Guide utilisateur

Vous voulez savoir à quoi sert l'application et ce que vous pouvez y faire. DesKilo répond à trois questions de tous les jours dans un espace partagé : où puis-je travailler, que dois-je, et qui doit valider ceci. Autour des espaces se trouve Moi, votre propre compte, qui vous suit dans chaque espace dont vous faites partie.

Dans un espace, ce que vous pouvez faire dépend de votre rôle. Les rôles s'additionnent : tout le monde est membre, et les autres viennent en plus.

Étapes

1. Ouvrez Réglages, appelé Mon compte quand vous n'administrez rien.
2. Choisissez Ce que vous pouvez faire ici.
3. Lisez quel rôle vous donne chaque capacité. Un membre voit Comme tous les membres ; un administrateur voit aussi Du rôle Administrateur·rice.

Bon à savoir

• Le propriétaire décide dans la matrice des rôles ce que les administrateurs et les autres rôles peuvent faire : deux espaces peuvent donc différer.
• Un espace peut avoir d'autres rôles que ceux-ci, par exemple un pour la facturation. Ils apparaissent dans la même liste.
• Aucune invitation ne fait de quelqu'un un propriétaire : seul un propriétaire existant peut accorder la propriété.

Voir aussi: La matrice des rôles · Rejoindre un espace

Vous voulez entrer, que ce soit pour la première ou la centième fois. Un seul compte fonctionne dans tous les espaces que vous rejoignez sur le même serveur.

Étapes

1. Ouvrez l'application. L'écran de connexion vous demande votre E-mail et votre Mot de passe.
2. Pour vous connecter, touchez Se connecter.
3. Pour créer un compte, touchez Nouveau ici ? Créez un compte, ajoutez un Nom affiché, puis touchez Créer le compte. Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères.
4. Si le serveur la propose, touchez Google sous ou continuer avec.
5. Certains serveurs demandent d'abord de confirmer votre adresse. L'écran Consultez vos e-mails indique qu'un lien a été envoyé : ouvrez-le sur cet appareil. Si rien n'arrive, regardez dans les courriers indésirables ou touchez Renvoyer l'e-mail.

Bon à savoir

• Le bouton en forme d'œil à côté du mot de passe affiche ou masque ce que vous saisissez.
• À votre première connexion, on vous demande de lire et d'accepter les conditions de confidentialité avant que quoi que ce soit s'ouvre.
• Un nouveau compte sans espace arrive sur Moi, où vous pouvez trouver, rejoindre ou créer un espace.
• Rejoindre sur invitation sur l'écran de connexion garde votre démarche en mémoire : vous créez votre compte, puis vous collez votre invitation.

Voir aussi: Réinitialiser un mot de passe oublié · Rejoindre un espace · Vos données, vos droits

Vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe. Vous recevez un code à usage unique par e-mail et vous l'utilisez pour en définir un nouveau. Il n'y a aucun lien à ouvrir : cela fonctionne donc même là où les liens n'ouvrent pas l'application.

Étapes

1. Sur l'écran de connexion, touchez Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez votre E-mail et touchez Envoyer le code.
3. Ouvrez l'e-mail et copiez le code.
4. Saisissez-le dans Code reçu par e-mail, choisissez un Nouveau mot de passe et touchez Définir le nouveau mot de passe.

Bon à savoir

• Le message Mot de passe mis à jour — vous êtes connecté. confirme que cela a fonctionné ; vous n'avez pas à vous reconnecter.
• Un code invalide ou expiré est refusé : demandez-en un nouveau.
• Si le code est accepté mais que le mot de passe n'est pas enregistré, touchez Réenregistrer le nouveau mot de passe.

Voir aussi: Créer un compte ou se connecter

Vous voulez jeter un coup d'œil avant de vous engager. La démo est un espace fictif, Atelier du Marché : les personnes, les réservations et les factures sont inventées, rien de ce que vous faites n'atteint un espace réel, et aucun compte n'est nécessaire.

Étapes

1. Sur l'écran de connexion, touchez Explorer l'espace de démonstration.
2. Lisez la note, puis touchez Commencer.
3. Utilisez la bande en haut pour choisir à travers quel regard vous explorez : Le propriétaire, Un membre ou Un administrateur. Chaque appui sur le nom passe au suivant.
4. Touchez Réinitialiser la démo pour tout remettre comme au départ.
5. Touchez Quitter la démo quand vous avez terminé.

Bon à savoir

• La bande porte la mention Démo et reste au-dessus de chaque écran : vous ne pouvez donc pas la confondre avec un espace réel.
• Voir le même écran en tant que propriétaire, administrateur et membre est le moyen le plus rapide de comprendre ce que chaque rôle peut faire.
• La démo reste sur cet appareil. La quitter ne crée pas de compte.
• Découvrir dans Moi liste l'espace de démonstration et deux voisins inventés, Le Quai Numérique et La Fabrique des Halles. Lisez une page et ses Formules et tarifs, demandez à rejoindre ou Écrire aux hôtes : c'est la démo qui répond, et personne de réel ne reçoit quoi que ce soit. En propriétaire ou en administrateur, Messages contient une demande de visite d'une inconnue, à laquelle répondre.

Voir aussi: Ce qu'est DesKilo et qui fait quoi · Créer un compte ou se connecter

On vous a donné un identifiant d'espace, un QR code ou un message d'invitation, et vous voulez entrer. Vous demandez à rejoindre l'espace comme membre, et un administrateur vous accepte.

Étapes

1. Connectez-vous, puis touchez Rejoindre avec un code sur Moi. Depuis l'écran de connexion, Rejoindre sur invitation vous y mène dès que vous avez un compte.
2. Sur Bienvenue sur DesKilo, laissez Rejoindre un espace sélectionné.
3. Saisissez l'identifiant de l'espace dans Code d'invitation, ou collez tout le message d'invitation : l'identifiant est trouvé automatiquement. Coller le lit dans le presse-papiers, et Scanner un QR code ouvre l'appareil photo sur un code imprimé.
4. Touchez Vérifier l’invitation. La carte Vérifiez avant d’adhérer indique l'espace, son serveur, le rôle proposé et si un administrateur doit approuver.
5. Touchez Rejoindre l’espace.

Bon à savoir

• Tant qu'un administrateur n'a pas approuvé, vous voyez Adhésion à l’espace en attente d’approbation. Vérifier à nouveau actualise l'écran, et vos autres espaces ainsi que votre compte restent disponibles.
• Vous rejoignez l'espace avec exactement le rôle que porte l'invitation. L'identifiant d'espace fait toujours entrer comme membre ; un code administrateur personnel ne sert qu'une fois, pour entrer comme administrateur.
• Un code expiré ou remplacé est expliqué à l'écran : demandez-en un à jour à son expéditeur.
• Dans un navigateur, l'appareil photo ne peut pas scanner : saisissez l'identifiant ou collez le message à la place.
• Si la carte indique un autre serveur, Utiliser ce serveur y bascule cet appareil.

Voir aussi: L'identifiant de l'espace · Moi : votre accueil et vos espaces

Vous animez une communauté et voulez un espace bien à vous. Vous en devenez aussitôt le propriétaire.

Étapes

1. Ouvrez Créer un espace depuis Créer un espace sur Moi.
2. Saisissez un Nom de l'espace, puis touchez Suivant. Utiliser les réglages proposés passe directement à la dernière étape.
3. À l'étape Où, choisissez le Pays ; la Devise et le Fuseau horaire s'y adaptent, et vous pouvez les modifier.
4. Sur le même écran, sous Que créer, choisissez Un espace de test, Un espace réel ou Une paire liée test et réel.
5. À l'étape Partir de, choisissez Espace vide pour dessiner votre propre plan, ou un modèle prêt à l'emploi.
6. À l'étape Confirmer, lisez ce qui va être créé et touchez Créer l'espace.

Bon à savoir

• Le sélecteur démarre sur Un espace de test, sans risque pour essayer : chaque écran et chaque document le signale, et il n'y a aucune facturation réelle. Un espace réel émet des factures qui sont dues.
• La paire vous donne deux espaces du même nom, l'un pour essayer et l'autre réel. Vous êtes propriétaire des deux.
• Si la réponse se perd en chemin, l'application conserve votre saisie et propose Relancer telle quelle : vous ne créez donc jamais l'espace deux fois.
• Le nouvel espace s'ouvre dès qu'il existe. Sa mise en place est détaillée dans les chapitres destinés aux propriétaires.

Voir aussi: Préparer un espace avec le questionnaire de mise en place · L'identifiant de l'espace

Vous n'avez pas de code mais aimeriez trouver un espace près de chez vous. Les espaces qui publient une page figurent dans un annuaire public.

Étapes

1. Touchez Trouver un espace de travail sur l'écran de connexion, ou ouvrez Découvrir sur Moi.
2. Saisissez un nom ou un lieu dans Rechercher des espaces.
3. Passez de la Carte à la Liste avec le bouton en haut.
4. Ouvrez un résultat pour lire sa page publique. Là, Demander un profil dans cet espace demande à le rejoindre, et Entrer ouvre un espace dont vous faites déjà partie.

Bon à savoir

• Seuls les espaces qui ont choisi d'être visibles sont listés. Dans la démo, la carte montre l'espace de démonstration et deux voisins inventés ; leur page, une demande pour les rejoindre et un message à leurs hôtes restent dans la démo.
• Vous pouvez regarder sans compte ; pour rejoindre un espace, il en faut un.

Voir aussi: Rejoindre un espace

Vous voulez un endroit unique qui montre qui vous êtes et tous les espaces dont vous faites partie. Moi est à vous seul et ne prend jamais les couleurs d'un espace. Sous votre nom, Mes espaces liste chaque espace sous forme d'une carte.

Étapes

1. Ouvrez Moi. Si vous devez de l'argent quelque part, une carte en haut indique À payer et ouvre vos finances.
2. Repérez votre espace sous Mes espaces. Un espace réel a un bouton Ouvrir l’espace ; un espace qui a un jumeau de test a aussi Espace de test.
3. Touchez le bouton pour entrer. L'écran se remplit de la couleur, du motif et du logo de l'espace, puis l'espace s'ouvre.
4. Touchez Rejoindre avec un code ou Créer un espace sous la liste pour en ajouter un autre.

Bon à savoir

• La petite horloge sur un bouton indique le côté que vous avez utilisé en dernier.
• Le petit nombre sur un bouton compte ce qui vous attend là-bas, côte à côte pour l'espace réel et son jumeau de test. Maintenez le bouton appuyé pour lire la phrase complète.
• Le motif sur le bord gauche de la carte est l'identité propre de l'espace. Si les animations sont désactivées, l'espace s'ouvre simplement.
• Un espace encore En attente d'approbation affiche cette mention à la place de votre rôle.
• Un espace hébergé sur un autre serveur affiche Ouvrir sur ce serveur ; l'ouvrir change de serveur et vous demande de vous y connecter.

Voir aussi: Mettre de l'ordre dans vos espaces · Profils : un compte, plusieurs espaces

Vous appartenez à plusieurs espaces et voulez votre propre ordre. Les cœurs, les groupes, les étoiles et l'ordre sont à vous et restent sur cet appareil.

Étapes

1. Sur Moi, touchez les trois points sur la carte d'un espace.
2. Choisissez Ajouter aux favoris : l'espace passe dans Favoris et affiche un cœur.
3. Choisissez Déplacer vers un groupe… pour le ranger dans un autre groupe, ou touchez le bouton en forme de dossier au-dessus de la liste pour Nouveau groupe.
4. Touchez l'une des cinq étoiles pour noter l'espace, ou Aucune note pour l'effacer.
5. Saisissez dans Rechercher mes espaces pour filtrer, et utilisez le bouton de tri pour choisir Mon ordre, Utilisés récemment, Mieux notés ou A–Z.

Bon à savoir

• Dans Mon ordre, maintenez une carte appuyée une seconde pour la faire glisser, ou utilisez Monter et Descendre.
• Touchez le nom d'un groupe pour le replier. Les groupes que vous avez créés peuvent être renommés ou supprimés depuis leur menu ; Favoris et Autres sont toujours là.
• Quitter cet espace se trouve dans le même menu. Vous cessez d'être membre ; les réservations, les factures et les messages restent dans l'espace. Les propriétaires transmettent d'abord l'espace.
• Gérer mes espaces, en bas, ouvre la liste des profils.

Voir aussi: Profils : un compte, plusieurs espaces · Effacer mes données

Un compte peut appartenir à de nombreux espaces. Chaque espace vous donne un profil : votre rôle et vos propres données. La liste des profils les affiche tous et décide avec lequel l'application s'ouvre.

Étapes

1. Ouvrez Profils, ou touchez Gérer mes espaces sur Moi.
2. Lisez chaque ligne : le nom de l'espace, votre rôle et l'environnement concerné.
3. Touchez une ligne pour basculer sur ce profil. La coche indique le Profil actif. L'application s'ouvrira avec lui la prochaine fois, sur tous vos appareils.
4. Pour faire d'un profil le profil par défaut sans y passer, touchez l'étoile (Utiliser par défaut au démarrage) ; touchez-la encore pour l'annuler.
5. Touchez Ajouter un profil pour rejoindre ou créer un espace de plus.

Bon à savoir

• Un espace avec un jumeau de test affiche une seule ligne qui se déplie en deux choix, Développement — pour essayer et Production — les factures sont dues. Touchez celui que vous voulez ; la coche suit.
• Tout ce que vous voyez dans l'application appartient à l'espace actif.
• Votre compte, votre photo et votre langue ne font pas partie d'un profil : ils se trouvent dans Moi et sont les mêmes partout.

Voir aussi: Moi : votre accueil et vos espaces · Rejoindre un espace

Vous êtes dans un espace et voulez atteindre un écran. Tout est dans un seul menu, et quelques boutons se trouvent en haut.

Étapes

1. Touchez le bouton ☰ en haut à gauche. Le menu s'ouvre avec le nom de votre espace, Retour à Moi et les destinations du quotidien : Réserver, Calendrier, Membres, Finances.
2. Touchez une destination pour l'ouvrir. Un nombre bleu à côté indique ce qui vous y attend.
3. Ouvrez Reporting, Membres et accès, Facturation et paiements ou Configurer l’espace pour voir les outils d'administration que votre rôle autorise.
4. En bas, Documents, Confidentialité et données et Réglages restent toujours à portée de main.
5. Touchez l'avatar en haut à droite, ou Retour à Moi, pour quitter l'espace et revenir à Moi.

Bon à savoir

• Les destinations vont et viennent selon les fonctionnalités que le propriétaire a activées et selon votre rôle. Un simple membre ne voit aucun des groupes d'administration.
• Lorsque votre espace a activé Événements, Événements en haut à droite (l'icône de plateau avec un compteur) rassemble ce qui s'est passé et ce qui attend votre décision ; lorsque le Calendrier contient les alertes, utilisez sa vue Alertes. Scanner un code d'espace et Modifier l'espace apparaissent sur l'écran Réserver quand vous pouvez les utiliser.
• Sur une fenêtre large, le menu reste ouvert en barre latérale. Une fenêtre étroite ou un texte agrandi utilisent le menu ☰.
• Dans les applications pour téléphones et ordinateurs, le Style de navigation dans Réglages permet de choisir la barre classique en bas avec le bouton rond Réserver. Faites glisser cette barre vers le bas pour un affichage plein écran ; faites glisser vers le haut, ou appuyez longuement sur le bouton Réserver, pour la faire revenir. Un navigateur utilise toujours le menu.

Voir aussi: Style de navigation · Moi : votre accueil et vos espaces

Vous ouvrez un espace et ne savez pas par où commencer. La carte Premiers pas vous indique une prochaine étape, et de courtes astuces expliquent chaque écran.

Étapes

1. Ouvrez Réserver. La carte Premiers pas dans votre espace apparaît en haut du plan.
2. Suivez l'action proposée, par exemple Choisir un créneau.
3. Touchez Pas maintenant pour la mettre de côté.
4. Pour la faire revenir, ouvrez le menu d'affichage en haut du plan, celui qui indique Plan, et choisissez Premiers pas.

Bon à savoir

• Pour un propriétaire ou un administrateur, la carte indique ce qui manque avant que quiconque puisse réserver, avec Terminer la mise en place.
• Les astuces sont de petites cartes sur chaque écran. Masquer l'astuce en cache une, et Astuce suivante en montre une autre.
• Vous pouvez réafficher toutes les astuces masquées avec Rétablir les astuces.

Voir aussi: Rétablir les astuces · S'orienter dans l'application

Vous voulez voir quelles places sont libres. Le hub Réserver s'ouvre sur le plan d'un niveau de votre espace, dessiné pour le jour et l'heure que vous regardez.

Étapes

1. Ouvrez Réserver.
2. Lisez le plan : chaque place porte son nom, un petit symbole et une couleur qui dit où elle en est.
3. Touchez une place pour agir dessus. Une place libre ouvre la feuille de réservation ; votre propre place propose le check-in et l'annulation ; la place de quelqu'un d'autre indique qui l'occupe et jusqu'à quand.
4. La légende sous la date explique les couleurs. Elle est identique sur le plan et dans les vues Jour, Semaine et Mois.

Bon à savoir

• Une place occupée montre qui s'y trouve : une initiale, ou une photo lorsque la personne en a mis une et que votre espace affiche les photos sur le plan. Un petit point vert signifie qu'elle utilise l'application en ce moment.
• Une table, une salle ou un niveau entier réservé le dit sur le plan, avec le nom de la personne qui le détient.
• Certains espaces affichent moins d'états : une place réservée et une place où l'on est arrivé ont alors le même aspect, et le blocage s'affiche Indisponible.
• Quand les dernières disponibilités n'ont pas pu être chargées, une bannière indique Hors ligne avec l'heure des dernières données et un bouton Réessayer, car une place affichée libre a pu être prise entre-temps.

Voir aussi: Choisir le jour et l'heure · La feuille de réservation

Vous voulez atteindre l'étage, la salle ou le bureau que vous avez en tête. Le plan peut être déplacé, agrandi et changé d'un niveau à l'autre.

Étapes

1. Touchez le nom du niveau en haut à droite du plan, par exemple Premier étage, et choisissez un autre niveau. Votre choix est conservé pour la prochaine ouverture du hub.
2. Zoomez avec deux doigts, ou avec Zoom avant et Zoom arrière. Faites glisser les barres de défilement le long des bords pour vous déplacer.
3. Touchez Ajuster le plan à l'écran pour ramener tout le niveau dans la vue.
4. Lisez le nom des salles dans le coin de chacune. Touchez une place à l'intérieur pour la réserver.

Bon à savoir

• Le sélecteur de niveau ne propose un menu que lorsque votre espace compte plus d'un niveau.
• Un niveau, une salle ou un bureau qui peut être réservé en entier a son propre bouton ou un double appui : voir Réserver une table, une salle ou un niveau entier.

Voir aussi: Voir les places sous forme de liste · Vue Jour

Vous préférez des lignes à un dessin, ou le plan est difficile à lire sur un petit écran. La liste montre les mêmes places, niveau par niveau et bureau par bureau.

Étapes

1. Dans Réserver, touchez Vue liste, le bouton à côté du menu d'affichage.
2. Trouvez la place. Chaque ligne la nomme et dit si elle est libre, réservée ou à vous.
3. Touchez Réserver sur une ligne libre pour ouvrir la feuille de réservation.
4. Pour revenir au dessin, touchez Vue plan.

Bon à savoir

• La liste suit le jour et l'heure que vous avez choisis, exactement comme le plan.
• Quand les favoris et les notes sont activés, chaque ligne porte aussi un cœur (Ajouter aux favoris) et des étoiles.

Voir aussi: Choisir le jour et l'heure · La feuille de réservation

Vous voulez réserver pour un autre jour, ou pour un moment qui n'est pas maintenant. Les deux rangées de commandes en haut du hub indiquent ce que vous regardez et quand.

Étapes

1. Touchez la date, par exemple 14 mai, et choisissez un jour dans le calendrier. Vous pouvez regarder jusqu'à un an à l'avance.
2. Choisissez l'heure. Si votre espace réserve à la demi-journée, touchez Matin, Après-midi ou Journée entière. S'il réserve à l'heure ou sur une plage libre, touchez la première heure pour définir De et la seconde pour définir À.
3. Lisez la ligne sous les commandes : elle nomme le jour, la période et les heures dans le fuseau horaire de l'espace, et dans le vôtre quand il diffère.
4. Pour revenir à aujourd'hui, touchez Maintenant.

Bon à savoir

• Les commandes que vous voyez suivent les règles de l'espace : certains espaces réservent à la demi-journée, d'autres à la journée seulement, d'autres à n'importe quelle heure sur une grille.
• Sur un téléphone, les pastilles de la partie de journée sont de petites icônes de demi-journée ou de journée entière. Maintenez-en une appuyée pour lire son nom et ses heures.
• Le plan répond pour l'heure que vous avez choisie : une place affichée libre l'est sur toute la durée.
• Lorsque les réservations se font à la demi-journée, la période sur laquelle vous commencez est votre période habituelle, définie dans Période de réservation par défaut.

Voir aussi: Le hub Réserver et le plan · Réserver une place

Vous voulez voir qui est où pendant la journée, et pas seulement à un instant donné. La vue Jour dispose chaque place en ligne le long des heures.

Étapes

1. Dans Réserver, ouvrez le menu d'affichage, qui indique d'abord Plan, et choisissez Jour.
2. Choisissez le jour avec le bouton de date. Choisissez un niveau avec les pastilles au-dessus des lignes : Tous les étages ou un seul niveau.
3. Lisez les barres. Chacune est une réservation, avec le nom de la personne qui la détient ; les vôtres ressortent dans la couleur de La mienne.
4. Touchez un créneau libre d'une ligne pour réserver cette place à l'heure que vous avez choisie. Touchez votre propre réservation pour ouvrir son détail ; touchez celle d'une autre personne pour voir qui l'occupe et jusqu'à quand.

Bon à savoir

• Un jour fermé est dessiné comme fermé et ne peut pas être réservé.
• Le menu derrière la commande Vue contient aussi Semaine et Mois.

Voir aussi: Vue Semaine · Modifier ou annuler une réservation

Vous voulez trouver une matinée ou un après-midi libre dans les jours qui viennent. La vue Semaine montre les places sur le côté et les jours de la semaine en travers.

Étapes

1. Ouvrez le menu d'affichage et choisissez Semaine.
2. Trouvez votre jour. Chaque jour compte deux cases côte à côte, le matin et l'après-midi. Une case remplie montre l'initiale de la personne qui la détient.
3. Touchez une case vide pour réserver cette moitié de journée sur cette place.
4. Touchez le nom d'un jour en haut pour passer à ce jour dans la vue Jour.

Bon à savoir

• Les jours fermés sont grisés et portent une marque de fermeture.
• Choisissez Tous les étages ou un seul niveau avec les pastilles au-dessus de la grille.

Voir aussi: Vue Jour · Vue Mois

Vous voulez savoir quels jours ont de la place. La vue Mois compte les places libres pour chaque jour.

Étapes

1. Ouvrez le menu d'affichage et choisissez Mois.
2. Lisez chaque jour : le nombre de places libres sur le total, par exemple 6/6. Les jours fermés indiquent Fermé.
3. Touchez un jour pour l'ouvrir dans la vue Jour, où vous voyez qui a réservé.

Bon à savoir

• Le décompte couvre tous les niveaux de l'espace.
• Aujourd'hui est entouré.

Voir aussi: Jours de fermeture et jours fériés · Vue Jour

Vous avez touché une place libre et la feuille s'ouvre. Elle montre ce que vous allez réserver et vous laisse l'ajuster avant de confirmer. La feuille ne fait que proposer : les règles de l'espace sont vérifiées à la confirmation.

Étapes

1. Lisez le résumé : l'espace, le niveau, le bureau et la place, la personne pour qui la réservation est faite, le jour, les heures et la répétition.
2. Ajustez la période. En demi-journées, touchez Matin, Après-midi ou Journée entière. Sur une grille horaire, définissez De et Jusqu'à ; sur une grille à la minute, un curseur nommé Durée règle la longueur.
3. Ouvrez Plus d'options pour répéter la réservation.
4. Si vous le souhaitez, ajoutez la place à vos favoris avec le cœur, ou notez-la avec les étoiles.
5. Touchez Réserver.

Bon à savoir

• Si la période choisie n'est pas autorisée, une ligne rouge sous la période en donne la raison et Réserver reste grisé.
• Si une autre réservation suit sur la même place, la feuille indique que la place est réservée à partir de cette heure et arrête votre réservation là.
• Les administrateurs voient Réserver pour et, pour bloquer une place, Gérer la ressource.
• Quand la période choisie inclut l'instant présent, un interrupteur Pointer tout de suite apparaît, désactivé par défaut.

Voir aussi: S'installer tout de suite quand vous êtes déjà sur place · Répéter une réservation · Réserver pour quelqu'un d'autre

Vous êtes devant une place libre et voulez la prendre tout de suite. Sur le plan du jour, la feuille de réservation propose deux actions côte à côte.

Étapes

1. Ouvrez Réserver sur aujourd'hui, sans autre heure choisie, et touchez une place libre.
2. En haut de la feuille, choisissez Réserver ou S'installer maintenant.
3. Réserver garde la période que vous avez choisie. S'installer maintenant passe à la période en cours et vous marque présent.
4. Touchez S'installer pour confirmer.

Bon à savoir

• Le check-in s'arrête là où commence la réservation suivante sur cette place, et la feuille vous l'indique.
• Un check-in sur place doit commencer aujourd'hui.
• Lorsque les réservations se font à la demi-journée, le check-in se termine avec la demi-journée en cours, ou avec la journée quand votre période habituelle est la journée entière.

Voir aussi: Check-in et check-out · Les règles que vous rencontrez en réservant

Il vous faut toute la table, toute la salle ou tout l'étage, pour une réunion ou une journée. Les espaces configurés pour cela peuvent être réservés d'un seul tenant.

Étapes

1. Sur le plan, touchez deux fois le bureau, la salle ou l'étage vide. Pour un niveau, vous pouvez aussi toucher Réserver le niveau, le bouton sous le sélecteur de niveau.
2. La feuille nomme l'espace, la période et le Prix par demi-journée lorsqu'il y en a un.
3. Touchez S'installer pour le prendre maintenant, ou Réserver pour le réserver sur la période affichée.
4. Dans la feuille de réservation qui s'ouvre, choisissez la période et touchez Réserver.

Bon à savoir

• Un membre a besoin du droit de réserver des espaces entiers ; les propriétaires et les administrateurs l'ont. Sans lui, la feuille indique Vous n'êtes pas autorisé à réserver une table, un bureau ou un niveau entier.
• Un espace entier ne peut pas être réservé tant qu'une de ses places est prise sur cette période, et aucune place ne peut être réservée tant que sa table, sa salle ou son niveau est réservé en entier.
• Lorsque le propriétaire exige une approbation, la réservation d'un espace entier bloque l'espace immédiatement et attend les validateurs ; s'ils la rejettent, elle est annulée.

Voir aussi: Quand une réservation attend une confirmation · Scanner un code d'espace

Vous voulez réserver une place au nom d'un membre. Les administrateurs peuvent choisir le membre dans la feuille de réservation.

Étapes

1. Touchez une place libre dans Réserver pour ouvrir la feuille de réservation.
2. Ouvrez Réserver pour et choisissez le membre.
3. Le résumé indique maintenant Réservation pour ce membre, et le bouton devient Envoyer pour confirmation.
4. Touchez Envoyer pour confirmation. Un message indique « Envoyé à » ce membre « pour confirmation ».

Bon à savoir

• Le membre doit accepter avant que la réservation existe. Il retrouve la demande dans son Calendrier et dans ses notifications.
• Une réservation faite pour quelqu'un d'autre n'est jamais pointée et ne peut pas être répétée.
• Le champ Réserver pour n'apparaît que si le propriétaire autorise les administrateurs à réserver pour des membres. Pour un niveau entier, le propriétaire décide qui peut l'attribuer.

Voir aussi: Quand une réservation attend une confirmation · Les décisions qui vous attendent dans le Calendrier

Vous êtes à la même place chaque mardi, ou chaque jour ouvré pendant un mois. Une réservation répétée crée toutes les dates d'un coup.

Étapes

1. Ouvrez la feuille de réservation sur une place libre et le premier jour voulu.
2. Ouvrez Plus d'options.
3. Dans Répéter, choisissez Tous les jours, Tous les jours ouvrés ou Chaque semaine. Par défaut, c'est Ne se répète pas.
4. Définissez Répéter jusqu'au, la dernière date. La feuille propose quatre semaines plus tard.
5. Touchez Réserver. Une boîte de dialogue indique combien de réservations ont été créées.

Bon à savoir

• Les dates qui n'ont pas pu être réservées sont listées dans la boîte de dialogue et ignorées. Les autres sont maintenues.
• Pour annuler une réservation répétée, ouvrez l'une de ses dates et choisissez Annuler cette occurrence ou Annuler celle-ci et les suivantes.
• Vous pouvez aussi transformer une réservation unique en réservation répétée depuis Modifier l'horaire dans son détail.
• La répétition n'est pas proposée quand vous réservez pour quelqu'un d'autre.

Voir aussi: Modifier ou annuler une réservation · La feuille de réservation

Vous voulez savoir pourquoi un jour ne peut pas être réservé. Votre espace est fermé certains jours de la semaine et les jours de fermeture que le propriétaire a ajoutés, comme les jours fériés.

Étapes

1. Choisissez le jour dans Réserver. Un jour fermé affiche une bannière, Fermé ce jour-là.
2. Touchez le raccourci de la bannière, qui indique « Afficher » et le prochain jour d'ouverture, pour y aller.
3. Dans Mois, les jours fermés indiquent Fermé ; dans Semaine, ils sont grisés avec une marque ; dans Jour, ils sont marqués comme fermés, sous l'entrée de légende Jour fermé.
4. Dans le Calendrier, les jours fermés sont barrés, et la liste du jour indique Fermé avec la raison quand le propriétaire en a donné une.

Bon à savoir

• Un jour fermé, les places portent le symbole de blocage et ne peuvent être ni réservées ni pointées.
• Les jours fériés apparaissent exactement comme n'importe quel autre jour de fermeture.

Voir aussi: Vue Mois · Jours de fermeture · Jours d'ouverture

Vous arrivez à votre place, et plus tard vous partez. Le check-in dit que vous êtes là ; le check-out libère ce dont vous n'avez plus besoin.

Étapes

1. Ouvrez Réserver, trouvez le jour de votre réservation et touchez votre propre place, celle marquée La mienne.
2. Touchez S'installer. S'il est grisé, il indique quand il ouvre, par exemple « Le check-in ouvre le 14 mai ».
3. Quand vous partez, touchez de nouveau votre place et touchez Partir. Le reste de la réservation est aussitôt libéré pour les autres.
4. La réservation indique alors Terminée : départ enregistré à l'heure du départ.

Bon à savoir

• Le check-in ouvre 15 minutes avant le début, ou un pas de grille avant lorsque la grille est plus large. Lorsque les réservations se font à la demi-journée, à la journée ou à l'heure réelle, il ouvre pour toute la journée de la réservation.
• Il se ferme à la fin de la réservation : Cette réservation est terminée — s'installer n'est plus possible.
• Si vous êtes encore pointé ailleurs, faites d'abord votre check-out là-bas.
• Avec le check-in et le check-out automatiques, une réservation que personne n'a pointée à l'arrivée ou au départ se termine d'elle-même une fois son heure passée. Sans eux, une réservation sans check-in indique Cette période est terminée sans arrivée enregistrée.
• À une borne murale, vous pointez avec votre badge ; voir Votre badge et Check-in par badge NFC.

Voir aussi: Scanner un code d'espace · Modifier ou annuler une réservation

Vous êtes devant un bureau, une salle ou une place qui porte une carte QR, ou une chaise avec une étiquette NFC. Scanner montre ce que vous pouvez faire là, sans chercher sur le plan.

Étapes

1. Dans Réserver, touchez Scanner un code d'espace, l'icône de scanner en haut de l'écran.
2. Pointez l'appareil photo vers la carte, ou saisissez le numéro imprimé dans Code et touchez Confirmer. Approchez votre téléphone de l'étiquette NFC d'une chaise lorsque l'appareil le permet.
3. Pour une place, choisissez Arrivée, Réserver ou Départ, les mêmes actions qu'à la borne, sans l'étape du badge.
4. Pour une table, un bureau ou un niveau, la feuille montre son état, sa période et son Prix par demi-journée ; touchez Arrivée, Réserver ou Voir sur le plan.

Bon à savoir

• Si quelqu'un d'autre détient l'espace, la feuille dit qui et propose d'écrire à cette personne.
• Un code qui n'est pas de cet espace de travail indique Ce n'est pas un code d'espace de cet espace de travail. Un espace supprimé indique Ce code ne correspond plus à aucun espace ici.
• Dans un navigateur, l'appareil photo n'est pas disponible : saisissez le code à la place. Une étiquette NFC n'identifie que des places.
• L'icône de scanner n'apparaît que lorsque votre espace utilise des codes QR.

Voir aussi: Réserver une table, une salle ou un niveau entier · Check-in et check-out

Vos plans ont changé. Vous pouvez déplacer une réservation, la raccourcir, la prolonger ou l'annuler, tant qu'elle n'a pas été utilisée.

Étapes

1. Ouvrez la réservation : touchez-la dans la vue Jour ou Semaine, dans le Calendrier, ou touchez Détails dans le message qui suit une réservation.
2. Pour une réservation qui n'a pas commencé, touchez Modifier l'horaire pour choisir une autre période, ou Annuler la réservation pour la supprimer.
3. Pour une réservation répétée, choisissez Annuler cette occurrence ou Annuler celle-ci et les suivantes.
4. Pour une réservation pour laquelle vous êtes pointé, Rester plus longtemps et Terminer plus tôt apparaissent lorsque les règles de l'espace autorisent une fin plus tardive ou plus précoce. Le début ne bouge pas.
5. Pour une réservation commencée, pointée ou terminée, et si votre espace autorise les demandes de suppression, touchez Demander la suppression, donnez un motif si vous le souhaitez, puis touchez Envoyer la demande.

Bon à savoir

• Demander la suppression ne supprime rien : un propriétaire ou un administrateur décide si le check-in a seulement été oublié, auquel cas la réservation reste, ou si la réservation n'a jamais été utilisée, auquel cas elle est supprimée.
• Un administrateur peut retirer la réservation de quelqu'un d'autre avec Retirer la réservation (outrepasser) ; le membre et les administrateurs en sont informés.
• Voir sur le plan conduit à la place sur le plan.

Voir aussi: Check-in et check-out · Enregistrer une réservation dans votre propre calendrier · Répéter une réservation

Vous voulez tout ce qui est daté au même endroit : vos réservations, vos check-ins, vos alertes, vos messages, vos paiements à venir. L'onglet Calendrier le liste par jour et chaque ligne ouvre sa source.

Étapes

1. Ouvrez Calendrier. Il s'ouvre sur l'Agenda : les 30 prochains jours, regroupés sous Aujourd'hui, Demain et les noms des jours.
2. Utilisez les flèches pour avancer de 30 jours à la fois, ou touchez la date pour un sélecteur de jour. Le bouton en haut à droite vous ramène à Aujourd'hui.
3. Touchez une ligne pour l'ouvrir : une réservation ouvre son détail, un message sa conversation, une facture sa fiche.
4. Réduisez la liste avec les pastilles en dessous, comme décrit dans Filtrer le Calendrier.

Bon à savoir

• Les réservations apparaissent pour tout le monde dans l'espace, car le plan montre l'occupation à tous. Les messages et l'argent restent privés pour vous et pour les personnes que les règles de l'espace autorisent.
• Un membre qui détient la permission sur les finances ou sur les membres peut basculer la liste sur un autre membre avec la pastille Moi. Ce que le serveur n'autorise pas s'affiche verrouillé, et non comme un jour vide.
• Si votre espace garde le calendrier simplifié, vous choisissez un jour ou une plage de jours au lieu des trois vues.

Voir aussi: Agenda, Semaine et Mois dans le Calendrier · Enregistrer une réservation dans votre propre calendrier

Vous voulez voir une semaine ou un mois d'un coup d'œil. Le Calendrier offre trois façons de regarder.

Étapes

1. Choisissez Agenda, Semaine ou Mois dans la barre du haut. Le quatrième bouton, Alertes, affiche vos alertes lorsque votre espace en propose.
2. Dans Semaine, touchez l'un des sept jours pour lire sa liste en dessous.
3. Dans Mois, touchez un jour dans la grille. Sous chaque jour, jusqu'à trois points montrent ce qu'il contient : réservations et présence, alertes et messages, argent. Aujourd'hui est entouré.
4. Les jours fermés sont grisés et barrés.

Bon à savoir

• Dans Mois, la liste en dessous ne montre que le jour sélectionné ; dans Semaine, elle liste toute la semaine.
• Les flèches avancent d'une semaine ou d'un mois, selon la vue.
• Le Calendrier montre aussi la date d'échéance d'un paiement et chaque dépense programmée qui arrive à échéance.

Voir aussi: L'onglet Calendrier · Jours de fermeture et jours fériés

On vous a demandé de confirmer quelque chose. Quand une réponse de votre part est nécessaire, elle est épinglée en haut du Calendrier, sous En attente de votre confirmation.

Étapes

1. Ouvrez Calendrier. Chaque décision en attente est une carte avec un court texte et la date d'envoi.
2. Lisez la carte. Elle peut indiquer le nombre de validations, par exemple 1/2 validations.
3. Touchez Accepter pour approuver, ou la croix pour refuser.
4. Ouvrez la vue Alertes pour voir toute la liste avec son historique.

Bon à savoir

• Le bouton Alertes dans la barre indique combien de décisions vous attendent.
• Une fois que vous avez répondu, la décision quitte le haut et apparaît dans la liste avec son issue.

Voir aussi: Quand une réservation attend une confirmation · Règles de validation

La liste est longue et vous ne cherchez que des réservations. Les pastilles sous la barre la réduisent.

Étapes

1. Touchez Mes réservations pour ne garder que vos propres réservations. Touchez-le de nouveau pour tout voir.
2. Ou choisissez des pastilles comme Réservations, Pointages et Départs ; Tous montre tous les types.
3. Pour annuler vos choix, touchez Réinitialiser les filtres, le bouton en forme d'entonnoir.
4. Une ligne au-dessus des pastilles répète ce que vous voyez, par exemple Moi · Réservations.

Bon à savoir

• Plusieurs pastilles peuvent être actives en même temps.
• Les pastilles proposées dépendent de ce que votre espace a activé, par exemple les validations.

Voir aussi: L'onglet Calendrier · Agenda, Semaine et Mois dans le Calendrier

Vous voulez une réservation dans le calendrier de votre téléphone ou de votre ordinateur. L'application écrit un fichier calendrier standard que Google, Outlook, Apple et d'autres savent importer.

Étapes

1. Ouvrez l'une de vos propres réservations, dans la vue Jour, la vue Semaine ou le Calendrier.
2. Touchez Enregistrer le fichier calendrier.
3. Lisez l'aperçu : l'Événement, Quand, Lieu, Statut et le nom du Fichier. Ouvrez Contenu du fichier pour lire le fichier lui-même.
4. Touchez Enregistrer. L'application enregistre le fichier, en général dans votre dossier de téléchargements, et vous indique où ; ouvrez-le avec votre calendrier.

Bon à savoir

• Le fichier contient l'heure, le lieu, le nom de l'espace et si la réservation est confirmée ou annulée. Aucun montant, aucun nom, aucune adresse e-mail.
• C'est un instantané : si la réservation change plus tard, un fichier déjà enregistré ne change pas.
• Si la réservation a changé entre l'aperçu et Enregistrer, rien n'est écrit et l'aperçu s'actualise.
• Votre propriétaire peut désactiver cette fonctionnalité.

Voir aussi: Modifier ou annuler une réservation · L'onglet Calendrier

Vous voulez voir qui fait partie de votre espace, qui est là aujourd'hui et qui va bientôt arriver.

Étapes

1. Ouvrez Membres depuis le menu (ou depuis la barre du bas si vous avez choisi le style de navigation classique).
2. Lisez chaque carte : photo ou initiales, nom, badge de rôle (Propriétaire ou Administrateur ; les simples membres n'en ont pas), la ligne de statut de la personne et deux petites pastilles.
3. Lisez les pastilles. La première concerne la réservation : Sur place avec la place, Réservé maintenant, ou la prochaine réservation (jour, heure, place). La seconde indique En ligne, ou quand la personne a été vue pour la dernière fois.
4. Touchez une carte pour ouvrir la page du membre.
5. Tirez la liste vers le bas pour l'actualiser.

Bon à savoir

• Seuls les membres actifs sont listés, par ordre alphabétique.
• Les administrateurs et les propriétaires voient aussi l'adresse e-mail de chaque personne sous son nom. Les membres, non : entre membres, le contact reste facultatif.
• Si votre propriétaire a configuré un groupe WhatsApp, une ligne Ouvrir le groupe WhatsApp se trouve au-dessus de la liste.

Voir aussi: La page d'un membre · Écrire à un membre

Vous voulez savoir si un collègue est là, quand il viendra la prochaine fois et comment le joindre.

Étapes

1. Touchez une carte dans Membres.
2. Lisez la carte du haut : photo, rôle, présence et la ligne de statut de la personne. Plus bas, vous voyez depuis combien de temps elle est membre.
3. Lisez En ce moment : si la personne est pointée, détient une réservation à cette minute, ou quand a lieu sa prochaine réservation. Touchez une réservation pour l'ouvrir.
4. Utilisez les boutons : Messages, Discuter sur WhatsApp et, pour les administrateurs, E-mail.

Bon à savoir

• Contact n'affiche un numéro WhatsApp que si la personne a choisi de le partager.
• Là où vous avez le droit de les voir, les chiffres financiers (factures ouvertes, paiements, mois en cours) figurent sur la même page. Vous voyez toujours les vôtres ; ceux d'une autre personne, seulement avec le droit de consulter les finances.
• Les administrateurs et les propriétaires ont aussi une zone Gérer avec Adhésion, Règles de réservation, Facturation et Badges et accès, chaque ligne montrant sa valeur actuelle.

Voir aussi: Écrire à un membre · Les actions du membre

Vous voulez poser une question à un collègue sans quitter l'espace.

Étapes

1. Ouvrez Membres, touchez une carte pour ouvrir la page du membre, puis touchez Messages.
2. Saisissez votre texte dans le champ Votre message.
3. Touchez Envoyer.

Bon à savoir

• Les messages se lisent du plus ancien au plus récent, sous des séparateurs de jour. Une coche sous votre message signifie qu'il a été remis ; une double coche bleue signifie qu'il a été lu.
• Touchez … à côté d'une bulle pour les actions sur le message (réagir avec un emoji, mettre en favori, copier, modifier dans les 15 minutes, transférer, supprimer). Le bouton trombone joint une réservation ou un espace ; l'autre personne voit un lien qui l'ouvre.
• Cela nécessite la fonctionnalité Notifications entre membres de votre espace.

Voir aussi: Messages

Vous voulez voir ce qui s'est passé dans l'espace, et ce qui attend une réponse.

Étapes

1. Touchez Événements dans la barre du haut (l'icône de plateau avec un nombre), ou ouvrez Événements depuis le menu. La page s'ouvre sur Alertes.
2. Lisez En attente de votre confirmation en haut : les demandes qui ont besoin de vous.
3. Lisez le fil en dessous. Chaque ligne dit ce qui s'est passé ; un sablier signifie en attente, une coche verte signifie confirmé. Les lignes d'argent indiquent qui les a validées et quand.
4. Réduisez le fil avec les pastilles : Tous, Messages, Réservation, Check-ins, Finances, Membres, puis Non lus ou Lus.
5. Touchez Type, Date ou Membre à côté de Regrouper par pour replier le fil en groupes ; touchez le symbole de groupe pour revenir à la liste à plat.

Bon à savoir

• Un événement est créé chaque fois que quelque chose est réservé, modifié ou annulé, qu'un paiement ou une dépense est enregistré, que des demi-journées supplémentaires ou une suppression sont demandées, qu'un rôle change ou que quelqu'un rejoint l'espace.
• Les membres voient leurs propres événements ; les administrateurs et les propriétaires voient ceux de tout le monde.
• Votre filtre est mémorisé. Le nombre sur le bouton Événements compte les nouveautés et les décisions qui vous attendent.
• Ouvrir ma messagerie, en haut, vous mène à vos conversations.

Voir aussi: Accepter ou refuser une demande · Règles de validation

Quelqu'un vous a demandé de confirmer quelque chose, et vous voulez répondre.

Étapes

1. Ouvrez Événements.
2. Trouvez la demande sous En attente de votre confirmation.
3. Touchez Accepter, ou la croix rouge pour Refuser.

Bon à savoir

• Quand un administrateur fait quelque chose pour vous (réserve une place, enregistre votre paiement), cela reste en attente jusqu'à ce que vous confirmiez. Ce que vous faites pour vous-même n'a jamais besoin de votre propre confirmation.
• Personne ne confirme sa propre demande : elle attend une autre personne, ou l'exception prévue par la règle (règles de validation).
• Après sept jours sans réponse, un acte qui crée ou modifie quelque chose (un administrateur qui réserve pour vous, par exemple) est confirmé automatiquement ; une suppression ou un débit expire à la place.
• Une ligne peut afficher un avancement comme « 1/2 validations » lorsque la règle en demande plusieurs.

Voir aussi: Événements et confirmations · Validations requises

Vous décidez, pour chaque type d'acte, si une personne doit d'abord le confirmer, et laquelle.

Étapes

1. Ouvrez Règles de validation (elles se trouvent aussi dans Réglages).
2. Lisez les trois groupes : Finances, Réservations et Personnes et rôles. Chacun indique ce qui reste inchangé tant que l'acte n'est pas accepté.
3. Lisez une carte de gauche à droite : quelqu'un demande, les personnes qui peuvent valider, puis c'est appliqué. Une carte indique Hérite de la règle par défaut ou Personnalisée.
4. Touchez une carte pour modifier sa règle. Touchez Règle par défaut pour changer ce dont toutes les autres cartes héritent.

Bon à savoir

• Une règle couvre des actes comme les paiements, les dépenses, les services, les demi-journées supplémentaires, les suppressions de réservation, les réservations, les changements de rôle, les nouveaux membres, les factures, les remboursements et les changements d'abonnement.
• Chaque décision est un événement : qui a décidé, quand, et sur quoi. Rien n'est validé en silence.
• La bannière du haut s'applique à toutes les règles : Personne ne valide le sien.
• Vous avez besoin de la permission de configurer les règles de validation ; les propriétaires l'ont toujours.

Voir aussi: Validations requises · La matrice des rôles

Vous choisissez combien de personnes doivent confirmer avant que l'acte soit appliqué.

Étapes

1. Touchez une carte dans Règles de validation.
2. Touchez le plus ou le moins à côté de Validations requises.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Une est le cas habituel ; deux est courant pour l'argent.
• Si vous demandez plus de validations qu'il n'y a de personnes pouvant les donner, la feuille avertit Pas assez de validateurs éligibles et n'enregistre pas : une règle que personne ne peut satisfaire bloquerait l'acte pour toujours.

Voir aussi: Qui peut valider

Vous choisissez quelles personnes ont le droit de donner la confirmation.

Étapes

1. Touchez une carte dans Règles de validation.
2. Sous Qui valide, choisissez Les admins, Personnes désignées ou Tous les membres.
3. Pour Les admins, laissez Les admins peuvent valider activé et choisissez Tous les admins ou touchez les noms d'administrateurs précis. Désactivez-le et seuls les propriétaires valident.
4. Pour Personnes désignées, choisissez exactement les personnes voulues.
5. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le propriétaire peut toujours valider.
• Une liste nommée est un choix délibéré : quelqu'un qui devient administrateur plus tard n'y est pas ajouté.
• Le choix de la portée apparaît lorsque votre espace a activé la fonctionnalité des portées de validation ; sinon, une règle fonctionne avec les administrateurs.

Voir aussi: Un propriétaire est requis

Pour certains actes, l'approbation d'un administrateur ne suffit pas.

Étapes

1. Touchez une carte dans Règles de validation.
2. Activez Le propriétaire doit toujours valider.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Au moins l'une des confirmations vient alors d'un propriétaire, quel que soit le nombre requis. La carte affiche « et le propriétaire, toujours ».

Voir aussi: Validations requises · Un propriétaire peut confirmer sa propre demande

Vous gérez seul un espace et devez pouvoir régler vos propres demandes.

Étapes

1. Touchez une carte dans Règles de validation.
2. Activez Le propriétaire peut valider le sien.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Désactivé, la demande d'un propriétaire attend quelqu'un d'autre. Activé, le propriétaire la règle lui-même.
• C'est la seule exception du propriétaire : un administrateur ne valide jamais son propre acte.
• L'interrupteur apparaît lorsque votre espace a activé la fonctionnalité de chaîne de validation.

Voir aussi: Valider automatiquement la demande d'un propriétaire

Vous voulez que les confirmations soient recueillies dans l'ordre, pour que la deuxième personne voie la décision de la première.

Étapes

1. Touchez une carte dans Règles de validation.
2. Activez L'une après l'autre.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La validation suivante est demandée une fois la précédente passée, et le suivi des validations numérote chaque étape.
• C'est plus lent ; utilisez-le quand l'ordre compte.
• Sur les règles d'argent, vous pouvez aussi définir Seulement au-delà de ce montant : les montants plus petits s'appliquent directement.

Voir aussi: Validations requises

Vous ne voulez pas d'une alerte pour une question déjà réglée.

Étapes

1. Dans Règles de validation, touchez la carte Suppression de réservation.
2. Activez Les propriétaires suppriment sans validation.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La demande de suppression d'un propriétaire se règle alors d'elle-même et reste marquée Validé automatiquement dans le fil, de sorte que la trace est continue.
• Cet interrupteur n'existe que sur la règle Suppression de réservation, et il est désactivé par défaut.

Voir aussi: Valider automatiquement la demande d'un administrateur

Vous voulez que les administrateurs suppriment leurs propres réservations sans attendre.

Étapes

1. Dans Règles de validation, touchez la carte Suppression de réservation.
2. Activez Les admins suppriment sans validation.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Il est indépendant de l'interrupteur du propriétaire : chaque propriétaire est aussi administrateur, donc un seul interrupteur ne pourrait pas dire « propriétaires oui, administrateurs non ».
• Désactivé par défaut, et uniquement pour les suppressions de réservation.

Voir aussi: Valider automatiquement la demande d'un propriétaire

Vous voulez toutes vos conversations dans une seule liste, quel que soit l'espace ou le serveur dont elles dépendent.

Étapes

1. Ouvrez Messages dans Moi.
2. Lisez chaque ligne : le titre, le contexte (par exemple « Dans » un espace, « De personne à personne », « Groupe »), le dernier message et le nombre de non lus.
3. Filtrez avec Tous, Non lus ou Archivés, ouvrez Favoris pour les messages que vous avez mis en favori, ou touchez la loupe pour chercher.
4. Maintenez une ligne appuyée pour Épingler en haut, Couper les notifications, Marquer comme non lu ou Archiver.
5. Touchez une ligne pour ouvrir la conversation.

Bon à savoir

• Les conversations de vos autres serveurs connectés apparaissent dans la même liste, avec le serveur nommé.
• Seules les personnes d'une conversation peuvent l'ouvrir ; les propriétaires et les administrateurs d'un espace ne peuvent pas la lire. Les messages ne sont pas chiffrés de bout en bout : la personne qui fait tourner le serveur où vit une conversation peut techniquement y accéder. Voir Vos données, vos droits.
• Un message que vous avez écrit affiche une coche lorsqu'il est remis et une double coche bleue une fois lu.
• Une conversation archivée garde son historique. Une conversation en sourdine reste silencieuse mais est toujours comptée.
• Depuis l'espace, Ouvrir ma messagerie (dans Alertes) mène ici.

Voir aussi: Écrire à un membre · Démarrer une conversation ou un groupe

Vous voulez écrire à quelqu'un de nouveau, ou à plusieurs personnes à la fois.

Étapes

1. Dans Messages, touchez Nouvelle conversation.
2. Saisissez un nom sous Rechercher des personnes disponibles et touchez la loupe.
3. Touchez la personne ; la discussion s'ouvre.
4. Pour un groupe, touchez plutôt Nouveau groupe, donnez-lui un Nom du groupe, ajoutez des personnes avec Ajouter des personnes et touchez Créer le groupe.

Bon à savoir

• Vous trouvez les personnes qui ont choisi d'être joignables : chacune décide sous Qui peut démarrer une conversation avec moi.
• Dans un groupe, touchez son nom pour voir les membres ; un administrateur peut ajouter ou retirer des personnes, le renommer ou n'autoriser que les administrateurs à écrire (Seuls les admins peuvent écrire). Chacun peut Quitter le groupe.
• Un long message est limité à 4 000 caractères.

Voir aussi: Demandes de message

Vous voulez qu'une personne cesse de vous voir et de vous écrire.

Étapes

1. Touchez Bloquer sur une demande de message, ou Bloquer cette personne dans une conversation.
2. Confirmez.
3. Pour annuler, ouvrez Moi, puis Personnes bloquées, et touchez Débloquer à côté du nom.

Bon à savoir

• Un blocage fonctionne dans les deux sens : ni l'un ni l'autre ne se voit ni ne se joint.
• La personne n'est pas informée.

Voir aussi: Demandes de message

Vous voulez savoir ce qui vous alerte, et couper les alertes sur cet appareil si vous préférez.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données.
2. Utilisez l'interrupteur Notifications push sur cet appareil pour activer ou désactiver les notifications push.
3. Pour faire taire une seule conversation, maintenez-la appuyée dans Messages et choisissez Couper les notifications.

Bon à savoir

• Vous êtes alerté des demandes qui attendent votre confirmation et des messages : dans le fil et sur la cloche, par push si votre installation a configuré le push et, dans l'application installée (pas dans le navigateur), par un rappel sur votre appareil 15 minutes avant une réservation pour laquelle vous ne vous êtes pas encore enregistré.
• DesKilo n'envoie aucun e-mail de lui-même : les seuls e-mails sont ceux de votre compte (confirmation d'inscription, réinitialisation du mot de passe).
• Le nombre sur la cloche et sur l'icône de l'application additionne vos confirmations en attente et vos messages non lus.
• Désactivé, l'application continue de fonctionner ; rien n'est envoyé à cet appareil. Il n'y a pas d'interrupteurs séparés par catégorie. Si votre système bloque les notifications de l'application, autorisez-les dans les réglages du système.

Voir aussi: Événements et confirmations · Vos données, vos droits

Vous voulez trouver des espaces qui se publient, et écrire à leurs hôtes.

Étapes

1. Ouvrez Découvrir dans Moi. Il s'ouvre sur la carte.
2. Saisissez un terme dans Rechercher des espaces et touchez la loupe.
3. Faites défiler les cartes sous la carte géographique, ou touchez le symbole d'épingle sur une carte pour Localiser sur la carte.
4. Touchez le bouton de liste pour passer à Liste, et le bouton de carte pour revenir à Carte.
5. Touchez un espace pour lire sa page publique : description, adresse, contacts, site web, plan public.
6. Utilisez Écrire aux hôtes, le bouton de discussion à côté d'un hôte, Entrer ou Demander un profil dans cet espace, selon ce que l'espace propose.

Bon à savoir

• Seuls les espaces dont le propriétaire a choisi Visible dans l’annuaire public apparaissent. Si aucun ne correspond, l'écran indique Aucun espace publié trouvé.
• Écrire à quelqu'un ou demander à rejoindre vous connecte d'abord au serveur de cet espace, et vous demande votre accord avant que quoi que ce soit soit envoyé.
• Vos messages avec des personnes d'autres serveurs apparaissent dans Messages ; gérez ces serveurs sous Serveurs connectés.
• Les propriétaires publient leur page depuis leurs réglages.

Voir aussi: Démarrer une conversation ou un groupe

Vous voulez que des personnes extérieures à vos espaces puissent lire quelques mots sur vous.

Étapes

1. Ouvrez Moi, puis la section Confidentialité.
2. Activez Profil public et confirmez Publier.
3. Touchez Copier le lien et partagez-le.
4. Désactivez-le à tout moment pour le retirer.

Bon à savoir

• Toute personne qui a le lien, connectée ou non, lit votre nom, votre profession et votre présentation. Les coordonnées, la présence et les espaces restent privés.
• Le lien vers un profil retiré ou inconnu indique Ce profil n'est pas public.
• Comment les autres me voient donne un aperçu de ce que voit chaque public.

Voir aussi: Qui peut voir mes données

Vous voulez savoir où se trouve un réglage avant de le chercher partout.

Étapes

1. Ouvrez Réglages. Si votre espace l'appelle Mon compte, c'est le même écran.
2. Restez sur Mes réglages pour tout ce qui vous concerne. Les propriétaires et les administrateurs voient aussi Gérer l’espace, qui contient la configuration de l'espace ; les membres qui n'administrent rien ne voient pas de second onglet.
3. Utilisez les trois raccourcis sous les onglets pour sauter directement : Mon compte, Mon adhésion, Avancé.
4. Ouvrez Retour à Moi pour revenir à votre page Moi.

Bon à savoir

• Mon compte est une courte carte : elle renvoie vers Moi, où se trouvent votre photo, votre langue, votre thème et vos connexions, pour tous les espaces.
• Mon adhésion concerne uniquement cet espace : ce que vous pouvez y faire, votre badge et votre code, votre statut, votre période de réservation par défaut, vos conditions de paiement et les documents.
• Avancé démarre replié. Il concerne cet appareil : le serveur, les notifications push, la caméra avant.
• Sous les sections, vous trouvez aussi Aide, la version de l'application, la politique de confidentialité et Se déconnecter.

Voir aussi: L'interrupteur propre à un espace · Votre propre serveur

Vous voulez l'anglais dans un espace et le français dans les autres, ou un thème sombre dans un seul d'entre eux.

Étapes

1. Ouvrez Réglages et regardez Mon compte.
2. Activez Uniquement pour cet espace. Les lignes de langue, de thème et de formats régionaux apparaissent juste là.
3. Modifiez ce que vous voulez. Cela ne s'applique qu'à cet espace.
4. Pour annuler, touchez Utiliser mes valeurs par défaut.

Bon à savoir

• Interrupteur désactivé, vous modifiez vos valeurs par défaut, celles qui s'appliquent partout.
• Un réglage que vous avez modifié uniquement pour cet espace est listé sous Dans cet espace dans la carte.
• L'interrupteur couvre la langue, l'apparence et les formats régionaux, rien d'autre.

Voir aussi: Langue de l'application · Thème · Nombres et dates

Vous voulez que l'on vous reconnaisse dans l'annuaire, sur le plan et dans les messages.

Étapes

1. Ouvrez Moi. Votre compte, ce sont les blocs Profil, Préférences, Avancé et Confidentialité de cette page.
2. Touchez Photo.
3. Choisissez Choisir une photo et sélectionnez une image, ou choisissez Supprimer la photo.

Bon à savoir

• La ligne indique Toucher pour ajouter une photo tant que vous n'en avez pas, puis Toucher pour changer.
• Qui voit votre photo, c'est vous qui le décidez : voir Qui me voit.
• Votre compte est le vôtre dans tous les espaces ; votre situation dans un espace se trouve dans ses Réglages.

Voir aussi: Profils · Qui me voit

Vous voulez que vos factures et vos courriers portent correctement votre nom et vos coordonnées.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez Informations personnelles.
2. Choisissez une Formule d’appel si vous en voulez une imprimée avant votre nom, puis remplissez Prénom, Nom, Société (facultatif), l'adresse, Téléphone et E-mail pour les documents.
3. Vérifiez Sur vos documents, qui montre comment cela sera imprimé.
4. Répondez aux éventuelles questions que votre espace ajoute sous son propre titre, puis touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Votre nom de famille et votre ville sont écrits en capitales, comme sur un courrier officiel.
• Un formulaire vide indique Pas encore renseignées.
• Les réponses aux questions de votre espace sont des données personnelles : elles font partie de votre export et sont effacées quand vous quittez l'espace.

Voir aussi: Votre adresse · Votre numéro de TVA

Vous voulez que les factures soient envoyées au bon endroit.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez Informations personnelles.
2. Remplissez Rue et numéro, Code postal et Ville.
3. Choisissez votre Pays, puis touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Lorsque votre espace n'utilise pas le formulaire d'informations personnelles, Moi affiche à la place une ligne Adresse plus simple avec un choix de Pays.
• L'adresse est imprimée sur vos factures.

Voir aussi: Informations personnelles

Vous êtes facturé en tant qu'entreprise et voulez que la facture indique votre numéro de TVA.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez Informations personnelles.
2. Saisissez votre numéro dans N° de TVA (facultatif).
3. Ajoutez votre SIRET / identifiant (facultatif) si vous en avez un, puis touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissez le champ vide si vous êtes un particulier.
• Qu'une facture porte de la TVA ou non dépend de ce numéro et du pays ; l'espace applique ses propres règles.

Voir aussi: Informations personnelles

Vous voulez savoir à quelles conditions vous êtes facturé.

Étapes

1. Ouvrez Réglages et, sous Mon adhésion, touchez Conditions de paiement.
2. Lisez le badge : Par défaut de l'espace, ou Propres au membre si des conditions ont été convenues avec vous.
3. Lisez les conditions : vous ne pouvez pas les modifier vous-même. Pour les faire changer, adressez-vous à un administrateur.

Bon à savoir

• Un administrateur ou un propriétaire disposant de l'autorisation propose un changement depuis votre fiche de membre : Demander un changement, uniquement les champs à modifier (un champ laissé vide garde la formulation de l'espace), un Motif (facultatif), puis Envoyer la demande.
• L'espace fixe ces conditions ; un changement passe par sa validation et s'applique une fois validé.

Voir aussi: Votre numéro de TVA

Vous voulez que vos collègues puissent vous joindre sur WhatsApp, ou cesser de partager le numéro.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez WhatsApp.
2. Saisissez votre numéro dans Numéro WhatsApp, avec l'indicatif du pays.
3. Touchez Enregistrer. Pour cesser de le partager, videz le champ et enregistrez.

Bon à savoir

• La ligne indique Non partagé tant que vous ne l'avez pas renseigné.
• Qui voit le numéro se règle sous WhatsApp et e-mail dans Qui me voit.
• La ligne n'apparaît que si votre espace utilise WhatsApp.

Voir aussi: Qui me voit

Vous voulez une courte ligne à côté de votre nom, comme « En appel · de retour à 14:00 ».

Étapes

1. Ouvrez Réglages et, sous Mon adhésion, touchez Statut.
2. Saisissez votre ligne dans Statut.
3. Touchez Enregistrer. Pour l'effacer, videz le champ et enregistrez.

Bon à savoir

• Elle est facultative et courte ; le champ vous arrête à sa limite.
• Les membres de vos espaces la voient dans l'annuaire des membres.
• Elle indique Aucun statut tant que vous n'en écrivez pas.

Voir aussi: Qui me voit

Vous voulez un badge ou une carte pour vous identifier à la porte ou à la borne.

Étapes

1. Ouvrez Réglages et, sous Mon adhésion, touchez Mon badge.
2. Touchez Nouveau badge pour obtenir votre code QR, puis Enregistrer en PDF pour l'imprimer, ou touchez Enregistrer une carte et approchez votre carte RFID ou NFC du dos de l'appareil.
3. Pour retirer un badge, touchez Révoquer.

Bon à savoir

• Un nouveau code QR n'est affiché qu'une seule fois : enregistrez-le tout de suite.
• Un badge révoqué cesse de fonctionner aussitôt. Émettez-en un nouveau plutôt que de chercher l'ancien.
• Me connecte est désactivé par défaut : un badge qui vous pointe ne vous connecte pas tant que vous ne l'avez pas activé, et il faut d'abord un code.
• Nouveau badge demande la fonction Badges QR et Enregistrer une carte la fonction Badges RFID / NFC ; votre espace peut n'en proposer qu'une.

Voir aussi: Le code de votre badge

Vous voulez vous connecter en scannant votre badge plutôt qu'en saisissant votre e-mail.

Étapes

1. Ouvrez Réglages et, sous Mon adhésion, touchez Mon code.
2. Choisissez Définir un code, saisissez-le dans Nouveau code, répétez-le dans Répétez-le et enregistrez.
3. Ouvrez Mon badge et activez Me connecte pour le badge voulu.

Bon à savoir

• La ligne indique Pas encore de code ou Code défini.
• Vous seul pouvez le définir, et personne, pas même un propriétaire, ne peut le relire.
• Modifier le code le remplace ; Supprimer le code désactive la connexion par badge pour tous vos badges.

Voir aussi: Votre badge

Vous voulez l'application dans votre langue.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez Langue.
2. Choisissez une langue, ou Par défaut du système pour suivre votre téléphone.

Bon à savoir

• Elle s'applique à tous les espaces, sauf si vous en choisissez une pour un seul espace avec Uniquement pour cet espace.
• Chaque langue est écrite dans son propre nom, vous pouvez donc toujours retrouver la vôtre.

Voir aussi: Nombres et dates

Vous voulez l'application plus claire ou plus sombre.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez Thème.
2. Choisissez Par défaut du système, Clair ou Sombre.

Bon à savoir

• Par défaut du système suit le réglage clair ou sombre de votre téléphone.
• Comme la langue, il peut être défini pour un seul espace.

Voir aussi: Langue de l'application

Vous voulez que les montants et les dates soient écrits comme vous les lisez, quelle que soit la langue de l'application.

Étapes

1. Ouvrez Région et formats.
2. Touchez Nombres et dates et choisissez une région, ou Automatique pour suivre la langue de l'application.
3. Vérifiez la ligne d'aperçu au-dessus : elle montre un montant, une date et une heure tels que vous les verrez.

Bon à savoir

• Il est indépendant de la langue : une application en anglais peut écrire des dates à la française.
• Il peut être défini pour un seul espace avec Uniquement pour cet espace.
• La ligne n'apparaît que si votre espace utilise Région et formats.

Voir aussi: Horloge

Vous préférez les heures sur 24 heures ou sur 12 heures.

Étapes

1. Ouvrez Région et formats.
2. Sous Horloge, choisissez Auto, 24h ou 12h.

Bon à savoir

• Auto fait comme votre région.
• Cela change la façon d'écrire les heures, jamais leur sens.
• La ligne n'apparaît que si votre espace utilise Région et formats.

Voir aussi: Afficher les heures dans mon fuseau

Vous voyagez et voulez les heures telles que votre propre horloge les montre.

Étapes

1. Ouvrez Région et formats.
2. Activez Afficher les heures dans mon fuseau.

Bon à savoir

• Désactivé, les heures sont dans le fuseau de l'espace, celui dans lequel les réservations se font. C'est le réglage par défaut.
• Activé, les heures suivent votre appareil et sont signalées partout où elles diffèrent de celles de l'espace.
• La ligne n'apparaît que si votre espace utilise Région et formats.

Voir aussi: Horloge

Vous avez masqué les astuces d'aide et vous voulez les retrouver.

Étapes

1. Ouvrez Moi.
2. Touchez Réafficher les astuces d'aide.

Bon à savoir

• Un message le confirme : Les astuces d'aide seront de nouveau affichées.
• Rien d'autre n'est réinitialisé.
• La ligne n'apparaît que si votre espace utilise des astuces d'aide.

Voir aussi: Comment les Réglages sont organisés

Vous scannez des badges avec une tablette fixée au mur dont la caméra arrière fait face au mur.

Étapes

1. Ouvrez Réglages et ouvrez Avancé.
2. Activez Scanner avec la caméra avant pour utiliser la caméra côté écran, ou désactivez-le pour la caméra arrière.

Bon à savoir

• Il est activé par défaut et ne s'applique qu'à cet appareil.

Voir aussi: Votre badge

Vous voulez vous connecter avec une autre identité, comme un compte Google, en plus de votre e-mail.

Étapes

1. Ouvrez Moi et touchez Comptes liés.
2. Touchez Lier à côté d'un fournisseur et terminez dans le navigateur.
3. Pour en retirer un, touchez Délier.

Bon à savoir

• Une identité liée affiche Lié.

Voir aussi: Profils

Vous voulez savoir qui peut lire quoi à votre sujet, et qui a réellement regardé.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données.
2. Touchez Qui peut voir mes données.
3. Lisez la règle de chaque catégorie, les personnes qu'elle désigne aujourd'hui, et Qui a consulté vos données.

Bon à savoir

• Vos données ne sont jamais suivies ni vendues. Ce sont les rôles qui décident qui les lit, et le serveur le fait respecter.
• La feuille énonce la règle ; il n'y a rien à activer dessus. Pour choisir ce que les autres membres voient de votre profil, utilisez Qui me voit.

Voir aussi: Qui me voit · Vos données, vos droits

Vous voulez décider, élément par élément, qui voit votre nom, votre présentation, vos coordonnées et votre présence.

Étapes

1. Ouvrez Moi et faites défiler jusqu'à Confidentialité, à la carte Qui me voit.
2. Touchez un élément : À propos de moi, Nom et photo, Métier et présentation, WhatsApp et e-mail, Présent dans l'espace aujourd'hui ou Qui peut démarrer une conversation avec moi.
3. Choisissez un public, par exemple Personne, Membres de mes espaces ou Membres d'espaces choisis, cochez des espaces si vous en avez choisi, et touchez Enregistrer.
4. Vérifiez Comment les autres me voient au bas de la carte.

Bon à savoir

• Rien n'est public tant que vous ne le choisissez pas.
• Élargir un public vous demande d'abord de confirmer.
• Personnes bloquées, sous la carte, liste les personnes que vous avez bloquées ; elles ne peuvent ni vous voir ni vous joindre, et vous ne pouvez pas les joindre. Touchez Débloquer pour annuler.
• Toute personne connectée n'est proposé que pour certains éléments, comme Nom et photo et Métier et présentation. WhatsApp et e-mail et Présent dans l'espace aujourd'hui ne vont jamais au-delà de vos propres espaces.

Voir aussi: Profil public · Qui peut voir mes données

Vous voulez une page avec votre nom et quelques mots que l'on puisse lire sans compte.

Étapes

1. Ouvrez Moi et trouvez Profil public dans la carte Qui me voit.
2. Activez-le et confirmez avec Publier.
3. Touchez Copier le lien pour le partager.

Bon à savoir

• Toute personne qui a le lien lit votre nom, votre profession et votre présentation. Les coordonnées, la présence et les espaces restent privés.
• Désactivé, les personnes non connectées ne voient rien de vous.

Voir aussi: Choisir qui me voit

Vous voulez une copie de tout ce que DesKilo détient à votre sujet.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données.
2. Touchez Exporter mes données.
3. Enregistrez ou partagez le fichier produit.

Bon à savoir

• C'est un seul fichier JSON, construit au moment où vous le demandez.
• La ligne n'apparaît que si votre espace propose l'export des données.

Voir aussi: Demandes d'exercice de droits

Vous voulez quitter un espace et faire effacer vos données.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données.
2. Touchez Quitter cet espace et effacer mes données.
3. Lisez ce que cela va faire, saisissez le mot de confirmation et touchez Effacer.

Bon à savoir

• Cela annule vos réservations en cours et vide vos messages dans cet espace. Votre profil est effacé si c'est votre dernier espace ; les réservations passées restent comme registre d'occupation de l'espace.
• Les pièces comptables sont conservées pendant la durée légale de conservation, par identifiant et non par nom.
• La ligne apparaît avec l'export des données. Elle est grisée pour un propriétaire, qui doit d'abord transmettre l'espace, sous Copropriété.

Voir aussi: Exporter mes données

Vous voulez demander à l'espace une copie, une correction, une limitation ou un effacement, et en garder une trace.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données et touchez Mes demandes d'exercice de droits.
2. Touchez Faire une demande et choisissez ce que vous demandez : voir une copie de vos données, les emporter ailleurs, les corriger, en limiter l'usage, vous opposer à un usage, ou les effacer.
3. Ajoutez des Précisions (facultatif) et touchez Envoyer la demande.

Bon à savoir

• L'espace répond dans un délai d'un mois civil ; la feuille indique la date.
• Chaque demande indique si elle a été reçue, prolongée (avec la nouvelle date et le motif), traitée ou refusée.

Voir aussi: Exporter mes données · Effacer mes données

Vous voulez cesser d'envoyer des notifications à cet appareil, ou les réactiver.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données.
2. Désactivez ou activez Notifications push sur cet appareil.

Bon à savoir

• Désactivé, l'application continue de fonctionner et rien n'est envoyé à cet appareil.
• Activé, l'adresse de cet appareil et chaque notification passent par le service de notifications push.

Voir aussi: Vos données, vos droits

Vous voulez relire ce que vous avez accepté au sujet de vos données.

Étapes

1. Ouvrez Confidentialité et données.
2. Touchez Vos données, vos droits.
3. Lisez le texte : ce qui est traité et où, ce qui n'est jamais fait, qui voit quoi, les messages, les notifications push, qui est responsable, pendant combien de temps, et vos droits.

Bon à savoir

• Il indique la date et la version que vous avez acceptées ; si le texte change, votre acceptation est de nouveau demandée.
• Politique de confidentialité, juste en dessous, ouvre la politique complète en ligne.

Voir aussi: Qui peut voir mes données

Par défaut, l'application utilise le service de DesKilo. Votre communauté peut faire tourner son propre serveur, et vous voulez vous y connecter.

Étapes

1. Ouvrez Réglages, puis Avancé, puis Serveur.
2. Choisissez Rejoindre une organisation existante.
3. Touchez Scanner un QR de serveur, ou collez le code dans Code serveur.
4. Enregistrez. L'application vous déconnecte et utilise le nouveau serveur à sa prochaine ouverture.

Bon à savoir

• Vous n'avez jamais besoin d'une clé d'administrateur.
• Utiliser le serveur de l'app vous ramène au serveur par défaut à tout moment.
• Votre compte vit sur un serveur, c'est pourquoi en changer vous déconnecte.

Voir aussi: Comment faire tourner le vôtre

Vous animez une communauté et voulez héberger DesKilo vous-même.

Étapes

1. Ouvrez l'écran Serveur et touchez Utiliser votre propre serveur.
2. Suivez les quatre étapes affichées : créez un projet sur supabase.com, installez le schéma, copiez l'URL du projet et la clé publiable, puis collez-les et Tester la connexion.
3. Ou touchez Créer une nouvelle instance pour la mise en place guidée.

Bon à savoir

• Le test vous dit ce qui ne va pas : adresse injoignable, clé refusée ou tables manquantes.
• Les membres rejoignent le même serveur en scannant le QR de cet écran.
• Le côté opérateur, les environnements et le déploiement, se trouve dans le chapitre avancé.

Voir aussi: Votre propre serveur

Vous voulez savoir où en est le mois : ce que vous avez utilisé, ce que cela coûte et ce qui reste à régler.

Étapes

1. Ouvrez Finances et restez sur Relevé.
2. Utilisez les flèches à côté du nom du mois pour parcourir les autres mois.
3. Lisez d'abord Solde : À régler en rouge signifie que vous devez cette somme, Réglé signifie qu'il ne reste rien.
4. Lisez ensuite Ce mois-ci : les jours utilisés sur les jours inclus dans votre formule, puis les jours restants.
5. Lisez les cartes suivantes : votre abonnement, les demi-journées supplémentaires, les services, les forfaits, les positions ouvertes et Paiements et crédits.

Bon à savoir

• Une matinée ou un après-midi réservé compte pour une demi-journée : vous pouvez donc voir des valeurs comme 0,5 jour.
• La carte indique aussi la règle de votre formule. En paiement à l'usage, elle affiche toujours le tarif des jours en plus ; avec les deux autres règles, elle vous invite à demander à un administrateur ou à acheter un forfait une fois tous vos jours utilisés.
• Une ligne marquée « en attente de validation » attend qu'une personne la confirme et n'est pas encore comptée.
• Touchez l'icône PDF à côté du mois pour exporter la facture.

Voir aussi: Payer ce que vous devez · Ce que chaque réservation a coûté

Vous voulez savoir quel chiffre croire une fois que l'espace vous a envoyé une facture pour un mois.

Étapes

1. Ouvrez Finances et remontez jusqu'au mois facturé avec la flèche de gauche.
2. Repérez la carte nommée Facture (ou Avoir quand le total est négatif) suivie de son numéro.
3. Lisez l'état sur la carte, puis Total de la facture ; une facture partiellement payée affiche aussi Déjà réglé et Restant dû.

Bon à savoir

• Dès qu'un mois est facturé, c'est la facture qui dit s'il est réglé. Le paiement qui la solde arrive en général un mois plus tard : le solde du mois lui-même n'est donc plus la référence.
• Un avoir indique « L'espace vous doit ce montant » : vous n'avez rien à payer.

Voir aussi: Vos factures

Vous voulez régler votre solde et savoir comment l'espace attend l'argent.

Étapes

1. Ouvrez Finances et choisissez Paiements.
2. Vérifiez Solde sous Payer ; les factures en retard, toutes périodes confondues, sont signalées au-dessus.
3. Lisez les Instructions de paiement : les coordonnées bancaires, la référence de paiement à indiquer et les autres moyens que l'espace accepte. Touchez un IBAN ou une valeur pour la copier.
4. Si le bouton est là, touchez Payer en ligne.
5. Une fois que vous avez payé autrement, enregistrez le paiement.

Bon à savoir

• Les instructions n'apparaissent que tant qu'une somme est due, et seulement si l'espace les a renseignées. S'il n'y a rien, demandez à votre administrateur comment payer.
• Un paiement en ligne que le prestataire n'a pas confirmé s'affiche comme Paiement en ligne en attente : le solde continue d'afficher ce qui est dû jusqu'à la confirmation.
• Sous Demandes, vous pouvez aussi soumettre une dépense, Demander des demi-journées supplémentaires ou, si votre formule fonctionne avec des forfaits, Acheter un forfait.

Voir aussi: Enregistrer un paiement · Soumettre une dépense

Vous avez payé par virement, en espèces ou autrement, et vous voulez que l'espace le sache.

Étapes

1. Ouvrez Finances, choisissez Paiements et touchez Enregistrer un paiement.
2. Saisissez le Montant.
3. Touchez le moyen utilisé : Virement, Espèces, PayPal, TWINT, Carte, Wero, Lydia, Wise ou Autre. Touchez-le à nouveau pour l'effacer.
4. Vérifiez Date du paiement et S’applique à, le mois que ce paiement règle.
5. Ajoutez une Note (facultatif), puis touchez Soumettre pour confirmation.

Bon à savoir

• Votre paiement n'est pas définitif à l'envoi. Il reste « en attente de validation » jusqu'à ce que les personnes choisies par l'espace le confirment, selon les Règles de validation. Alors seulement, il règle votre solde.
• La date de votre paiement ne peut pas être dans le futur. S’applique à peut aller jusqu'à un mois plus tard, pour payer d'avance.

Voir aussi: Payer ce que vous devez · Les alertes financières

Vous voulez retrouver une facture, voir si elle est payée et obtenir son PDF.

Étapes

1. Ouvrez Finances et choisissez Factures.
2. Lisez la liste, de la plus récente à la plus ancienne. Chaque ligne indique le numéro, une pastille d'état, le mois, la date et le montant.
3. Touchez une facture pour l'ouvrir.
4. Touchez Aperçu rapide pour la lire à l'écran, Télécharger le PDF pour l'enregistrer ou Partager le PDF pour l'envoyer.

Bon à savoir

• Les états sont En cours, En attente de validation, Payée, Partiellement payée, Partiellement payée · solde annulé et Remboursée. Une facture en cours indique son échéance ou son nombre de jours de retard, et combien de rappels vous avez reçus.
• Touchez l'icône de paiement sur une facture en cours pour aller à Paiements.
• Si la liste est vide, l'espace ne vous a pas encore facturé ; il facture un mois une fois celui-ci clôturé.
• Les factures ne se modifient pas. Une facture erronée est marquée Erronée et remplacée par une nouvelle, et l'erronée disparaît de votre liste. Quand des factures sont regroupées en une seule, la facture regroupée les remplace dans votre liste.

Voir aussi: Payer ce que vous devez · Vos finances dans tous vos espaces

Vous voulez voir, réservation par réservation, ce qui a été facturé ce mois-ci.

Étapes

1. Ouvrez Finances et choisissez Usage.
2. Choisissez le mois avec les flèches.
3. Lisez chaque carte : le jour, l'heure, la place, puis Réservé, Présent et Facturé.
4. Pour une réservation que vous avez quittée plus tôt, touchez Facturer le temps où j'étais là, ajoutez un motif si vous le souhaitez et touchez Demander.
5. Pour un récapitulatif du mois, touchez Rapport de consommation du mois.

Bon à savoir

• Une réservation où personne ne s'est enregistré est facturée en entier, et la carte le précise.
• Vous ne décidez jamais vous-même de votre demande : quelqu'un d'autre l'accepte ou la refuse. Une ligne corrigée continue d'afficher ce qu'elle était avant.
• Les administrateurs peuvent demander à Supprimer ce relevé.

Voir aussi: Les rapports · La fiche de réservation

Vous voulez voir ce qui vous attend côté argent, sans lire tout le fil.

Étapes

1. Ouvrez Finances.
2. Touchez Alertes financières, la ligne tout en haut. Le nombre sur la cloche indique combien d'alertes attendent.
3. Lisez la liste : les demandes que vous devez confirmer viennent en premier, puis les événements financiers.

Bon à savoir

• C'est la vue habituelle des alertes de Événements, déjà filtrée sur l'argent.
• Les paiements, dépenses et demi-journées supplémentaires que vous avez soumis apparaissent ici tant qu'ils attendent une confirmation, avec le nom de la personne qui les a validés ou refusés.
• La ligne apparaît quand la fonction Onglet Événements est activée.

Voir aussi: Approuver ou refuser une dépense

Vous voulez un document sur votre propre argent, à lire, à garder ou à envoyer à votre comptable.

Étapes

1. Ouvrez Finances et choisissez Documents.
2. Choisissez le mois avec les flèches, pour les rapports qui dépendent d'un mois.
3. Touchez un rapport : Mes conditions, Rapport des paiements, Rapport de consommation ou Relevé du mois (PDF).
4. Choisissez Aperçu rapide, Télécharger le PDF ou Partager le PDF.

Bon à savoir

• Les trois mêmes choix apparaissent sur chaque rapport et chaque facture.
• Aperçu rapide affiche le document à l'écran sans rien enregistrer.
• Un rapport que vous ne voyez pas n'est pas activé dans votre espace.

Voir aussi: Vos factures · Vos conditions négociées

Vous voulez savoir si vous payez le tarif de l'espace ou un prix convenu rien que pour vous.

Étapes

1. Ouvrez Finances et choisissez Documents.
2. Lisez Mes conditions négociées : pour Abonnement mensuel, Dépassement par demi-journée et Remise sur les suppléments, Tarif indique ce que tout le monde paie et La mienne ce que vous payez.
3. Touchez Qui peut voir ceci pour savoir qui peut lire vos prix.

Bon à savoir

• « Vous êtes au tarif de l'espace » signifie qu'aucun accord ne s'applique ; votre colonne affiche un tiret.
• Quand un accord s'applique, la carte indique depuis quel mois, et le tarif est barré.
• Un accord proposé pour vous attend « en attente de validation » et ne s'applique qu'une fois validé.
• Vous ne pouvez pas modifier un accord ici ; c'est un administrateur qui le propose. Voir Négociation tarifaire.

Voir aussi: Lire votre relevé

Vous avez payé quelque chose pour l'espace et vous voulez que l'espace vous rembourse.

Étapes

1. Ouvrez Finances, choisissez Paiements et touchez Soumettre une dépense.
2. Saisissez le Montant.
3. Choisissez une Catégorie : Café et cuisine, Équipement, Fournitures ou Autre.
4. Écrivez une Description.
5. Si vous avez acheté quelque chose que les membres utiliseront, activez C'est une fourniture pour l'espace (l'option apparaît quand votre espace a activé Fournitures via les dépenses) et indiquez l'article, la quantité et le prix unitaire.
6. Touchez Soumettre pour confirmation.

Bon à savoir

• Vous voyez « Dépense soumise — en attente d'approbation ». La dépense ne compte qu'une fois confirmée.
• Une fourniture confirmée est mise en rayon comme un service : les membres qui l'utilisent la paient.
• Dans un espace assujetti à la TVA où TVA déductible est activée, choisissez la TVA sur cette dépense et la Part déductible (%) — 100 % sauf si une partie de la dépense est privée ou sert une activité exonérée. Une fois la dépense approuvée, sa TVA déductible est retranchée sur la déclaration de TVA du mois de l'approbation. Activez Une immobilisation pour un équipement que l'espace garde et amortit : sa TVA est déclarée sur sa propre ligne (ligne 19 de la CA3). Une dépense programmée pose la même question une fois, et chaque échéance la reprend.
• Les coûts récurrents ont leur propre entrée, Dépenses programmées, à côté de ce bouton.

Voir aussi: Approuver ou refuser une dépense

Une dépense attend et vous décidez si l'espace la paie.

Étapes

1. Ouvrez Événements, ou touchez Alertes financières dans Finances.
2. Cherchez sous En attente de votre confirmation la ligne qui indique le montant et le membre.
3. Touchez Accepter pour la confirmer, ou la croix pour Refuser.

Bon à savoir

• Certaines dépenses demandent plus d'une validation. La ligne indique combien sont faites, par exemple « 1/2 validations ».
• Qui peut valider, et combien de validations sont nécessaires, se règle dans les Règles de validation.
• Chaque décision reste sur la ligne : qui a confirmé ou refusé, et quand. Le membre voit le résultat.
• Alertes financières dans Finances n'apparaît que lorsque la fonction Onglet Événements est activée.

Voir aussi: Les alertes financières

Vous émettez et relancez les factures de tout l'espace et vous voulez savoir par où commencer.

Étapes

1. Ouvrez Facturation.
2. Lisez les onglets : À facturer liste les membres à facturer pour le mois, En cours les factures émises et impayées, et Archives celles qui sont closes.
3. Lisez la ligne de quatre étapes sous la bannière : À émettre, À encaisser, À confirmer et Closes, avec un nombre pour chacune.
4. Touchez Assistant de clôture pour facturer un mois, ou Nouvelle facture pour une seule.
5. Touchez l'icône d'outils pour le registre des factures, les règles de rappel, le modèle PDF de facture et Mes finances.

Bon à savoir

• Les factures ne sont jamais modifiées ni supprimées. Une facture erronée est marquée comme telle et remplacée.
• Le processus complet, de la clôture du mois au règlement et aux rappels, est décrit au chapitre 08 : Règles de rappel et Le modèle PDF de facture sont de bons endroits pour poursuivre.

Voir aussi: Règles de rappel

Vous voulez donner au bâtiment ses étages, dans l'ordre que l'on attend. L'Éditeur d'espace liste tous les étages de l'espace.

Étapes

1. Ouvrez l'Éditeur d'espace, ou touchez Modifier l'espace sur l'écran Réserver.
2. Touchez Ajouter un étage, saisissez le nom et touchez Enregistrer.
3. Faites glisser la poignée à gauche d'un étage pour changer l'ordre.
4. Touchez les trois points (Actions de l'étage) pour Renommer ou Supprimer un étage.
5. Touchez un étage pour y dessiner.

Bon à savoir

• Supprimer un étage supprime tous les bureaux, tables et places qui s'y trouvent. La confirmation indique ce que deviennent les réservations qui les concernent.
• La ligne sous chaque étage indique s'il est Réservable en entier ou Non réservable en entier.
• Sans aucun étage, l'éditeur affiche Aucun étage pour l'instant. Ajoutez le premier étage de votre espace.

Voir aussi: Réserver un étage entier · Dessiner pièces, tables et places

Vous voulez qu'une équipe puisse prendre un étage complet pour une journée.

Étapes

1. Dans l'Éditeur d'espace, touchez le bouton de couches sur la ligne de l'étage.
2. Activez Réservable en entier.
3. Saisissez le Prix par demi-journée.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le bouton de couches est plein quand l'étage est réservable en entier.
• Réserver un étage, un bureau ou une table en entier demande aussi la fonctionnalité Réservations de table, bureau et niveau. Chaque membre doit avoir le droit de réserver un niveau ; les administrateurs l'ont automatiquement. Voir Un interrupteur de fonctionnalité.

Voir aussi: Propriétés d'un bureau ou d'une table

Vous voulez que le plan à l'écran ressemble à l'étage réel. Tout se place dans une pièce : vous dessinez une pièce, y mettez des tables, puis des places sur les tables.

Étapes

1. Ouvrez un étage depuis l'Éditeur d'espace. Un étage vide propose Dessiner la première pièce.
2. Touchez Bureau et faites glisser sur la grille pour dessiner une pièce.
3. Touchez Table et faites glisser dans la pièce pour dessiner une table.
4. Touchez Place, puis touchez une table pour y ajouter une place.
5. Touchez Image, puis touchez l'endroit où une illustration doit se trouver.
6. Touchez un élément pour le sélectionner. La barre du bas propose Dupliquer, Propriétés et Supprimer.

Bon à savoir

• Toucher une deuxième fois l'outil actif le repose, et le canevas revient à la sélection.
• L'application refuse une forme qui Chevauche un élément existant. ou qui Doit être entièrement à l'intérieur d'un bureau. Les places ne peuvent aller que sur une table, et une table pleine indique Plus de place sur cette table.
• Le bouton image en haut à droite définit, remplace ou retire l'Image de fond de l'étage, par exemple un scan du plan réel.
• Supprimer une pièce supprime aussi ses tables et ses places.

Voir aussi: Propriétés d'une place · Transparence des tables

Vous voulez qu'une pièce ou une table porte son propre nom et puisse être réservée d'un seul bloc.

Étapes

1. Sélectionnez le bureau ou la table sur l'étage et touchez Propriétés.
2. Modifiez Nom du bureau (ou Nom de la table).
3. Activez Réservable en entier si l'on peut le réserver au complet, avec tout ce qu'il contient.
4. Saisissez le Prix par demi-journée qui apparaît.
5. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le champ du prix n'apparaît que lorsque l'interrupteur est activé.
• Une pièce réservable en entier ne peut être réservée que si rien de ce qu'elle contient n'est réservé.

Voir aussi: Réserver un étage entier · Propriétés d'une place

Vous voulez qu'une place indique de quel côté la chaise est tournée, ce qui l'accompagne et quand elle est hors service.

Étapes

1. Sélectionnez la place sur l'étage et touchez Propriétés.
2. Modifiez Nom de la place.
3. Choisissez le Sens d'assise : la flèche montre de quel côté la chaise est tournée sur le plan.
4. Choisissez un Type de chaise.
5. Touchez les Accessoires qui appartiennent à cette place. Un prix affiché à côté d'un accessoire est un supplément par demi-journée.
6. Si la place porte un tag, saisissez son numéro dans Tag NFC/RFID, ou utilisez Lire un tag maintenant. Le champ du tag apparaît quand la fonctionnalité Tags NFC/RFID des chaises est activée, et la lecture demande un appareil capable de lire les tags.
7. Activez Bloquée (maintenance) pour mettre la place hors service, puis touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Un numéro de tag ne peut appartenir qu'à une seule chaise : Ce tag est déjà associé à une autre chaise.
• Sans aucun accessoire, la feuille propose Aucun équipement — les configurer.

Voir aussi: Pointage par badge NFC

Vous voulez que l'on trouve votre espace et que l'on demande à le rejoindre. L'écran ID de l'espace et QR présente l'invitation de membre : un code QR et l'ID qui s'y cache.

Étapes

1. Ouvrez ID de l'espace et QR. L'onglet Invitation membre s'affiche.
2. Touchez Copier l'ID pour le coller où vous voulez, ou Partager en PNG pour imprimer ou afficher le code QR.
3. Pour choisir un ID facile à retenir, touchez Changer l'ID de l'espace, saisissez 4 à 20 lettres ou chiffres et touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• L'ID est unique dans tout DesKilo. S'il est déjà pris, ou s'il n'a pas 4 à 20 lettres ou chiffres, l'application répond ID refusé.
• Toute personne qui scanne le code ou saisit l'ID demande à rejoindre l'espace comme membre. Personne n'entre sans approbation.
• Une fois l'ID changé, l'ancien cesse de fonctionner. Imprimez de nouveau le code QR.
• L'onglet Invitation administrateur·rice est réservé aux propriétaires et copropriétaires.

Voir aussi: Invitation administrateur · Inviter quelqu'un

Vous voulez accueillir une personne qui vous aidera à faire vivre l'espace. L'onglet Invitation administrateur·rice vous donne un code valable pour une seule personne.

Étapes

1. Ouvrez ID de l'espace et QR et touchez Invitation administrateur·rice.
2. Remettez le code, ou son QR, à la personne concernée.
3. Pour l'administrateur suivant, touchez Nouveau code administrateur·rice.

Bon à savoir

• Le code admet une seule personne comme administrateur, puis il expire.
• Il n'y a pas d'invitation de propriétaire. Seul un propriétaire peut accorder la propriété, dans Membres et forfaits.

Voir aussi: L'ID de l'espace · La matrice des rôles

Vous voulez envoyer une invitation chaleureuse et toute prête plutôt qu'un simple code.

Étapes

1. Sur ID de l'espace et QR, touchez Inviter quelqu'un.
2. Remplissez Prénom (facultatif), Nom (facultatif) et, si vous le souhaitez, le numéro de téléphone.
3. Sous Rôles à l'arrivée, touchez chaque rôle que cette personne doit recevoir en rejoignant l'espace.
4. Choisissez la Langue du message.
5. Envoyez-le avec WhatsApp, SMS ou Partager….

Bon à savoir

• Le message explique les étapes : télécharger, créer un compte, rejoindre. Il est écrit dans la langue que vous choisissez, et part de celle définie comme Langue de l'espace.
• Chaque message porte son propre code personnel. Vous pouvez écrire votre propre texte sous Message d'invitation.

Voir aussi: L'ID de l'espace

Vous voulez que l'espace ne soit ouvert que les jours où vous travaillez. L'écran Disponibilité commence par les jours de la semaine.

Étapes

1. Ouvrez Disponibilité.
2. Sous Jours d'ouverture, touchez un jour pour l'ouvrir ou le fermer.

Bon à savoir

• Au moins un jour de la semaine doit rester ouvert.
• Une réservation qui touche un jour fermé est refusée, et le plan dessine ce jour comme fermé.

Voir aussi: Jours de fermeture · Granularité

Vous voulez que les réservations suivent un rythme qui convient à votre espace : demi-journées, journées entières, ou à l'heure que l'on veut.

Étapes

1. Ouvrez Disponibilité.
2. Sous Granularité de réservation, choisissez la forme d'une réservation.

Bon à savoir

• Les choix sont Plage horaire libre, Créneaux de 5 minutes, Créneaux de 15 minutes, Créneaux de 30 minutes, Créneaux d'une heure, Demi-journées (matin et après-midi), Journées entières uniquement et Heures réelles (de–à exact, demi/journées en raccourcis). Heures réelles apparaît quand la fonctionnalité Horaires de travail est activée.
• Le plan, la feuille de réservation, un code scanné et la borne ne proposent que ce que la granularité permet.

Voir aussi: Horaires de travail

Vous voulez qu'une matinée, un après-midi et une journée signifient la même chose partout.

Étapes

1. Ouvrez Disponibilité.
2. Sous Horaires de travail, touchez Début de journée, Limite de demi-journée et Fin de journée et réglez chaque heure.
3. Avec la granularité Heures réelles, réglez aussi Heures facturées comme demi-journée et Heures facturées comme journée complète.

Bon à savoir

• Les fenêtres de demi-journée et de journée dans les réservations, le pointage et la facturation suivent ces horaires.
• La petite étiquette sous le titre indique si les horaires sont ceux du produit, viennent d'un modèle ou sont les vôtres. Revenir au modèle et Revenir à la valeur par défaut les rétablissent.
• La journée doit suivre l'ordre : début, puis limite de demi-journée, puis fin.
• Cette section fait partie de la fonctionnalité Horaires de travail.

Voir aussi: En dehors des heures d'ouverture

Vous voulez fermer l'espace pour un jour férié, une semaine d'août ou le passage du plombier, sans que personne ne puisse réserver.

Étapes

1. Ouvrez Disponibilité et allez à Jours de fermeture.
2. Touchez Ajouter un jour de fermeture, choisissez la date et, si vous le souhaitez, un Motif (facultatif).
3. Pour en retirer un, touchez la corbeille à côté.

Bon à savoir

• Une réservation un jour de fermeture est refusée et le motif s'affiche.
• Les jours déjà facturés ne peuvent pas être transformés en jours de fermeture par le générateur de jours fériés.

Voir aussi: Jours fériés

Vous voulez assouplir ou durcir les règles de réservation. Ce que vous réglez ici vaut pour toutes les façons de réserver : l'application, un code scanné et la borne.

Étapes

1. Ouvrez Disponibilité et allez à Règles de réservation.
2. Activez ou désactivez les règles voulues.
3. Sous En dehors des heures d'ouverture et Limites de réservation, réglez le reste.

Bon à savoir

• Les deux interrupteurs sont désactivés par défaut.
• Cette section fait partie de la fonctionnalité Règles de réservation.
• La ligne Ce que le plan distingue en dessous explique les états que les membres voient sur le plan.

Voir aussi: Autoriser les réservations passées · Les admins peuvent faire le check-out des membres · Limites de réservation

Vous voulez dire ce qui se passe quand quelqu'un arrive tôt ou reste tard. Une seule réponse vaut pour toutes les granularités.

Étapes

1. Dans Disponibilité, trouvez En dehors des heures d'ouverture.
2. Choisissez Désactivé, Spontané uniquement, Libre ou Facturé.

Bon à savoir

• Désactivé : rien en dehors des horaires, ni réservation à l'avance, ni arrivée spontanée.
• Spontané uniquement : les pointages sans réservation restent possibles, heures supplémentaires du soir comprises, mais réserver à l'avance en dehors des horaires est refusé.
• Libre : permis, jamais compté et jamais facturé.
• Facturé : permis et compté comme un usage ordinaire, sauf un jour où le membre a déjà une réservation classique.
• Une réservation qui touche les horaires de travail est une réservation ordinaire.

Voir aussi: Horaires de travail

Vous voulez dire jusqu'à quand à l'avance on peut réserver, quelle durée minimale et maximale une réservation peut avoir, et combien on peut en détenir en même temps.

Étapes

1. Dans Disponibilité, trouvez Réservations simultanées par membre et utilisez les boutons moins et plus.
2. Sous Limites de réservation, réglez Horizon de réservation, Durée minimale et Durée maximale.

Bon à savoir

• Réservations simultanées par membre est le nombre de réservations qui se chevauchent qu'un membre peut détenir. 1 garde une seule place à la fois.
• Une réservation se termine le jour où elle commence : une journée entière est donc le maximum.
• Le minimum ne peut pas dépasser le maximum, sinon aucune réservation ne serait acceptée. L'écran vous avertit.
• Chaque refus nomme la limite et sa valeur.

Voir aussi: Règles de réservation

Vous voulez une vue d'ensemble de ce que l'espace sait faire, et activer d'un coup tout un domaine. L'écran Fonctionnalités s'ouvre sur une carte par processus métier.

Étapes

1. Ouvrez Fonctionnalités. La vue Processus s'affiche.
2. Lisez chaque carte : son état, combien de sous-processus sont actifs et combien de fonctionnalités sont activées.
3. Ouvrez une carte et touchez Activer ou Désactiver pour le processus entier ou un sous-processus.
4. Lisez l'aperçu, puis confirmez.

Bon à savoir

• Une carte est Active quand toutes ses fonctionnalités marchent, Partiel quand certaines marchent, Disponible quand aucune n'est encore activée, et À examiner quand une fonctionnalité est activée mais attend un prérequis désactivé.
• Les pastilles Tous, Actif, Disponible et À examiner réduisent les cartes, et Rechercher processus et fonctionnalités atteint tout.
• L'aperçu liste ce qui est activé, ce qui est Également nécessaires venant d'un autre processus et ce qui est déjà activé. Désactiver quelque chose dont d'autres fonctionnalités ont besoin est refusé tant que vous n'avez pas choisi ce qu'elles deviennent.

Voir aussi: Un interrupteur de fonctionnalité

Vous voulez activer ou désactiver une seule fonctionnalité.

Étapes

1. Ouvrez Fonctionnalités et touchez Interrupteurs.
2. Trouvez la fonctionnalité avec Rechercher une fonctionnalité, ou réduisez la liste avec Modifiées ou Maturité.
3. Basculez son interrupteur.

Bon à savoir

• Activez une fonctionnalité et toutes ses parties apparaissent : l'onglet, le bouton, le lien. Désactivez-la et il n'en reste rien, pas même un lien enregistré.
• Une fonctionnalité qui en nécessite une autre se place sous elle avec Nécessite et indique En attente de la fonction au-dessus tant que la fonctionnalité parente est désactivée. Son propre choix est conservé.
• Activer une fonctionnalité peut aussi activer ce dont elle a besoin. L'application vous le dit.
• Une fonctionnalité pas encore validée comme stable vous demande d'abord de confirmer : elle peut changer et a des limites connues.
• Ce qui est déjà fait reste fait. Une facture émise pendant qu'une fonctionnalité était activée garde son contenu.

Voir aussi: Activer ou désactiver des processus entiers

Vous voulez que l'espace sache où il est établi. Espace s'ouvre sur Informations générales.

Étapes

1. Ouvrez Espace.
2. Sous Informations générales, choisissez le Pays.
3. Touchez Enregistrer en bas.

Bon à savoir

• Le pays propose la devise et le fuseau horaire, et détermine les taux de TVA proposés.
• Dès que l'espace a émis un document ou enregistré de l'argent, le pays ne peut plus être changé : l'enregistrement indique « La devise et le pays sont figés dès que l'espace a émis un document ou enregistré de l'argent. Rien n'a été enregistré. »
• Enregistrer écrit tout le formulaire d'un coup. Si quelqu'un a modifié ces réglages entre-temps, rien n'est enregistré et ce que vous avez saisi reste à l'écran.

Voir aussi: Devise et fuseau horaire

Vous voulez que les prix et les jours soient comptés comme votre espace les compte.

Étapes

1. Dans Espace, sous Informations générales, choisissez la Devise.
2. Recherchez le Fuseau horaire et choisissez-le.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La devise est proposée d'après le pays. Vous pouvez la changer tant que l'espace n'a émis aucun document ni enregistré d'argent ; ensuite, elle est figée.
• Le fuseau horaire n'est pas décoratif : un jour ouvré, une limite de demi-journée et un jour de fermeture sont tous comptés dedans, si bien qu'un membre à l'étranger voit la journée de l'espace plutôt que la sienne.

Voir aussi: Pays

Vous voulez que les invitations et les documents parlent la langue de votre communauté.

Étapes

1. Dans Espace, sous Informations générales, ouvrez Langue de l'espace.
2. Choisissez une langue, ou Langue de l'app de l'expéditeur.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Les invitations sont écrites par défaut dans cette langue.
• Ce n'est pas la langue de votre propre application. Celle-ci ne change que ce que vous voyez, et se trouve dans vos réglages personnels.

Voir aussi: Message d'invitation

Vous voulez votre adresse postale sur le papier que l'espace envoie.

Étapes

1. Dans Espace, sous Informations générales, remplissez Adresse de l'espace.
2. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• C'est un texte libre, imprimé tel quel sur les courriers et les factures.
• L'adresse structurée dont une facture électronique a besoin est une saisie distincte, sous l'identité juridique.

Voir aussi: Pays

Vous voulez que les membres trouvent le groupe WhatsApp de votre communauté.

Étapes

1. Dans Espace, ouvrez Communauté et invitations.
2. Collez le lien d'invitation du groupe dans Lien du groupe WhatsApp.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le lien doit être un lien d'invitation chat.whatsapp.com, sinon le champ le signale.
• Laissez-le vide pour ne rien afficher.

Voir aussi: Message d'invitation

Vous voulez que les invitations vous ressemblent, dans chaque langue que vous utilisez.

Étapes

1. Dans Espace, ouvrez Communauté et invitations.
2. Sous Langue du message, choisissez la langue du texte que vous modifiez.
3. Écrivez le texte. Touchez une balise comme {firstName} ou {inviteLink} pour l'insérer à l'endroit du curseur.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissez la zone vide pour utiliser le message intégré dans cette langue.
• La ligne Langue du message indique seulement quel brouillon est à l'écran. Elle n'est pas enregistrée et s'ouvre chaque fois sur la langue de l'espace.
• Les balises sont remplies à l'envoi d'une invitation. Le code et le lien viennent de l'application : ne les collez donc pas vous-même.

Voir aussi: Inviter quelqu'un par message

Vous voulez que chaque personne qui rejoint l'espace commence avec le même abonnement et la même règle quand ses jours sont épuisés.

Étapes

1. Dans Espace, ouvrez Nouveaux membres.
2. Réglez le pourcentage d'Abonnement avec les boutons moins et plus.
3. Choisissez Bloqué une fois épuisé, Paiement à l'usage ou Doit acheter un forfait.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Tant que vous n'avez pas choisi, les nouveaux membres commencent à 100 % avec les réservations bloquées une fois le droit épuisé.
• L'abonnement propre à un membre se règle plus tard, sur la page du membre.

Voir aussi: L'abonnement d'un membre

Vous voulez que l'application emploie vos mots : un autre nom pour une place, pour un état sur le plan, pour un onglet.

Étapes

1. Dans Espace, ouvrez Apparence et libellés et touchez Vocabulaire.
2. Trouvez un mot avec Rechercher un mot, ou touchez Modifiés seulement pour voir ce que vous avez renommé.
3. Touchez le crayon à côté du mot et saisissez le vôtre, pour chaque langue.

Bon à savoir

• Le mot du produit reste affiché sous le vôtre, pour que vous voyiez ce que vous remplacez.
• Réinitialiser supprime votre mot au lieu de copier celui du produit. Le terme suit alors le produit quand son vocabulaire change.
• Les termes sont regroupés selon l'endroit où ils apparaissent : Légende, L'espace, Navigation, Réservation.

Voir aussi: Couleurs

Vous voulez que l'application porte votre couleur. Choisissez-en une et l'application en déduit ses thèmes clair et sombre.

Étapes

1. Dans Espace, ouvrez Apparence et libellés et touchez Couleurs. La ligne est là tant que Couleurs de l’espace est activée dans les fonctionnalités.
2. Touchez l'une des couleurs, ou saisissez un code comme #0F766E dans Couleur.
3. Vérifiez Ce que cela donne, en Clair et en Sombre.
4. Touchez Enregistrer. Couleurs du produit supprime les vôtres.

Bon à savoir

• L'application garde son propre contraste. Si une couleur était illisible quelque part, elle est refusée et l'écran nomme la paire concernée.
• Sous Couleurs des salles, vous pouvez ajouter jusqu'à huit couleurs à vous pour les pièces du plan.
• Le logo DesKilo, les couleurs des états des places et la bannière de production ne sont jamais modifiés.

Voir aussi: Motif · Symbole et emblème

Vous voulez que votre espace se distingue facilement des autres auxquels une personne appartient.

Étapes

1. Ouvrez Couleurs.
2. Sous Motif, touchez Uni, Rayures, Pois, Quadrillage ou Vagues.

Bon à savoir

• Le motif dessine votre couleur sur la carte de cet espace dans Moi, sur sa pastille et pendant l'ouverture de l'espace.
• Il s'enregistre dès que vous le touchez.

Voir aussi: Couleurs

Vous voulez une petite marque qui représente l'espace : des lettres sur une couleur, ou votre propre logo.

Étapes

1. Ouvrez Couleurs et allez à Symbole.
2. Saisissez une ou deux Lettres, choisissez une couleur et touchez Enregistrer.
3. Sous Emblème, touchez Choisir une image pour ajouter votre logo. Retirer l'enlève.

Bon à savoir

• Les lettres sur une couleur sont uniques pour un espace. Si un autre espace a déjà les mêmes, l'application vous demande de changer la couleur ou les lettres.
• L'emblème s'affiche sous le nom de l'application dans le menu, et pendant que l'on ouvre cet espace. Il est redessiné à 512 pixels de large au plus, et les détails propres à la photo, comme le lieu de la prise de vue, ne sont pas conservés.
• L'emblème ne remplace jamais le logo DesKilo.

Voir aussi: Couleurs

Vous avez dessiné le plan sur une photo et voulez que la pièce apparaisse à travers le mobilier.

Étapes

1. Dans Espace, ouvrez Apparence et libellés.
2. Faites glisser le curseur Transparence des tables. La valeur s'affiche comme Opacité.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Baissez l'opacité pour que la photo de fond d'un étage apparaisse à travers les tables.
• Remontez-la à 100 % quand les places comptent plus que la pièce.

Voir aussi: Dessiner pièces, tables et places

Vous voulez que les personnes extérieures à votre espace le trouvent et voient ce qu'il propose.

Étapes

1. Ouvrez la Page publique de l'espace, ou touchez-la en haut de Espace.
2. Activez Visible dans l’annuaire public.
3. Choisissez le type d'hôte, et complétez Description, Adresse publique, E-mail public, Téléphone public et Site internet.
4. Touchez Enregistrer et voir la vue externe.

Bon à savoir

• Les champs marqués Repris des informations de l’espace suivent les informations propres à l'espace. Utiliser les informations de l’espace les rétablit après modification.
• Rétablir toutes les données publiques depuis les informations de l’espace remplace chaque champ qui a un équivalent dans l'espace.
• Les administrateurs peuvent choisir eux-mêmes s'ils sont affichés comme administrateurs publics.

Voir aussi: Découvrir et le réseau public

Vous voulez décider des permissions que détient chaque rôle. Rôles montre une carte par rôle, avec une coche pour chaque permission détenue.

Étapes

1. Ouvrez Rôles.
2. Sur la carte d'un rôle, cochez ou décochez une permission comme Gérer les rôles et permissions, Gérer les membres, Modifier les réglages de l'espace ou Émettre les factures et rapprocher les paiements.

Bon à savoir

• Chacun a exactement un rôle de base : Utilisateur, Administrateur, Copropriétaire ou Propriétaire. Les autres rôles s'y ajoutent et ne retirent jamais rien.
• Le propriétaire détient toujours toutes les permissions, cette carte est donc verrouillée. Un copropriétaire peut en détenir moins.
• Toute personne qui ne peut pas gérer les rôles voit la matrice en lecture seule, avec Votre rôle en surbrillance.
• Une permission est vérifiée par le serveur partout : la décocher la retire donc partout à la fois.
• L'entrée Rôles s'affiche quand la fonctionnalité Gestion des rôles est activée.

Voir aussi: Les rôles que cet espace définit · Copropriétaires

Vous voulez des rôles adaptés à votre espace, comme un hôte ou un comptable, en plus des rôles de base.

Étapes

1. Dans Rôles, touchez Les rôles de cet espace, ou ouvrez Les rôles de cet espace. Cet écran apparaît quand la fonctionnalité Rôles définis par cet espace est activée.
2. Touchez Ajouter un rôle.
3. Donnez un nom au rôle, puis choisissez Ce qu'il ajoute.
4. Touchez Enregistrer le rôle.
5. Pour le donner à un membre, ouvrez la page du membre, trouvez Rôles et touchez Ajouter un rôle.

Bon à savoir

• Chaque rôle ajoute des permissions à ce que ses titulaires peuvent déjà faire. Aucun ne retire quoi que ce soit, et le propriétaire garde toujours toutes les permissions.
• Un rôle dont vous ne voulez plus peut être mis de côté en désactivant En usage.
• La clé du rôle ne change jamais : les personnes qui le détiennent y sont rattachées.
• Personne ne peut se donner un rôle à soi-même. Un rôle qui gère les rôles ne peut être donné que par le propriétaire.

Voir aussi: La matrice des rôles

Vous voulez que les membres pointent en approchant une carte, sans téléphone.

Étapes

1. Ouvrez Badges RFID / NFC.
2. Activez Activer le pointage par badge NFC.
3. Lisez la ligne Cet appareil : elle dit si cet appareil sait lire les cartes.
4. Donnez une carte à chaque membre dans Membres et forfaits : ouvrez les badges du membre, touchez Enregistrer une carte, puis tenez la carte contre le dos de l'appareil.

Bon à savoir

• Il faut un appareil Android avec NFC. Les iPad n'ont pas de NFC, et les badges QR y fonctionnent quand même.
• Le gestionnaire de badges permet aussi d'émettre un Nouveau badge, d'en Révoquer un et de l'Enregistrer en PDF pour l'imprimer. Un badge révoqué peut être supprimé définitivement.
• Me connecte est désactivé par défaut : un badge qui vous pointe ne vous connecte pas tant que le membre ne le choisit pas.
• Chaque membre peut aussi créer son propre badge dans ses réglages personnels.

Voir aussi: Une tablette murale pour le pointage

Vous voulez réunir vos statuts, guides, états financiers et comptes rendus au même endroit pour les membres qui en ont besoin. La bibliothèque contient des liens, pas des fichiers.

Étapes

1. Ouvrez Documents et touchez le bouton plus.
2. Remplissez Intitulé et Lien (https://…).
3. Choisissez Stocké sur, Catégorie et Visible par.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La bibliothèque demande la fonctionnalité Bibliothèque de documents, et la permission de la gérer.
• Retirez un document avec sa corbeille : elle demande d'abord Retirer le document ?
• Les membres autorisés à ouvrir la bibliothèque voient les documents auxquels ils ont droit, regroupés par catégorie.

Voir aussi: Intitulé du document · Lien · Visible par

Vous voulez un fichier contenant le plan et les réglages, pour le garder en sauvegarde, le réutiliser ou le déplacer vers un autre espace.

Étapes

1. Ouvrez Espace et allez à Modèles et données.
2. Touchez Exporter l'espace (XML).

Bon à savoir

• Il contient les réglages et le plan. Il ne contient jamais de membres, de réservations ni de données financières, ni le code d'invitation ou les identifiants de paiement.
• Avec Configuration dans le fichier de l'espace activée, le fichier contient aussi les tarifs, les taux de TVA, les règles, les rôles et plus encore.
• Le fichier est enregistré sur votre appareil.

Voir aussi: Importer l'espace (XML)

Vous voulez un document de tous les paramètres, à lire, à signer ou à remettre à un comptable.

Étapes

1. Ouvrez Rapports et choisissez Documents de l’espace.
2. Touchez Exporter la configuration (PDF).

Bon à savoir

• C'est un instantané complet des réglages, des membres et du plan. C'est un justificatif, pas une sauvegarde : seul le XML peut être réimporté.

Voir aussi: Exporter l'espace (XML)

Vous voulez voir qui fait partie de votre espace, avec quelle formule, et ouvrir n'importe quelle fiche pour en changer les réglages.

Étapes

1. Ouvrez Membres et forfaits depuis le menu.
2. Lisez chaque ligne : l'e-mail, la part de la formule (ou Sans abonnement), le rôle, et un état quand il sort de l'ordinaire : En attente, En pause ou Parti.
3. Touchez une ligne pour ouvrir la page du membre.

Bon à savoir

• Une ligne affiche aussi des pastilles max et à la fois quand vous avez fixé une limite de réservations ou plus d'une réservation simultanée.
• Selon les fonctionnalités activées, la barre du haut (des boutons-icônes avec info-bulle) propose Notifier tous les admins, Ajouter un profil géré et, pour les propriétaires, Inviter un membre et Facturation.
• Les administrateurs accèdent aussi à cet écran ; les commandes qui touchent à l'argent ou aux rôles restent au propriétaire.

Voir aussi: Inviter un membre · Facturation

Quelqu'un n'a pas encore de compte, mais vous voulez réserver, facturer et gérer à sa place. Vous créez un profil, vous le gérez vous-même, et vous le remettez à la personne quand elle rejoint l'espace.

Étapes

1. Dans Membres et forfaits, touchez Ajouter un profil géré.
2. Renseignez l'identité de la personne et enregistrez. La page du membre porte alors une pastille Géré.
3. Pour corriger les informations plus tard, ouvrez la page du membre et choisissez Modifier l'identité.
4. Quand la personne est prête, choisissez Remettre à la personne. Cela crée un code personnel lié à ce profil.
5. Vous avez changé d'avis avant l'utilisation du code ? Choisissez Annuler la remise.

Bon à savoir

• Celui qui utilise le code reprend le profil, avec ses réservations, ses factures et son abonnement, dès que vous approuvez l'adhésion.
• Personne ne peut envoyer de message à un membre géré, puisque personne ne le lirait.
• La fonctionnalité doit être activée dans Fonctionnalités.

Voir aussi: La page du membre

Vous voulez tout savoir d'une personne sur une seule page : qui elle est, ce qu'elle a réservé, comment la joindre, ce qu'elle doit, et chaque réglage que vous pouvez modifier.

Étapes

1. Touchez un membre dans Membres et forfaits.
2. Lisez le haut de la page : En ce moment montre les prochaines réservations, puis viennent les coordonnées et la situation financière.
3. Utilisez les boutons sous le nom pour une action rapide. Selon les fonctionnalités et vos droits, vous verrez certains de ceux-ci : Messages, E-mail, Ajouter un service ou Envoyer l'accord financier.
4. Allez à Gérer pour modifier les réglages de la personne, regroupés en Adhésion, Règles de réservation, Facturation et Badges et accès.

Bon à savoir

• Chaque ligne de réglage affiche sa valeur actuelle : il est rare qu'il faille l'ouvrir pour connaître la réponse.
• Votre propre page est plus courte : personne ne peut s'accorder des droits à soi-même.
• Si la page n'est pas activée pour votre espace, les mêmes actions apparaissent dans une liste quand vous touchez la ligne.

Voir aussi: Les actions sur le membre · Rôles et copropriétaires

Vous voulez savoir quel réglage se trouve où, et qui peut le modifier.

Étapes

1. Ouvrez la page d'un membre et allez à Gérer.
2. Dans Adhésion, choisissez Mettre l'adhésion en pause ou Réactiver l'adhésion, réglez la Copropriété, ou choisissez Transformer en borne.
3. Dans Règles de réservation, réglez la Limite de réservations, les Réservations simultanées et le Traitement TVA ; l'interrupteur Réservations d'un espace entier apparaît quand la fonctionnalité est activée.
4. Dans Facturation, réglez l'Abonnement, Quand les jours sont épuisés et la Négociation tarifaire.
5. Dans Badges et accès, ouvrez Badges pour délivrer ou révoquer les badges de la personne.

Bon à savoir

• Les changements de facturation et d'adhésion relèvent du propriétaire. Les administrateurs fixent les limites de réservation.
• Vous ne pouvez jamais modifier vos propres limites ni votre propre copropriété.
• La plupart de ces lignes ne sont proposées que pour les membres actifs.

Voir aussi: Règles de réservation · Groupe Facturation

Un nouvel arrivant attend votre décision, ou un membre fait une pause, et vous voulez que l'espace le traite en conséquence.

Étapes

1. Ouvrez le membre dont la ligne indique En attente.
2. Sous Adhésion, choisissez Approuver l'adhésion pour laisser entrer la personne, ou Refuser l'adhésion pour la refuser.
3. Pour mettre un membre actif en suspens, ouvrez sa page et choisissez Mettre l'adhésion en pause.
4. Pour le faire revenir, choisissez Réactiver l'adhésion.

Bon à savoir

• La décision sur un nouveau membre peut aussi passer par les règles de validation, comme décrit dans Règles de validation.
• La mise en pause est réservée aux propriétaires et conserve tout l'historique.
• Un membre parti affiche Parti et ne peut pas être mis en pause.

Voir aussi: Inviter un membre

Vous voulez fixer la part des jours du mois à laquelle un membre a droit. La part détermine le palier tarifaire, et le palier fixe le prix mensuel.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Facturation et touchez Abonnement.
2. Choisissez Sans abonnement, l'un des niveaux que vous proposez, ou saisissez un nombre dans Personnalisé (1–100).
3. Touchez un niveau pour l'appliquer, ou Enregistrer pour une valeur personnalisée.

Bon à savoir

• Les niveaux proposés sont ceux que vous avez choisis dans Niveaux d'abonnement.
• En tant que propriétaire, vous pouvez toujours saisir une valeur personnalisée.
• Sans abonnement convient aux visiteurs qui achètent des carnets. Il ne se combine pas avec le paiement à l'usage : choisissez d'abord un bloc ou un forfait.

Voir aussi: Paliers tarifaires · Quand les jours sont épuisés

Vous voulez décider ce qui se passe quand un membre a utilisé tout son quota mensuel.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Facturation et touchez Quand les jours sont épuisés.
2. Choisissez Bloquer toute réservation, Facturer le dépassement (à l'usage) ou Exiger l'achat d'un forfait.

Bon à savoir

• Le paiement à l'usage est grisé pour un membre sans abonnement, car il lui permettrait de réserver gratuitement.
• Le prix du dépassement vient du palier tarifaire ; les forfaits viennent des Forfaits de jours.

Voir aussi: L'abonnement d'un membre

Vous voulez plafonner le nombre total de réservations ouvertes qu'un membre peut détenir.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Règles de réservation et touchez Limite de réservations.
2. Touchez Sans limite, une valeur prédéfinie (1, 2, 3, 5 ou 10), ou saisissez un nombre dans Personnalisé (1–100).
3. Touchez Enregistrer pour un nombre personnalisé.

Bon à savoir

• La limite compte toutes les réservations ouvertes, quelle que soit leur date. Ce n'est pas la même chose que les réservations simultanées, qui comptent les chevauchements.
• La liste affiche max et le nombre à côté du membre.
• Vous ne pouvez pas fixer votre propre limite.

Voir aussi: Limites de réservation

Vous voulez autoriser un membre à détenir des réservations qui se chevauchent dans le temps, par exemple deux places à la fois.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Règles de réservation et touchez Réservations simultanées.
2. Choisissez Par défaut de l'espace, ou un nombre : 1, 2, 3 ou 5.

Bon à savoir

• Par défaut de l'espace suit le nombre fixé dans Disponibilité ; un signifie une place à la fois.
• Ce n'est pas la même chose que la limite de réservations, qui compte toutes les réservations ouvertes.
• Vous ne pouvez pas fixer la vôtre.

Voir aussi: Règles de réservation

Vous voulez indiquer à l'app qui est ce membre au regard de la TVA, pour que ses factures portent la bonne taxe.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Règles de réservation et touchez Traitement TVA.
2. Choisissez Automatique, TVA nationale, Autoliquidation, Hors UE ou Acheteur exonéré.
3. Pour Acheteur exonéré, saisissez le Motif d'exonération (imprimé sur la facture).
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Automatique applique le lieu de prestation : un poste, un bureau ou une salle porte votre TVA pour tout client ; seule une prestation générale (voir Lieu de prestation d'un service) est autoliquidée par une entreprise d'un autre pays de l'UE, ou hors champ pour une entreprise hors de l'UE. Un consommateur paie votre TVA où qu'il vive. La boîte de dialogue montre ce que le traitement choisi fait de chaque type de ligne.
• Autoliquidation ne convient qu'à un membre qui achète des services non rattachés aux locaux : elle s'applique à toutes les lignes.
• Le même groupe propose Qualité du client (Professionnel, Consommateur ou Non précisée), qui détermine les clauses de paiement qu'une facture imprime. Elle demande le droit d'émettre des factures.
• Autoliquidation, Hors UE et Acheteur exonéré sont enregistrés, mais les factures de ces membres ne peuvent pas encore être émises dans l'app : elles sont émises hors de l'app avec votre comptable.
• La fonctionnalité TVA selon le client doit être activée pour que la ligne Traitement de la TVA apparaisse, pour les administrateurs et les propriétaires ; les taux se règlent dans Taux de TVA.

Voir aussi: Régime de TVA

Vous avez convenu avec un membre d'un prix différent de votre tarif, et vous voulez l'enregistrer comme un accord plutôt que de saisir par-dessus le tarif.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Facturation et touchez Négociation tarifaire.
2. Ne remplissez que ce qui diffère : Occupation, Abonnement mensuel, Dépassement par demi-journée, Remise sur les suppléments, ou un prix unitaire sous Services et forfaits.
3. Ajoutez une Note si c'est utile.
4. Touchez Proposer pour validation.

Bon à savoir

• Un champ laissé vide conserve le tarif.
• L'accord attend sa validation avant de s'appliquer, comme décrit dans Règles de validation.
• Une fois actif, le membre le voit sur sa page financière, avec Qui peut voir ceci. Les personnes qui peuvent seulement consulter les négociations le voient en Lecture seule.

Voir aussi: Paliers tarifaires

Vous voulez que quelqu'un partage la propriété avec vous, ou la reprenne si vous partez.

Étapes

1. Ouvrez la page du membre, allez à Adhésion et touchez Copropriété.
2. Choisissez Aucune copropriété, Copropriétaire actif, ou Successeur.
3. Pour faire d'un copropriétaire un propriétaire à part entière tout de suite, choisissez Promouvoir propriétaire maintenant.

Bon à savoir

• Un copropriétaire actif a dès maintenant les permissions de propriétaire, et reprend automatiquement la place si vous partez.
• Un successeur devient propriétaire quand il est promu ou quand le propriétaire part.
• La ligne affiche Copropriétaire ou Successeur dans la liste des membres.
• Elle demande que la fonctionnalité Copropriétaires soit activée, et vous ne pouvez pas modifier votre propre copropriété.

Voir aussi: La matrice des rôles

Vous voulez fixer le prix de vos formules : ce que coûte un mois pour chaque part des jours, et ce que coûte une demi-journée en plus.

Étapes

1. Ouvrez Facturation depuis le menu.
2. Sous Paliers tarifaires, réglez Jusqu'à %, Abonnement mensuel et Dépassement sur chaque ligne.
3. Touchez Ajouter un palier pour scinder le dernier palier, ou l'icône moins pour en retirer un.
4. Choisissez le Taux de TVA auquel le tarif est taxé. Il est enregistré dès que vous le choisissez.
5. Touchez Enregistrer pour enregistrer les paliers.

Bon à savoir

• Chaque ligne commence où la précédente se termine, et la dernière se termine toujours à 100 %. Si les paliers ne s'additionnent pas, l'écran affiche « Les paliers doivent croître et se terminer à 100 %. »
• Les prix sont TTC : la TVA est comprise, lorsque votre espace en facture.
• Retirer un palier fusionne sa plage avec celle d'avant.

Voir aussi: L'abonnement d'un membre · Niveaux d'abonnement

Jusqu'à %

Le haut du palier, de 1 à 100. Le palier suivant commence où celui-ci se termine : un pourcentage tombe donc toujours dans un seul palier. Le dernier palier est fixé à 100.

Abonnement mensuel

Ce que coûte un mois dans ce palier. Quand vous facturez la TVA, la ligne affiche la part de TVA comprise.

Dépassement

Le prix d'une demi-journée au-delà du quota, pour les membres dont la règle est le paiement à l'usage.

Vous voulez choisir les pourcentages que vous proposez quand vous donnez une formule à quelqu'un.

Étapes

1. Dans Facturation, repérez Niveaux d'abonnement.
2. Touchez une valeur prédéfinie (25 %, 50 %, 75 %, 100 %) pour l'activer ou la désactiver.
3. Pour ajouter la vôtre, saisissez un nombre dans Niveau (1–100) et touchez Ajouter un niveau.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Les niveaux que vous retenez sont ceux proposés dans l'Abonnement d'un membre.
• Retirez un niveau que vous avez ajouté avec la croix de sa pastille.

Voir aussi: Paliers tarifaires

Valeur du niveau

Un pourcentage de 1 à 100 : la part des jours du mois que la formule inclut.

Autoriser une valeur négociée

L'interrupteur Autoriser une valeur libre négociée est enregistré avec les niveaux. En tant que propriétaire, vous pouvez toujours saisir un pourcentage personnalisé dans l'Abonnement d'un membre, quel que soit l'état de cet interrupteur.

Vous voulez vendre des blocs de jours aux membres qui épuisent leur quota.

Étapes

1. Dans Facturation, repérez Forfaits de jours. Chaque ligne affiche les jours, le prix et un interrupteur.
2. Désactivez un forfait pour arrêter de le vendre, ou activez-le pour le vendre à nouveau.
3. Pour créer un forfait, suivez Nouveau forfait.

Bon à savoir

• Les membres dont la règle est Exiger l'achat d'un forfait achètent ceux-ci quand leurs jours sont épuisés.
• Un forfait déjà vendu conserve son prix, ses jours et son taux. Pour les changer, désactivez-le et ajoutez-en un nouveau.

Voir aussi: Quand les jours sont épuisés

Vous voulez ajouter un bloc de jours à votre grille de prix.

Étapes

1. Dans Facturation, sous Nouveau forfait, saisissez le nom, les jours et le prix.
2. Choisissez son Taux de TVA.
3. Touchez Ajouter un forfait.

Bon à savoir

• Le forfait est en vente dès qu'il apparaît, activé.
• Lorsque la fonctionnalité des carnets est activée, un éditeur Carnets se trouve en dessous.

Voir aussi: Forfaits de jours

Nom du forfait

Ce que les membres voient à l'achat, et ce que dit la ligne de facture.

Jours du forfait

Combien de jours le forfait accorde, un ou plus.

Prix du forfait

Le prix de l'ensemble du forfait, TTC. La ligne affiche les jours, le prix et, quand la TVA s'applique, la TVA comprise.

Vous vendez autre chose qu'une place : un casier, de l'impression, du café. Vous le listez une fois et l'ajoutez au mois d'un membre en un geste.

Étapes

1. Ouvrez Services depuis le menu.
2. Touchez un service pour le modifier, ou le bouton plus pour créer un Nouveau service.
3. Renseignez le Nom, le Prix et, quand vous facturez la TVA, le Taux de TVA.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Un service n'est jamais supprimé, seulement désactivé, car des factures s'y réfèrent.
• Un service issu d'un stock indique combien il en reste, ou Épuisé.
• Pour en enregistrer un pour un membre, utilisez Ajouter un service sur sa page.

Voir aussi: Accessoires · La page du membre

Nom du service

Ce que dit la ligne de facture. Renommez-le et seuls les nouveaux documents changent.

Prix du service

Le prix d'une unité, TTC : le membre paie exactement cette somme, TVA comprise. Le Taux de TVA décide seulement quelle part en est de la taxe.

Lieu de prestation d'un service

Où la TVA de ce service est due. Rattaché aux locaux, la valeur par défaut, garde votre TVA pour tout client : un poste, un bureau, une salle et ce qui s'utilise sur place sont imposés là où se trouve l'immeuble. Choisissez Prestation générale (non rattachée aux locaux) uniquement pour ce qui n'est pas lié à l'immeuble, comme le traitement du courrier ou la domiciliation : pour une entreprise d'un autre pays de l'UE, cette ligne est alors autoliquidée, et pour une entreprise hors de l'UE elle est hors champ ; un consommateur paie toujours votre TVA. Chaque prestation enregistrée garde le choix en vigueur à ce moment. Le champ apparaît quand vous facturez la TVA et que la fonctionnalité Lieu de prestation par service est activée.

Actif

Quand vous modifiez un service, l'interrupteur Actif décide s'il peut encore être vendu. Désactivez-le pour ce qui est arrêté ; la liste le grise et écrit Inactif.

Vous louez du matériel avec une place, comme un écran ou une chaise, et vous facturez un supplément par demi-journée.

Étapes

1. Ouvrez Accessoires depuis le menu.
2. Touchez un accessoire, ou le bouton plus pour Nouvel accessoire.
3. Renseignez Libellé et Supplément par demi-journée ; choisissez le Taux de TVA si votre espace facture la TVA.
4. Désactivez Actif pour ne plus le proposer, puis touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La liste affiche chaque supplément comme un montant « par demi-journée », ou Sans supplément.
• Comme les services, les accessoires sont désactivés, jamais supprimés.
• La fonctionnalité doit être activée dans Fonctionnalités.

Voir aussi: Un service

Vous voulez que les membres sachent comment vous payer par virement ou par portefeuille électronique, sans devoir leur envoyer les coordonnées à chaque fois.

Étapes

1. Ouvrez Instructions de paiement depuis le menu.
2. Renseignez ce qui s'applique : IBAN, Nom de la banque, Numéro de compte, le code banque, BIC / SWIFT.
3. Ajoutez les portefeuilles que vous acceptez : Lien ou identifiant PayPal.me, Numéro de téléphone Wero, Numéro de téléphone ou identifiant Lydia, Wisetag ou lien de paiement Wise.
4. Ajoutez une Indication de référence de paiement si les membres doivent rappeler quelque chose.
5. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Les membres voient ces coordonnées sur un relevé impayé. Laissez tout vide pour ne rien afficher.
• Le champ du code banque porte le nom en usage dans votre pays : sort code, routing number ou code banque.
• Il s'agit d'un paiement manuel. Pour laisser les membres payer par carte dans l'app, voir Le prestataire de paiement.

Voir aussi: Identifiants du prestataire

Vous voulez que les membres règlent une facture en cours en ligne, sur votre propre compte chez le prestataire.

Étapes

1. Activez la fonctionnalité de paiements en ligne dans Fonctionnalités.
2. Ouvrez Paiements en ligne depuis le menu.
3. Repérez le prestataire que vous utilisez : PayPal, Carte bancaire (Stripe), Mollie — iDEAL, Bancontact… ou Wero (via Mollie).
4. Renseignez ses clés, comme décrit dans Identifiants du prestataire, et touchez Enregistrer.
5. Vérifiez que la carte indique Configuré.

Bon à savoir

• Chaque prestataire est une carte distincte avec une pastille d'état, Configuré ou Non configuré.
• Wero est payé via Mollie : saisissez la même clé API Mollie et la même URL de retour sur la carte Wero que sur la carte Mollie.
• Les prestataires prélèvent leurs propres frais. Le virement manuel reste gratuit.
• Retirer efface un prestataire.

Voir aussi: Moyens de paiement

Identifiants du prestataire

Les clés viennent du tableau de bord du prestataire : Client ID, Secret, Environnement, ID du webhook et URL de retour pour PayPal ; Clé secrète, Secret de signature du webhook et URL de retour pour Stripe ; Clé API et URL de retour pour Mollie et Wero. Gardez les clés de test et de production séparées : toutes les clés que vous saisissez doivent appartenir au même mode.

Les secrets sont stockés sur le serveur et ne sont plus jamais affichés. Un secret enregistré indique Défini — laisser vide pour conserver ; saisissez une nouvelle valeur pour le remplacer.

Vous payez quelque chose qui revient, comme internet ou l'électricité. Vous la décrivez une fois et l'app vous présente chaque échéance.

Étapes

1. Ouvrez Finances et la face Paiements.
2. Touchez Dépenses programmées. Les programmations existantes affichent leur montant, leur règle, leur état et leur prochaine date.
3. Touchez Programmer une dépense récurrente et remplissez le formulaire, comme décrit dans Quoi et les champs qui suivent.
4. Touchez Programmer.

Bon à savoir

• Une nouvelle programmation est En attente de validation jusqu'à ce que les validateurs la confirment, puis Active. Elle peut aussi finir Rejetée ou Terminée.
• Chaque échéance vous est ensuite présentée avant de compter : confirmez-la au montant validé, ou à un autre montant avec une explication, qui est validé à nouveau.
• Touchez Terminer cette programmation pour en arrêter une. Les programmations terminées sont listées sous Terminées et refusées.
• La fonctionnalité doit être activée dans Fonctionnalités.

Voir aussi: Règles de validation

Quoi

Le nom que porte chaque occurrence, par exemple Internet. Écrivez-le comme vous voulez le relire plus tard. Montant est ce que coûte une occurrence, et Description est un texte facultatif pour la personne qui valide.

Montant

Ce que coûte une occurrence, dans la devise de votre espace. Un montant différent à la confirmation demande une explication et est validé à nouveau.

Description

Texte facultatif pour les validateurs, comme un numéro de contrat ou une référence fournisseur.

Première échéance

La date à laquelle la première échéance tombe. Toutes les dates suivantes se comptent à partir d'ici.

Tous les

L'intervalle, un nombre et une unité : jours, semaines, mois ou années. Tous les 1 mois se lit « mensuel ».

Nombre de fois

Le champ Répétitions (vide = jusqu'à la date de fin) : combien d'occurrences générer.

Jusqu'au

Jusqu'au (facultatif) est la date après laquelle plus rien n'est généré. Avec à la fois un nombre et une date, la série s'arrête au premier des deux atteint. Sans aucun des deux, elle continue jusqu'à ce que vous y mettiez fin.

Vous dirigez soit une entreprise, soit une association à but non lucratif, et vos factures doivent le refléter.

Étapes

1. Ouvrez Identité légale et facturation électronique et descendez jusqu'à Mentions de facturation.
2. Choisissez Entreprise ou Association (loi 1901).
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Pour une association, les textes d'exemple changent (par exemple une immatriculation de type RNA plutôt qu'un registre du commerce). Les clauses de paiement imprimées dépendent de votre pays et de la qualité du client, pas du type d'organisation.
• Une association sans activité commerciale est normalement hors du champ de la TVA. L'écran vous avertit si vous choisissez « exonéré » pour une association ; confirmez le bon choix avec votre comptable.

Voir aussi: Qualité du client · Régime de TVA

Les clients professionnels et les particuliers n'ont pas droit aux mêmes clauses de paiement. Vous fixez la valeur par défaut de l'espace.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, repérez Qualité du client par défaut.
2. Choisissez Non précisée, Professionnel ou Consommateur.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Les valeurs légales par défaut des pénalités de retard, de l'indemnité de recouvrement et de l'escompte ne s'appliquent qu'aux clients professionnels d'un espace établi en France ; pour les autres pays, rien n'est imprimé sauf ce que vous avez écrit. Un consommateur ne reçoit jamais l'indemnité de recouvrement.
• La qualité propre à un membre l'emporte sur cette valeur par défaut.
• Chaque facture conserve les clauses avec lesquelles elle a été émise.

Voir aussi: Pénalités de retard · Indemnité de recouvrement

Vos factures indiquent la forme juridique de votre entreprise et, le cas échéant, son capital social.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Forme juridique et capital.
2. Saisissez la ligne telle qu'elle doit s'imprimer, par exemple « SARL au capital de 7 500 € » (une association écrira peut-être « Association loi 1901 »).
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le texte est imprimé tel que vous le saisissez, jusqu'à 300 caractères. Vérifiez avec votre comptable la formulation exacte exigée pour votre forme juridique.

Voir aussi: Registre du commerce

Vous indiquez où votre organisation est immatriculée.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Registre du commerce (RCS).
2. Saisissez la ligne d'immatriculation, par exemple « RCS Saint-Brieuc 680 357 910 ». Une association peut indiquer un numéro RNA, et un SIRET si elle en a un.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Cette ligne est une mention imprimée sur le document. L'identifiant dont la facture électronique elle-même a besoin est le numéro d'immatriculation ou le numéro de TVA, selon votre régime.

Voir aussi: Forme juridique et capital

Vous indiquez quand les factures sont dues.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Modalités de règlement.
2. Saisissez vos conditions, par exemple « Paiement sous 30 jours à compter de la date de facture ».
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissé vide, les factures impriment « Règlement à réception. »
• Un membre peut avoir ses propres modalités de règlement ; elles s'impriment alors sur ses documents à la place.
• Les relances ne lisent pas ce texte : elles comptent à partir de la date de la facture plus Jours avant la première relance dans les règles de relance. Les conditions de paiement sont seulement ce que le document imprime.

Voir aussi: Règles de relance

Vous indiquez la pénalité en cas de paiement tardif.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Pénalités de retard.
2. Saisissez votre clause, ou laissez le champ vide.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissé vide, rien n'est inventé à votre place, sauf pour un espace établi en France qui facture un client professionnel : la formulation légale s'imprime alors (trois fois le taux d'intérêt légal).
• Confirmez avec votre comptable la clause qui s'applique à votre pays.

Voir aussi: Qualité du client par défaut

Vous indiquez l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Indemnité de recouvrement.
2. Saisissez votre clause, ou laissez le champ vide.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissée vide, l'indemnité forfaitaire de 40 € ne s'imprime que sur les factures d'un espace établi en France à un client professionnel.
• Un consommateur ne reçoit jamais cette mention.

Voir aussi: Qualité du client par défaut

Vous indiquez si un paiement anticipé donne droit à une remise.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Escompte.
2. Saisissez les conditions de votre escompte, ou laissez le champ vide.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissées vides, les factures d'un espace établi en France à un client professionnel impriment « Aucun escompte pour paiement anticipé. » ; ailleurs, la ligne est omise sauf si vous en rédigez une.

Voir aussi: Modalités de règlement

Si votre activité vous oblige à indiquer votre assurance professionnelle, elle s'imprime sur vos factures.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Assurance professionnelle.
2. Saisissez l'assureur, le contrat et la couverture géographique tels qu'ils doivent se lire.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Il n'y a pas de valeur par défaut : un champ vide n'imprime rien.
• L'obligation de l'indiquer dépend de votre activité. Demandez à votre comptable.

Voir aussi: Mentions particulières

Une ligne de votre choix qui doit figurer sur chaque facture.

Étapes

1. Dans Mentions de facturation, touchez Mentions particulières.
2. Saisissez le texte.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Rien ne s'imprime quand le champ est vide.
• Sous les mentions, lorsque la fonctionnalité Fenêtre d'adresse est activée, Fenêtre d'adresse règle l'emplacement de l'adresse du destinataire pour qu'elle apparaisse dans une enveloppe à fenêtre.

Voir aussi: Le modèle PDF de facture

Vous déclarez la situation de votre organisation au regard de la TVA. Ce choix détermine le numéro dont vos documents ont besoin.

Étapes

1. Ouvrez Identité légale et facturation électronique.
2. Dans Régime de TVA, choisissez Hors du champ de la TVA, Exonéré de TVA (franchise en base) ou Assujetti à la TVA (facture la TVA).
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Hors du champ de la TVA : aucun numéro de TVA n'est imprimé ; c'est le numéro d'immatriculation qui vous identifie.
• Exonéré ou assujetti : votre numéro de TVA est demandé.
• Choisir le régime est une décision fiscale, pas un réglage logiciel. Confirmez-le avec votre comptable avant d'émettre des factures.
• Dans cette version, l'app émet elle-même les factures pour les espaces établis en France ou en Allemagne, à des clients nationaux, sous le régime d'assujetti à la TVA ou hors champ. Les factures sous le régime d'exonération sont émises hors de l'app avec votre comptable.

Voir aussi: Numéro de TVA · Numéro d'immatriculation

Quand vous facturez la TVA et que vous facturez une entreprise établie dans un autre pays de l'UE, la taxe peut être due par le client.

Étapes

1. Choisissez Assujetti à la TVA (facture la TVA) comme régime.
2. Activez ou désactivez Autoliquidation pour les entreprises de l'UE.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Activée : une prestation générale (non rattachée aux locaux) à une entreprise d'un autre pays de l'UE est autoliquidée. Un poste, un bureau ou une salle ne l'est jamais : il porte votre TVA, quel que soit le numéro de TVA du client. L'app émet une telle facture une fois le numéro de TVA du client trouvé valide dans VIES ; sinon, ou si cette fonctionnalité est désactivée, vous l'émettez hors de l'app avec votre comptable.
• Désactivée : désactivez-la si vous ne facturez jamais d'entreprises à l'étranger.
• L'option n'apparaît que pour le régime des assujettis à la TVA.

Voir aussi: Traitement TVA d'un membre

La TVA de chaque facture devient exigible le jour que fixe la loi de votre pays — à l'encaissement, à l'exécution de la prestation ou à la facture. Vous gardez cette règle, ou vous choisissez l'option que votre pays permet.

Étapes

1. Choisissez Assujetti à la TVA (facture la TVA) comme régime.
2. Dans Exigibilité de la TVA, gardez la première option, la règle légale de votre pays, ou choisissez l'option que votre pays permet : Sur les débits (à la facture) en France, Sur les encaissements (au paiement) ailleurs.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La règle légale pour les prestations de services : les encaissements en France ; le mois où la prestation est exécutée en Allemagne et en Espagne, les acomptes à leur encaissement ; la facture ou le paiement, au premier des deux, en Italie, au Royaume-Uni et au Canada ; la facture en Suisse.
• Sur les encaissements, une facture payée en plusieurs fois tombe dans autant de périodes que de paiements. Un avoir compte à son émission (sur les encaissements, à son remboursement), jamais dans la période de la facture qu'il corrige.
• Le choix est imprimé sur chaque facture — l'option pour les débits avec la mention légale — et pilote à l'identique la déclaration de TVA, le rapport de TVA et les exports FEC et DATEV. Un espace français qui n'avait jamais choisi suit les encaissements, et son propriétaire en est averti une fois.
• L'option qui vous concerne est une question fiscale pour votre comptable.
• Une facture garde la règle qu'elle a imprimée : émise sur les encaissements, elle attend le paiement ; portant l'option pour les débits, elle est exigible dès son émission, quel que soit le choix ultérieur de l'espace.

Voir aussi: Préparer la déclaration de TVA

Votre comptable veut que la TVA collectée soit comptabilisée sur un compte précis.

Étapes

1. Choisissez Assujetti à la TVA (facture la TVA) comme régime.
2. Saisissez votre numéro de compte dans Compte de TVA.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• L'export comptable comptabilise la TVA collectée sur ce compte. Laissé vide, il utilise le 445710.

Voir aussi: Exports comptables

Votre numéro d'identification à la TVA figure sur vos factures et vos factures électroniques.

Étapes

1. Ouvrez Identité légale et facturation électronique.
2. Saisissez le numéro dans Numéro de TVA.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le champ apparaît pour les régimes exonéré et assujetti. Hors du champ de la TVA, il est remplacé par le numéro d'immatriculation.
• Vos membres ont leur propre numéro de TVA dans leurs réglages, pour leurs documents.

Voir aussi: Numéro d'immatriculation

Quand aucune TVA n'est facturée, la loi exige généralement que le motif soit imprimé sur la facture.

Étapes

1. Ouvrez Identité légale et facturation électronique.
2. Saisissez le fondement juridique dans Motif de non-application de la TVA, par exemple « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• L'app ne peut pas savoir quel fondement s'applique à vous. Prenez la formulation exacte auprès de votre comptable.
• La formulation est imprimée sur la facture. Pour l'instant, l'app n'émet pas elle-même de factures sous le régime d'exonération : elles sont émises hors de l'app avec votre comptable.

Voir aussi: Régime de TVA

Si vous êtes hors du champ de la TVA, votre numéro d'immatriculation vous identifie sur les factures électroniques.

Étapes

1. Réglez Régime de TVA sur Hors du champ de la TVA.
2. Saisissez le numéro dans Numéro d'immatriculation.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Sous les autres régimes, ce champ est remplacé par le numéro de TVA.
• Une association utilise en général son immatriculation (par exemple le RNA, ou le SIRET s'il est attribué).

Voir aussi: Registre du commerce

Une facture électronique a besoin de votre adresse en plusieurs parties distinctes, et non d'un bloc de texte.

Étapes

1. Ouvrez Identité légale et facturation électronique.
2. Remplissez Rue, Code postal et Ville.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• La rue part de l'adresse déjà présente dans les réglages de votre espace : vous la complétez au lieu de la ressaisir.
• Les factures ne peuvent pas être émises sans l'adresse postale de l'espace.

Voir aussi: Adresse du papier à en-tête

Vous listez les taux de TVA que vos factures peuvent utiliser. Ce que paient les membres ne change pas : les prix incluent la TVA, et la taxe en est extraite.

Étapes

1. Ouvrez TVA (depuis Identité légale et facturation électronique, touchez Taux de TVA).
2. Sur une liste vide, touchez Utiliser les taux usuels (si votre pays dispose d'un catalogue) pour partir des taux de votre pays, ou Ajouter un taux et renseignez le nom et Taux % (de 0 à 99,99).
3. Touchez l'étoile sur un seul taux pour en faire le taux par défaut.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Les taux usuels sont un point de départ. Savoir quelle prestation relève de quel taux est une question pour votre comptable.
• Le taux par défaut est utilisé par les abonnements et par tout ce qui n'a pas de taux propre.
• Un taux encore utilisé par une facture ou un service est conservé, désactivé, plutôt que supprimé.
• Sans taux par défaut en vigueur alors que vous êtes assujetti à la TVA, aucune facture ne peut être émise ; l'écran d'identité légale vous en avertit.
• Cet écran demande la fonctionnalité Gestion de la TVA ; l'entrée Taux de TVA de l'écran d'identité légale n'apparaît que pour le régime des assujettis à la TVA.

Voir aussi: Groupes de TVA · Changement par la loi

Un groupe dit de quel type de taux il s'agit, pour que la facture le range dans la bonne catégorie.

Étapes

1. Ouvrez TVA.
2. Sur chaque taux, lorsque la fonctionnalité Groupes de TVA est activée, choisissez un Groupe : Normal, Intermédiaire, Réduit, Super-réduit, Taux zéro, Exonéré, Non assujetti, Consigne (hors TVA) ou Produit à accises.
3. Pour un groupe exonéré ou non assujetti, renseignez la Mention d'exonération qui apparaît.
4. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Ce qui relève de chaque groupe liste des exemples pour votre pays, à titre indicatif seulement.
• Une ligne hors TVA, comme une consigne remboursable, ne peut pas figurer sur le même document que des lignes taxées ; émettez-la séparément.

Voir aussi: Définir les taux

Un taux change à partir d'une date donnée. Les anciennes prestations gardent l'ancienne valeur ; la nouvelle s'applique à partir de ce jour.

Étapes

1. Ouvrez TVA et vérifiez que le taux est enregistré.
2. Touchez le bouton Changement par la loi sur le taux.
3. Saisissez Nouveau taux % et la Date d'effet (AAAA-MM-JJ).
4. Touchez Enregistrer dans la boîte de dialogue, puis Enregistrer sur l'écran.

Bon à savoir

• L'ancien taux se clôt à cette date et un nouveau s'ouvre, avec l'étoile déplacée s'il était le taux par défaut.
• Rien de ce qui a déjà été émis n'est modifié.

Voir aussi: Définir les taux

Vous voulez la TVA d'une période calculée à partir de vos factures et de vos encaissements, prête à déposer auprès de l'administration fiscale ou à remettre à votre comptable.

Étapes

1. Ouvrez Déclaration de TVA.
2. Choisissez la Période et touchez Préparer.
3. Ouvrez le résultat avec PDF ou Export XML, ou consultez Rapport de TVA (PDF) et Rapport de TVA (CSV).
4. Déposez vous-même la déclaration auprès de l'administration fiscale (ou par votre comptable), puis touchez Marquer comme déposée et saisissez la Référence de l’accusé de réception de l’administration fiscale.

Bon à savoir

• Elle n'existe que sous le régime des assujettis à la TVA. La note en haut indique quand la TVA de la période devient exigible.
• Le serveur calcule les montants, à partir des factures, des encaissements enregistrés un à un et de l'exigibilité de chaque facture. Chaque taux est ventilé par catégorie : taux normal, autoliquidation, exonération et taux zéro restent séparés. Les factures de regroupement sont écartées ; leur paiement compte pour les factures qu'elles regroupent.
• Une déclaration passe de Brouillon à Préparée puis Déposée. La préparer à nouveau remplace les montants ; une fois déposée, plus rien ne la modifie. Si une facture ou un encaissement de la période a changé depuis la préparation, l'application refuse de la marquer déposée tant qu'elle n'a pas été préparée à nouveau.
• La liste Période ne propose que des périodes de la durée choisie sous Périodicité de la déclaration de TVA dans Identité légale et facturation électronique — mensuelle, trimestrielle ou annuelle ; trimestrielle tant que vous n'avez pas choisi. Une période qui chevauche une déclaration déposée ne peut pas être préparée.
• PDF et Export XML listent les cases du formulaire de votre pays — la CA3, l'UStVA allemande, la déclaration britannique, le décompte TVA suisse, la déclaration TPS/TVH canadienne, le Modelo 303 espagnol, la liquidation périodique italienne — chaque montant arrondi comme ce formulaire le veut : à l'euro sur la CA3, à l'euro sans les centimes pour les bases de l'UStVA, à la livre pour les cases 6 à 9 britanniques. Les ventes sont ventilées par catégorie (exportations, services intracommunautaires, exonérations), la TVA déductible sur immobilisations à part du reste. Les autres pays reçoivent une case par taux.
• En Allemagne et en France, Fichier ELSTER (UStVA) et Fichier EDI-TVA (CA3) écrivent la déclaration préparée au format que prend le canal de dépôt, à partir des mêmes cases que le PDF. Remettez le fichier ELSTER à votre logiciel de transmission ou à votre conseiller fiscal, le fichier EDI-TVA à votre partenaire EDI ; l'application ne transmet rien. Le fichier ELSTER demande la Steuernummer à chaque fois (ce n'est pas le numéro de TVA) et couvre un mois ou un trimestre ; le fichier EDI-TVA prend le SIREN dans le numéro d'immatriculation ou dans un numéro de TVA français.
• Une période déposée est verrouillée. Si quelque chose y change ensuite — une facture annulée, un encaissement enregistré tardivement à une date antérieure — la déclaration déposée reste telle quelle, et la prochaine déclaration que vous préparez porte la différence comme Régularisation de cette période, sur une ligne à part. Déposer cette déclaration enregistre la régularisation : elle n'est déclarée qu'une fois. Sur la CA3, les régularisations vont aux lignes 15 (TVA à reverser) et 21 (autre TVA à déduire) ; ailleurs, elles s'ajoutent aux cases du taux de la période en cours.
• Avec TVA déductible activée, la déclaration liste aussi la TVA déductible des dépenses approuvées dans la période, par taux, à part des ventes, et les totaux indiquent la TVA à payer ou le Crédit de TVA. Sur les formulaires, elle va à la ligne 20 de la CA3, à la Kz 66 de l'UStVA, à la case 4 britannique, au chiffre 400 suisse et à la ligne 108 canadienne.
• L'application ne télétransmet pas de déclaration : la France dépose par EDI-TVA ou l'espace professionnel d'impots.gouv, l'Allemagne par ELSTER. La plateforme de facturation électronique ne transporte que les factures.
• C'est une aide au dépôt, pas un conseil fiscal. Vérifiez-la avec votre comptabilité avant de la déposer.

Voir aussi: Exigibilité de la TVA · Exports comptables

Vous indiquez à DesKilo où déposer vos factures sous forme de fichiers lisibles par une machine.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique (accessible aussi depuis Identité légale et facturation électronique).
2. Renseignez URL de dépôt et Jeton ou identifiant, ainsi que les deux champs facultatifs si votre plateforme les demande.
3. Touchez Enregistrer. Supprimer la plateforme efface les réglages.

Bon à savoir

• Toute plateforme qui accepte un envoi avec un jeton fonctionne : une plateforme agréée, un point d'accès Peppol, une plateforme nationale.
• Le jeton est stocké sur le serveur et n'est plus jamais affiché.
• Le fichier valide est une facture EN 16931. Savoir si votre pays impose une plateforme, et laquelle, est à confirmer avec votre comptable.
• Déposer le fichier est la deuxième de trois étapes : voir Ce que l'application émet, et ce qui reste chez votre comptable.

Voir aussi: Envoyer une facture électronique · Identité légale

L'adresse à laquelle votre plateforme reçoit les factures.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Collez l'adresse dans URL de dépôt, exactement comme votre plateforme la documente.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Elle figure dans la documentation de votre plateforme ou chez votre prestataire.

Voir aussi: Jeton ou identifiant

Le secret qui prouve à la plateforme que l'envoi vient bien de vous.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Collez la clé dans Jeton ou identifiant.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Une fois enregistré, l'écran indique « Un jeton est enregistré ». N'en saisissez un nouveau que pour le remplacer.
• Il est conservé sur le serveur et n'en ressort jamais.

Voir aussi: En-tête d'authentification

Le nom de l'en-tête qui porte le jeton.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Si votre plateforme attend un autre en-tête que l'en-tête standard, saisissez son nom dans En-tête d’authentification (Authorization par défaut).
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissé vide, Authorization est utilisé.

Voir aussi: Nom du champ fichier

Le nom du champ de formulaire qui porte le fichier de la facture.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Si votre plateforme attend un autre nom de champ, saisissez-le dans Nom du champ fichier (file par défaut).
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Laissé vide, file est utilisé.

Voir aussi: URL de dépôt

Votre client peut recevoir ses factures ailleurs que sur une plateforme gouvernementale : son propre point d'accès Peppol, un portail ou un service de dépôt convenu.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Dans Service de remise au client, renseignez les mêmes quatre champs que ci-dessus.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Il est distinct de la plateforme gouvernementale. Les deux peuvent être configurés, et chaque facture propose les deux envois.

Voir aussi: Envoyer une facture électronique

Vous voulez faire une répétition avant d'envoyer de vraies factures.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Sous Environnements de test (UAT / Dev), renseignez URL d’envoi UAT et Jeton ou identifiant UAT.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le choix de l'environnement n'apparaît à l'envoi que tant que le mode développeur est activé.
• Un envoi de test est enregistré comme un envoi de test.

Voir aussi: Point de terminaison et jeton Dev

Un second point de terminaison de test, pour le développement.

Étapes

1. Ouvrez Plateforme de facturation électronique.
2. Sous Environnements de test (UAT / Dev), renseignez URL d’envoi Dev et Jeton ou identifiant Dev.
3. Touchez Enregistrer.

Bon à savoir

• Mêmes règles que pour l'UAT. Le véritable dépôt part toujours vers le point de terminaison de production.

Voir aussi: Point de terminaison et jeton UAT