peut se souvenir avec Changer l'ID de l'espace : de 4 à 20 lettres ou chiffres, unique dans tout DesKilo.
2. Pour une personne nommée, touchez Inviter quelqu'un. Renseignez le nom, cochez Rôles à l'arrivée si elle doit recevoir un rôle, choisissez la Langue du message et envoyez.
3. Quand quelqu’un demande à rejoindre, sa ligne dans Membres et forfaits indique En attente. Ouvrez-la et choisissez Approuver l'adhésion ou Refuser l'adhésion.

Bon à savoir

• Personne n’entre sans décision. Tant qu’elle n’est pas prise, la personne qui arrive voit un écran d’attente et rien d’autre.
• La décision suit la règle de Nouveau membre dans les Règles de validation : par défaut, un propriétaire ou un administrateur suffit ; si vous en exigez deux, la première approbation laisse la personne en attente.
• Si vous changez l’ID de l’espace, l’ancien cesse de fonctionner. Imprimez de nouveau le QR code.
• Il n’y a pas d’invitation de propriétaire. La propriété se donne dans Membres et forfaits.

Résultat Les gens peuvent vous trouver, et vous décidez qui reste.

Voir aussi : L’ID de l’espace · Rejoindre un espace · Membres en attente et en pause

Vous voulez une invitation qui ressemble à votre espace, dans la langue de la personne qui la reçoit. Chaque langue a son propre texte ; celle que vous ne rédigez pas retombe sur le message fourni.

Étapes

1. Ouvrez Espace et allez à Communauté et invitations.
2. Sous Langue du message, choisissez la langue pour laquelle vous écrivez. La ligne s’ouvre sur la langue de votre espace.
3. Rédigez le texte. Touchez une balise pour l’insérer à l’endroit du curseur. La limite est de 2 000 caractères.
4. Recommencez pour chaque langue que vos membres utilisent, puis touchez Enregistrer.

Les balises

Bon à savoir

• Laissez la case vide et l’application rédige son propre message dans cette langue. Il explique les étapes : télécharger, créer un compte, rejoindre avec le code.
• Ne collez pas vous-même un code ou un lien. Chaque envoi crée son propre code, valable pour une seule personne.
• Une balise mal orthographiée reste visible dans le texte envoyé : lisez l’aperçu avant d’envoyer.
• Le message fourni indique à la personne que le code est à usage unique et valable 14 jours.

Résultat Une invitation que vos membres peuvent suivre sans vous poser de question.

Voir aussi : Message d’invitation · Inviter quelqu’un par message

Vous voulez choisir, acte par acte, si une seconde personne doit donner son accord. Un domaine de validation est une sorte d’acte avec sa propre règle : un paiement, une dépense, un nouveau membre, la suppression d’une réservation. Dans Règles de validation, les domaines sont répartis en trois groupes.

Chaque domaine démarre sur Hérite de la règle par défaut : une validation par n’importe quel administrateur ou propriétaire. Règle par défaut est la règle dont héritent toutes les autres. Un domaine que vous ouvrez et enregistrez devient Personnalisée.

Les curseurs d’une règle

Étapes

1. Ouvrez Règles de validation. Touchez Règle par défaut et décidez de ce dont tout le reste hérite.
2. Touchez un domaine, réglez les curseurs, touchez Enregistrer.
3. Gardez peu d’exceptions. Chaque exception est une chose de plus à retenir quand quelqu’un demande « pourquoi cela attend-il ? ».

Bon à savoir

• Personne ne valide son propre acte. Il attend quelqu’un d’autre, sauf si l’exception du propriétaire est activée.
• Chaque décision est enregistrée : qui, quand, sur quoi.
• Une demande à laquelle personne ne répond expire au bout de sept jours, constatés la prochaine fois que quelqu’un ouvre Événements. Un acte qu’un administrateur a fait pour un membre est en revanche confirmé automatiquement.

Voir aussi : Règles de validation, domaine par domaine · Qui peut valider · Validation automatique

Vous choisissez jusqu'où DesKilo va dans votre gestion financière. Tout le reste de ce chapitre découle de ce choix. Il est facile d'aller plus loin plus tard, mais difficile de revenir en arrière une fois que des factures existent.

Avant de commencer

Répondez à deux questions : les membres vous paient-ils pour l'espace, et voulez-vous que les factures légales sortent de DesKilo ?

Étapes

1. Choisissez votre voie dans le tableau.
2. Pour la voie 2 ou 3, activez les fonctions financières dont vous avez besoin dans Fonctionnalités : Factures est la base de tout ce qui est émis, et les fonctions placées en dessous (Factures d'abonnement, Factures de fin de mois, Relances de paiement, Gestion de la TVA) s'activent une à une.
3. Pour la voie 3, passez à votre identité légale avant la première réservation, pas après.

Bon à savoir

• L'émission de factures dans l'app existe aujourd'hui pour un espace situé en France ou en Allemagne. Dans tout autre pays, prenez la voie 2 : les relevés restent disponibles.
• Le serveur refuse d'émettre, et la liste Complétez ces informations avant d'émettre vous dit pourquoi, quand une information manque ou quand le traitement n'est pas géré par DesKilo : ventes transfrontalières, autoliquidation, exportations et factures exonérées de TVA doivent être examinées et émises hors de l'app, avec votre expert-comptable.
• Un vendeur en franchise en base de TVA (Kleinunternehmer en Allemagne) ne peut pas émettre de factures dans l'app : le serveur refuse la catégorie de TVA exonérée. Restez sur la voie 2 et émettez ces factures ailleurs.
• Désactiver une fonction arrête les nouvelles opérations de ce type ; rien n'est supprimé.
• Vous pouvez rester sur la voie 2 pour toujours. Beaucoup d'associations le font.

Résultat

Vous savez laquelle des trois voies est la vôtre, et de quelles fonctions elle a besoin.

Voir aussi: La facturation en un coup d'œil · Activer ou désactiver des processus entiers

Vous transformez « combien vaut une place ? » en chiffres que DesKilo applique chaque mois sans vous.

Avant de commencer

Gardez le modèle en tête. Il se lit de gauche à droite, et chaque étape alimente la suivante :

1. Pourcentage d'abonnement : un membre détient un pourcentage du mois : 25, 50, 75 ou 100 %, ou une valeur que vous autorisez.
2. Quota de demi-journées : le pourcentage devient un nombre de demi-journées pour le mois : le nombre de jours ouverts, multiplié par deux, multiplié par le pourcentage, arrondi au supérieur.
3. Palier tarifaire : le pourcentage tombe dans un palier, qui donne le tarif mensuel et le prix d'une demi-journée supplémentaire. Un palier couvre « au-dessus de son début, jusqu'à sa fin incluse », et les paliers réunis doivent couvrir de 0 à 100 % sans trou.
4. Règle de dépassement : quand le quota est épuisé, chaque membre est soit bloqué, soit facturé au prix du dépassement, soit invité à acheter un forfait.
5. Forfaits et services : un forfait de jours vend à l'avance des demi-journées supplémentaires au prix que vous fixez ; les services (un café, un casier, l'impression) se vendent en plus.

Étapes

1. Décidez des pourcentages que vous proposez sous Niveaux d'abonnement, et si un propriétaire peut saisir une valeur négociée (voir Niveaux d'abonnement).
2. Définissez une ligne par tranche dans Paliers tarifaires : sa limite haute, le tarif mensuel et le prix du dépassement (voir Paliers tarifaires).
3. Choisissez la règle par défaut pour les membres qui n'ont plus de jours : Quand les jours sont épuisés.
4. Ajoutez les forfaits de jours et les services que vous vendez.

Bon à savoir

• Le calcul est figé sur chaque document émis. Modifier un prix change le mois suivant, jamais un mois déjà facturé.
• Les horaires d'ouverture et les jours de fermeture décident du nombre de jours ouverts dans un mois, donc de la taille du quota. Réglez-les d'abord.
• Un membre sans abonnement est prévu pour les visiteurs qui achètent des carnets ; il ne peut pas être au paiement à l'usage.

Voir aussi: Facturation · L'abonnement d'un membre

Vous suivez un membre pendant un mois avec les chiffres de l'Atelier du Marché, pour pouvoir vérifier les vôtres de la même façon.

Avant de commencer

L'espace de démonstration a trois paliers tarifaires, en euros et TVA comprise. Les chiffres sont ceux de la démo, pas une recommandation.

Étapes

1. Un membre détient 50 %. Dans un mois de 22 jours ouverts, le quota est de 22 × 2 × 50 / 100 = 22 demi-journées.
2. 50 % tombe dans le deuxième palier (au-dessus de 25, jusqu'à 50) : le tarif est de 150,00, quoi que le membre consomme.
3. Le membre réserve 24 demi-journées. Deux dépassent le quota, à 8,00 chacune : 16,00.
4. Le mois coûte 150,00 + 16,00 = 166,00, avant tout service. Dans la démo, les prix sont TTC : la TVA de 20 % est comprise dedans, et l'écran l'indique sous chaque prix.
5. Comparez avec un forfait : le forfait de 5 jours de la démo coûte 40,00 et ajoute 10 demi-journées (5 jours, deux demi-journées chacun), soit 4,00 la demi-journée. Face à 8,00 de dépassement, il devient rentable dès la sixième demi-journée supplémentaire d'un mois.

Bon à savoir

• Un prix de dépassement de 0,00 signifie que les demi-journées supplémentaires ne coûtent rien au paiement à l'usage.
• Le relevé que voit un membre montre les mêmes lignes : tarif, inclus, utilisé, en plus, dépassement.
• Les prix s'affichent TTC quand la TVA est activée ; la taxe en est extraite.
• Si vous convenez avec un membre de conditions différentes, voir la négociation des prix.

Résultat

Vous pouvez prévoir la facture d'un membre à partir de trois nombres : son pourcentage, les jours ouverts, les réservations.

Voir aussi: Lire votre relevé · Ce qu'a coûté chaque réservation

Vous choisissez où va l'argent d'un membre, et quelle part du travail DesKilo fait pour vous.

Étapes

1. Commencez par la voie gratuite : renseignez les instructions de paiement : votre IBAN et vos coordonnées bancaires, ainsi que PayPal.me, Wero, Lydia ou Wise si vous les acceptez, plus une indication de référence.
2. Les membres voient ces informations sur un relevé impayé. Quand un paiement arrive sur votre compte, vous ou un·e administrateur·rice facturation l'enregistrez.
3. Seulement si vous voulez que les membres paient dans l'app, connectez un prestataire dans Paiements en ligne : PayPal, Stripe ou Mollie. Cela demande la fonction Paiements en ligne et votre propre compte chez le prestataire.

Bon à savoir

• DesKilo enregistre les paiements ; avec la voie manuelle, il ne déplace jamais d'argent.
• Un prestataire prélève ses propres frais et reçoit les clés de votre compte (la fiche des identifiants explique comment elles se saisissent).
• Quand Paiements en ligne est désactivé, un nouveau paiement en ligne est refusé ; un paiement déjà ouvert peut encore se régler.
• Un espace créé à partir d'un modèle ne reprend pas les coordonnées de paiement : saisissez-les dans chaque espace. Un export de configuration, lui, les reprend.

Voir aussi: Régler ce que vous devez · Identifiants du prestataire

Vous dites à DesKilo qui vend, pour que chaque facture vous désigne correctement. C'est la partie à régler avec un professionnel.

Avant de commencer

L'écran est Identité légale et facturation électronique. Préparez :

• votre type d'organisation : une entreprise, ou une association à but non lucratif ;
• votre régime de TVA : hors champ de la TVA, exonéré de TVA (franchise en base), ou assujetti à la TVA. L'app ne peut émettre des factures que pour le premier et le dernier ; avec la franchise en base, l'écran enregistre votre statut mais les factures doivent être émises ailleurs (voie 2) ;
• votre numéro d'immatriculation (SIREN ou SIRET en France), et votre numéro de TVA si vous en avez un ;
• votre adresse postale, telle qu'elle figure sur votre immatriculation ;
• la raison pour laquelle aucune TVA n'est facturée, si vous n'en facturez pas.

Attention Choisir le régime est une décision fiscale, pas un réglage logiciel. Une association sans activité commerciale est normalement hors champ de la TVA, et l'écran vous avertit si vous choisissez « exonéré » pour elle. Confirmez ce choix avant d'émettre la première facture.

Étapes

1. Ouvrez Identité légale et facturation électronique et avancez depuis le haut : d'abord le Régime de TVA, puis les identifiants, l'adresse et les Mentions de facturation.
2. Renseignez les conditions de paiement, les mentions de retard de paiement et les autres mentions que votre pays exige (voir Votre identité légale).
3. Touchez Enregistrer, puis relisez une fois le modèle de facture avec votre expert-comptable (voir Le modèle PDF de facture).

Astuce Les questions à poser à votre expert-comptable :

1. Dans quel type d'organisation et quel régime de TVA suis-je ?
2. Quels sont mon numéro d'immatriculation et mon numéro de TVA, et comment les écrire ?
3. Si je ne facture pas de TVA, quelle mention légale le justifie ?
4. Quelles mentions doivent figurer sur mes factures (délai de paiement, pénalité de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement, escompte pour paiement anticipé, assurance) ?
5. Comment numéroter les factures, et la numérotation repart-elle chaque année ou chaque mois ?
6. Quand la TVA sur mes prestations devient-elle exigible selon la règle de mon pays (encaissement, mois de la prestation, facture), et dois-je opter pour une autre base, comme les débits ?
7. Dois-je envoyer des factures électroniques à une plateforme publique, et laquelle ?
8. Ai-je besoin de déclarations de TVA périodiques, et à quel rythme ?

Bon à savoir

• Les factures déjà émises gardent l'identité avec laquelle elles ont été signées ; une modification s'applique aux suivantes.
• Seul un propriétaire ou un copropriétaire actif peut ouvrir cet écran, et la fonction Factures doit être activée.
• Un espace créé à partir d'un modèle ne reprend pas votre identité : saisissez-la de nouveau. Un déploiement entre les deux côtés d'une paire, lui, la reprend.

Voir aussi: Régime de TVA · La plateforme de facturation électronique · Type d'organisation

Vous décidez à partir de quand un paiement est en retard, et qui relance.

Étapes

1. Activez Relances de paiement dans Fonctionnalités. Elle se trouve sous Factures.
2. Réglez le nombre de niveaux et les délais dans Règles de relance : jours avant la première relance, jours entre deux relances.
3. Décidez si les relances partent toutes seules : activez Relances automatiques dans la même fenêtre (voir Relances automatiques) ; la fonction Relances de paiement automatiques doit aussi être activée.

Bon à savoir

• Le délai avant la première relance est aussi lu comme votre délai de paiement. Réglez-le avec les Conditions de paiement.
• Les relances automatiques s'exécutent une fois par jour sur le serveur quand la base de données a son planificateur activé. Elles s'exécutent aussi quand une personne autorisée à émettre des factures (un propriétaire, un copropriétaire, ou un administrateur si Les admins émettent des factures est activé) ouvre les Finances : un espace sans planificateur les reçoit donc, les jours où quelqu'un regarde. L'interrupteur et la description de la fonctionnalité le disent aussi ; l'opérateur de votre serveur sait ce qui s'applique.
• La fonction Relances de paiement ne fait que rendre les règles disponibles. Une relance ne part toute seule que si Relances automatiques est activé dans les règles de relance, ce qui n'est pas le cas tant que vous ne l'avez pas choisi.
• Elles ignorent une facture dont un paiement est en attente ou suspendu, et une facture sans délai de paiement enregistré.
• Le membre reçoit une alerte dans son fil et, si les notifications push sont configurées, une notification générique ; voir Informer les gens.

Voir aussi: Conditions de paiement

Vous voulez savoir ce que la TVA va vous demander avant de l'activer.

Étapes

1. Seulement si vous êtes assujetti à la TVA, activez Gestion de la TVA dans Fonctionnalités.
2. Réglez les taux dans TVA : Utiliser les taux usuels de votre pays, puis marquez-en un seul comme taux par défaut (voir Régler les taux).
3. Donnez à chaque taux son groupe, et un motif d'exonération là où il s'applique (voir Groupes de TVA).
4. Quand la loi change un taux, utilisez Changement par la loi pour que les anciennes factures gardent leur taux (voir Changer un taux par la loi).
5. Si vous devez déposer des déclarations, activez Déclarations de TVA et préparez chaque période dans Déclaration de TVA.

Bon à savoir

• Un catalogue de taux est fourni pour les États membres de l'UE, la Suisse, la Norvège et le Canada. Le tenir à jour quand un gouvernement modifie un taux relève de vous.
• Si vous êtes assujetti sans taux par défaut en vigueur, le serveur refuse d'émettre. La description de Gestion de la TVA et l'avertissement de l'écran d'identité légale le disent.
• Le serveur calcule chaque déclaration à partir de vos factures, de vos encaissements et de l'exigibilité. Déposez-la vous-même auprès de l'administration fiscale, puis marquez-la déposée avec la référence de l'accusé de réception : l'application ne transmet rien.
• Choisissez la périodicité sous Périodicité de la déclaration de TVA dans l'identité légale. Une période déposée est verrouillée : ce qui y change ensuite est déclaré en régularisation dans la déclaration suivante.
• Le journal des déclarations a sa propre série de numéros.

Voir aussi: Régime de TVA · Quand la TVA devient exigible

Vous voulez savoir, avant la première facture, ce que vous ne pourrez plus changer ensuite.

Attention À partir de la première facture émise, les éléments ci-dessous sont définitifs. Décidez-les d'abord avec votre expert-comptable.

Étapes

1. Ouvrez Séquences de numérotation et réglez le préfixe, le suffixe, la partie date, les chiffres et la remise à zéro pour chaque journal (factures, avoirs, déclarations de TVA, membres, paiements). L'écran demande la fonction Séquences de numérotation.
2. Montrez le résultat à votre expert-comptable avant la première facture.
3. Choisissez le pays, la devise et le fuseau horaire dans Réglages de l'espace avant que quiconque réserve.

Bon à savoir

• Les numéros ne sont pas gaspillés : un document dont l'émission échoue n'en prend aucun.
• Les deux états d'un espace, test et production, existent pour que rien de tout cela ne soit essayé pour de vrai ; voir une répétition sans risque.

Voir aussi: Le registre des factures · Devise et fuseau horaire

Vous voulez une image claire des moyens dont DesKilo dispose pour joindre une personne, avant de rien promettre à vos membres.

Avant de commencer

Il existe six moyens, et ils ne se valent pas. L'essentiel se passe dans l'app.

Bon à savoir

• DesKilo n'envoie aucun e-mail de lui-même en dehors des e-mails de compte (confirmation d'inscription, réinitialisation du mot de passe). Les invitations sont des textes que vous partagez depuis votre propre téléphone.
• Il n'y a pas d'abonnement par événement : un membre ne peut pas choisir « prévenez-moi des notes de frais mais pas des réservations ».
• Une notification peut être retardée ou perdue, comme tout push ; le fil et la liste des messages font foi.

Voir aussi: Notifications · Événements et confirmations

Vous voulez savoir, événement par événement, qui est prévenu et comment.

Avant de commencer

Le push n'est envoyé que pour les cinq lignes marquées « push » ci-dessous. Tout autre événement (une réservation faite, un paiement enregistré, l'arrivée d'un membre) apparaît dans le fil, et nulle part ailleurs.

Bon à savoir

• Quand l'app est ouverte, le push d'une réservation retirée est remplacé par une notification dans la langue du membre. Pour les messages, les mentions, les confirmations et les relances de paiement, l'app ouverte affiche pour l'instant son texte générique (« Quelqu'un attend votre confirmation. »). Les textes génériques en anglais du serveur apparaissent quand l'app est en arrière-plan ou fermée.
• Un administrateur n'est prévenu que de ce sur quoi il agit ou de ce qu'une règle lui confie ; il n'existe pas de résumé « tout ».
• Les membres voient leurs propres événements ; les administrateurs et les propriétaires voient ceux de tout le monde.

Voir aussi: Règles de validation · Messages

Vous décidez lesquels de ces canaux existent dans votre espace, et à qui l'on demande de décider quoi.

Étapes

1. Ouvrez Fonctionnalités et vérifiez les interrupteurs de notification : Notifications push, Notifications entre membres, Onglet Événements, Regroupement des notifications, Relances de paiement, Relances de paiement automatiques et Intégration WhatsApp.
2. Réglez les règles de validation : pour chaque type de demande, combien de validations sont requises et qui peut les donner. Cela décide qui est sollicité, et donc qui voit une décision en attente.
3. Décidez si la demande d'un administrateur ou d'un propriétaire se règle d'elle-même ; voir Valider automatiquement la demande d'un administrateur et Valider automatiquement la demande d'un propriétaire. Une demande déjà réglée ne prévient personne.
4. Rédigez le message d'invitation que reçoivent les membres, et collez le lien du groupe de la communauté ; voir Message d'invitation et Groupe WhatsApp.
5. Activez Demandes de suppression de réservation si les membres peuvent demander à supprimer une réservation passée ou déjà enregistrée : quelqu'un devra alors répondre.

Bon à savoir

• Réglages par défaut d'un nouvel espace : l'onglet événements, les notifications entre membres et le regroupement sont activés ; Relances de paiement et Relances de paiement automatiques sont activées comme fonctions, mais aucune relance n'est envoyée tant que vous n'activez pas Relances automatiques dans les règles de relance.
• Notifications push est activé par défaut, mais ne livre rien tant que l'opérateur ne l'a pas configuré.
• Désactiver une fonction arrête les nouvelles activités de ce type. Cela ne supprime pas l'existant.
• Les rôles décident qui peut voir et répondre à quoi ; voir La matrice des rôles.

Voir aussi: Qui peut valider · Validations requises

Vous voulez dire honnêtement à vos membres ce qu'ils peuvent désactiver.

Étapes

1. Un membre ouvre Confidentialité et données et utilise Notifications push sur cet appareil pour arrêter ou reprendre le push sur cet appareil.
2. Dans Messages, un membre appuie longuement sur une conversation pour Épingler en haut, Couper les notifications, Marquer comme non lu ou Archiver.
3. Dans les réglages système du téléphone, un membre peut refuser toutes les notifications, rappels d'enregistrement compris.
4. Dans son profil, un membre décide s'il partage un numéro WhatsApp.

Bon à savoir

• Une conversation en sourdine reste silencieuse mais est toujours comptée ; une mention l'emporte sur la sourdine.
• Un membre qui désactive le push sur un appareil n'est pas touché sur un autre.
• Il n'y a pas d'interrupteurs par catégorie. Si un membre veut moins de bruit, il coupe des conversations ; s'il n'en veut aucun, il désactive le push.

Voir aussi: Notifications · Vos données, vos droits

Vous voulez savoir ce qui existe avant de concevoir quoi que ce soit, et qui reçoit chaque document.

Chaque document est d'un certain type. Chaque type a sa propre conception : modifier la facture ne change donc jamais le relevé.

Bon à savoir

• L'écran Rapports les regroupe sous Rapports financiers, Documents de l'espace, Analyse d'activité et Modèles, selon vos droits.
• Quelques rapports (plan comptable, badges, cartes QR) ont une seule mise en page fournie. Les autres peuvent être redessinés.
• Les documents tirés d'un espace de test portent un filigrane qui l'indique. Voir À quoi sert un espace de test.

Voir aussi: Rapports · Le modèle PDF de facture

Vous voulez un courrier qui vous ressemble sans apprendre un langage de balisage.

Un document est une page faite de bandes. L'en-tête porte votre papier à en-tête et le destinataire. Le corps porte les lignes. Le bandeau de suite commence à la page deux, et le pied de page se répète sur chaque page avec vos conditions de paiement et vos mentions légales. Vous les modifiez dans Conception et les vérifiez dans Aperçu ; Balisage montre les mêmes bandes sous forme de texte, pour le jour où vous en avez besoin.

Deux faits vous évitent les surprises. La norme de courrier imprime le destinataire dans la fenêtre à droite pour un espace français et à gauche pour un espace allemand, sauf si vous la modifiez. Et une conception qui ne s'affiche pas ne bloque jamais un document : la mise en page intégrée prend le relais.

Attention Les termes d'une conception ne sont pas un conseil juridique. L'apparence et la traduction ne suffisent pas à établir la conformité légale ni à satisfaire une obligation de facturation électronique. Ce qu'une facture doit mentionner se décide sous Votre identité légale, et se confirme avec votre expert-comptable.

Voir aussi: L'éditeur de rapports · Modèles prêts à l'emploi · Une conception par langue

Vous allez concevoir des documents et vous voulez le faire une seule fois, dans le bon ordre.

Étapes

1. Fixez d'abord votre identité légale : type d'organisation, adresse, immatriculation, régime de TVA et mentions particulières. Une conception n'imprime que ce que vous y avez saisi. Voir Votre identité légale.
2. Ouvrez l'Éditeur de rapports, choisissez le document et partez de Professionnel sous Modèles.
3. Ajoutez une version pour chaque langue que lisent vos membres. Choisissez EN, FR, DE, ES ou IT sous le document. Voir Une conception par langue.
4. Vérifiez chacune avec Aperçu rapide. Il utilise votre facture la plus récente, ou des données d'exemple s'il n'y en a pas.
5. Répétez dans un espace de test : entrez-y, émettez une facture d'essai, imprimez-la et envoyez-la à votre expert-comptable. Voir À quoi sert un espace de test.
6. Figez la conception avant la première facture. Notez ce que vous avez décidé, puis ne changez une conception que lorsqu'une règle change.

Bon à savoir

• Le remplacement d'une mise en page peut être défait avec Annuler jusqu'à ce que vous quittiez l'éditeur.
• Une facture émise est un document figé. Modifier la conception plus tard change les nouveaux documents, jamais ceux déjà émis.
• Si le même texte existe en deux langues, demandez à quelqu'un qui lit la seconde langue de relire l'aperçu.

Attention Le numéro de facture et les mentions légales imprimées sur une facture deviennent définitifs dès la première facture émise. Réglez-les avant, pas après.

Résultat : chaque document que vous enverrez vous ressemble, dans chaque langue, et a été relu une fois par quelqu'un d'autre que vous.

Voir aussi: Votre identité légale · Le modèle PDF de facture

Vous voulez que votre expert-comptable ait ce qu'il lui faut, et qu'il sache ce que l'app ne prétend pas faire.

Partez du Registre des factures, qui liste chaque facture avec son statut, et touchez Export comptable. Chaque format indique dans la fiche ce qu'il revendique.

La liste des formats dépend de votre pays. Le FEC et le DATEV demandent vos numéros de comptes, et le FEC aussi votre numéro d'immatriculation : ayez-les à portée de main. Les chiffres de TVA de la période se trouvent dans La déclaration de TVA périodique.

Ce que l'app ne fait pas

• Elle tient les factures, les paiements et un compte courant par membre. Elle ne tient pas de comptabilité en partie double sur un plan comptable : elle ne peut donc pas remplacer un logiciel de comptabilité.
• Certaines obligations restent à vous et à votre expert-comptable : une comptabilité complète, un logiciel certifié là où votre pays l'exige, et l'acceptation par l'administration destinataire.
• Un fichier reste bloqué tant que les problèmes de la source ne sont pas corrigés.

Bon à savoir

• Exporter, c'est lire. Vous pouvez recommencer pour n'importe quelle période.
• Préparez une courte note pour votre expert-comptable avant la première facture : votre régime de TVA, le moment où la TVA devient exigible, la numérotation choisie et les exports que vous voudrez. Voir L'aide d'une IA.

Voir aussi: Exports comptables · Le registre des factures · Compte de TVA

Vous voulez voir comment l'espace se porte une fois lancé, sans tableur.

Analyse d'activité présente des chiffres par domaine : facturé et encaissé, occupation et capacité. Vous choisissez une période (mois, trimestre ou année), la comparez à une autre, enregistrez une vue et l'exportez en PDF. Vous ne voyez que les analyses que votre rôle autorise.

L'encaissé correspond aux paiements rapprochés des factures. Ce n'est pas un bénéfice, car aucun coût n'entre dans ce chiffre, et la période en cours est partielle.

Pour un document sur l'ensemble de l'espace, l'onglet Documents de l'espace contient le Rapport de l'espace, les Codes QR des espaces (PDF), Exporter les données (Excel) et Exporter la configuration (PDF). Servez-vous des deux derniers comme copie de secours avant un gros changement.

Voir aussi: Analyse d'activité · Exports

Un outil de conversation IA peut vous faire gagner des heures sur les mots qui entourent votre configuration. Il ne peut pas décider de ce qui est juste sur le plan juridique ou fiscal. Cette section parle des outils que vous utilisez en dehors de DesKilo ; la connexion d'un assistant dans l'app est décrite à la fin.

À quoi sert un outil extérieur

• Rédiger le message d'invitation que vous envoyez à vos premiers membres. Voir Le message d'invitation. Les variables comme le prénom ou le lien d'invitation restent telles quelles.
• Formuler les mentions particulières que vous soumettrez à votre expert-comptable, comme brouillon à vérifier, jamais comme texte définitif.
• Traduire le texte d'une conception dans une autre langue, pour que vous n'ayez plus qu'à le relire.
• Expliquer un rapport ou un relevé à un membre avec des mots simples.
• Préparer la note de vos choix pour votre expert-comptable : pays, type d'organisation, régime de TVA, numérotation, exports.
• Esquisser l'image qui sert de fond à votre plan, à partir de photographies, dans un outil d'image.

Ce qu'il ne doit pas décider

• Les mentions légales d'une facture, le traitement de la TVA d'une activité, la raison pour laquelle aucune TVA n'est facturée, et les taux de TVA.
• Tout ce qui devient définitif : un format de numéro de facture, un régime de TVA, la devise, une facture émise.
• Si quelque chose est conforme ou non. Une réponse assurée n'est pas une réponse vérifiée, et c'est votre expert-comptable qui vérifie.

La méthode sûre

1. Demandez un brouillon à l'outil. Donnez-lui un scénario, pas les noms de vos membres ni aucune donnée personnelle.
2. Collez le brouillon dans le champ, dans l'Éditeur de rapports ou dans les réglages.
3. Regardez-le dans l'Aperçu avec des données d'exemple.
4. Envoyez le texte qui a une portée juridique à votre expert-comptable et attendez sa réponse.
5. Essayez tout le parcours dans un espace de test avant l'espace réel.

Attention Ne collez jamais de jeton, de mot de passe, de numéro de compte bancaire ni de données personnelles d'un membre dans un outil extérieur.

La connexion d'assistant propre à DesKilo

L'app permet à un assistant tel que Claude ou ChatGPT d'agir pour un membre grâce à un protocole appelé MCP. Elle est désactivée par défaut : c'est une fonction que vous activez (Interface MCP, voir Un interrupteur de fonction). Elle est construite en couches, pour qu'aucune personne seule ne puisse tout ouvrir.

L'assistant d'un membre travaille sur les propres données de ce membre : trouver et décrire des places libres, favoris et notes, réserver, modifier ou annuler sa propre réservation, demander la suppression d'une réservation commencée, s'enregistrer et se désenregistrer, lire son relevé et ses factures, et lister et traiter les validations qu'on lui demande. Quelques demandes (émission de facture, annulation de facture, remboursement, changement de statut d'un membre, part d'abonnement) sont réservées au personnel : elles exigent des droits de personnel, la confirmation de la personne dans l'app, puis vos règles de validation. Il n'a aucune opération qui configure un espace : il ne peut ni activer une fonction, ni fixer un tarif, ni changer un rôle, ni construire un plan. Il ne peut pas configurer votre espace à votre place, et il n'agit que dans ce que vous exposez.

Bon à savoir

• Activer les assistants n'accorde rien à personne par lui-même.
• Chaque approbation expire ; l'écran indique combien de jours il reste.
• Lisez les étapes dans Approbations et confirmations pour les assistants.

Voir aussi: Les assistants : ce que c'est · Connecter un assistant

Vous voulez savoir lesquelles de vos erreurs l'app vous signalera, et où, pour regarder au bon endroit.

Bon à savoir

• Mise en place de cet espace est une liste, pas un verrou. Elle ne vous empêche jamais d'activer quelque chose.
• La plupart des garde-fous agissent quand vous essayez d'émettre, de payer ou de réserver, pas quand vous choisissez un réglage. C'est pourquoi l'audit ci-dessous existe.
• La boîte du propriétaire (Ce qui vous attend) ne signale que les domaines obligatoires et les fonctions retenues. Les domaines facultatifs restent dans la liste de préparation : lisez-la vous-même.

Voir aussi: Éviter les fonctions qui se contredisent · Vérifier votre espace

Vous voulez savoir quoi essayer, dans quel ordre, et à qui demander.

Étapes

1. Lisez le message à l'écran. La plupart disent quoi faire.
2. Vérifiez le côté où vous êtes. Regardez la bannière de l'espace de test et le côté affiché dans Moi. Les documents imprimés du côté test portent un filigrane et rien n'y est dû ; le côté réel émet des factures qui, elles, sont dues.
3. Vérifiez Fonctionnalités et Rôles : une fonction qui manque est une fonction désactivée ou un droit que personne n'a coché.
4. Ouvrez Mise en place de cet espace et lisez le domaine qui correspond au symptôme.
5. Préparez les Détails pour l’assistance sous Aide : choisissez Dernière heure ou Dernières 24 heures, Préparer l’aperçu, relisez-le, Enregistrer, et envoyez le fichier. Il ne contient que des comptes et des contrôles, ni identités, ni identifiants, ni données d'activité.
6. Avant de changer quoi que ce soit d'important, faites l'export des données (ci-dessous).

À qui demander

L'export de secours

1. Ouvrez Rapports et choisissez Documents de l’espace.
2. Touchez Exporter les données (Excel). Cela demande la fonction Export des données (Excel) et le droit Exporter la comptabilité et les données. Vous obtenez un seul ZIP : un classeur avec un onglet par jeu de données, un manifeste qui compte les lignes, et les fichiers stockés.
3. Touchez Exporter la configuration (PDF) pour garder une trace des paramètres et, dans Espace, Exporter l'espace (XML) pour le plan et les réglages.

Bon à savoir

• Un export de données terminé est enregistré ; le domaine de préparation Export et restauration l'indique pendant 90 jours, puis précise que l'export est plus ancien.
• Le PDF est une trace, pas une sauvegarde. Seul le XML peut être réimporté, et il ne contient jamais ni membres ni argent.
• Gardez le fichier dans un endroit que vous seul pouvez ouvrir : il contient vos membres.

Voir aussi: Détails pour l'assistance · Quand quelque chose ne fonctionne pas · Exporter les données (Excel)

Vous décidez qui peut faire quoi, ce que paie chaque membre, et qui est prévenu de quoi. Vous le faites avec une deuxième personne, car les règles ne se révèlent que lorsque quelqu'un d'autre les rencontre.

Étapes

1. Jouez une validation avec une deuxième personne. Faites-en un administrateur, fixez une validation requise pour les réservations, puis réservez en tant que membre et laissez l'administrateur confirmer. Voir Règles de validation et Rôles.
2. Passez le nombre requis à deux et regardez la demande attendre. Puis rabaissez-le. Une règle qui exige plus de validateurs qu'il n'en existe laisse les demandes en attente pour toujours.
3. Écrivez d'abord les tarifs sur papier : niveaux d'abonnement en pourcentage, palier de chaque niveau, prix au-delà du quota. Saisissez-les ensuite dans Facturation, et attribuez le niveau au membre dans Membres et formules. Voir Membres et formules.
4. Donnez un niveau à la deuxième personne et laissez-la réserver au-delà de son quota. Lisez le relevé.
5. Testez les notifications : un message, une demande en attente, une réservation annulée. Voir Notifications.
6. Ouvrez Rôles et vérifiez ce qu'un administrateur peut faire. Retirez un droit et voyez ce qui disparaît pour lui.

Bon à savoir

• Les notifications dans l'app fonctionnent tout de suite. Les notifications push demandent en plus la configuration de l'opérateur : un test peut donc ne rien montrer sur un téléphone. Interrogez votre opérateur.
• Les relances de paiement automatiques s'exécutent une fois par jour sur le serveur quand l'installation a son planificateur, et aussi quand une personne autorisée ouvre les Finances.

C'est terminé quand

• Vous avez vu une demande franchir la validation que vous avez configurée, et une autre rester en attente.
• Vos tarifs tiennent sur une feuille et le relevé du membre d'essai correspond à votre calcul.
• Vous savez qui est prévenu de quoi.

Voir aussi: Règles de validation · Rôles et droits