Einrichtungsanleitung

Sie möchten das Ganze überblicken, bevor Sie etwas auswählen. DesKilo gliedert seine Funktionen in neun Prozesse; der Bildschirm Funktionen zeigt zu jedem Prozess eine Karte mit seinem Zustand.

Die neun Prozesse in einfachen Worten

Gut zu wissen

• Ein neuer Space startet mit einer sinnvollen Auswahl eingeschalteter Funktionen; Sie müssen nicht über jede einzeln entscheiden. Eine Funktion auszuschalten stoppt nur neue Vorgänge und löscht nichts.
• Braucht eine Funktion eine andere, schaltet sie diese mit ein, und der Bildschirm nennt, was dazugekommen ist. Siehe Ein Funktionsschalter.
• Funktionen mit dem Vermerk Alpha oder Beta fragen beim Einschalten nach Ihrer Zustimmung.

Siehe auch: Funktionen ein- und ausschalten

Sie möchten Dinge ohne Folgen ausprobieren und danach den echten Space betreiben. Ein Space kann ein Test sein, ein echter oder ein verknüpftes Paar mit demselben Namen.

Gut zu wissen

• Die Auswahl steht zu Beginn auf der Testoption.
• Die Umgebung ist eine Erklärung des Inhabers; jede Person mit der Berechtigung zur Konfiguration (der Inhaber immer) kann sie später ändern, und bereits ausgestellte Rechnungen behalten das Wasserzeichen, das sie trugen. Beginnen Sie daher mit einem Test-Space, wenn Sie unsicher sind.
• Um ohne eigenen Space zu üben, nutzen Sie den Demobereich.

Siehe auch: Ein Space hat zwei Seiten · Einen Workspace erstellen · Ein Test-Space

Sie möchten einen Vorsprung, ohne an fremde Entscheidungen gebunden zu sein. Beim Erstellen eines Spaces bietet Beginnen mit die Auswahl Leerer Raum oder eine fertige Vorlage an und ist auf A tiny space voreingestellt; wählen Sie Leerer Raum, wenn Sie eine leere Fläche möchten.

Die zwei eingebauten Vorlagen

Gut zu wissen

• Eine Vorlage bringt nie Ihre rechtliche Identität, Bankdaten, Standorte, Einladungen oder Dokumentenlinks mit: Die gehören Ihnen, und die Bereitschaftsliste nennt sie (die rechtliche Identität, bei eingeschalteten Rechnungen, als eigenen Bereich).
• In einem aus einer Vorlage erstellten Space können Rechnungen eingeschaltet sein, ohne dass Sie etwas ausstellen können, solange die Identität fehlt.
• Wenden Sie eine Vorlage auf einen Space an, der schon Tarife hat, ersetzt sie dessen Gebührenstufen: Nutzen Sie sie für einen neuen Space.

Siehe auch: Einen Workspace erstellen

Sie möchten, dass der Space weiß, wo er zu Hause ist. Diese vier Angaben bestimmen mehr, als man denkt.

Was jede Angabe bestimmt

Schritte

1. Öffnen Sie Workspace und gehen Sie zu Allgemeine Angaben.
2. Wählen Sie das Land; Währung und Zeitzone folgen, und Sie können sie korrigieren. Für das Atelier du Marché: Frankreich, EUR, Europe/Paris.
3. Wählen Sie die Sprache des Arbeitsbereichs und tippen Sie auf Speichern.

Achtung Wählen Sie Land und Währung am ersten Tag richtig. Beträge werden als einfache Zahlen gespeichert; sobald der Space ein Dokument ausgestellt oder Geld erfasst hat, lehnt der Server deshalb jede Änderung von beiden ab: „Währung und Land stehen fest, sobald dieser Space ein Dokument ausgestellt oder Geld erfasst hat. Es wurde nichts gespeichert.“

Gut zu wissen

• Die App listet viele Länder, doch Rechnungen innerhalb von DesKilo auszustellen funktioniert heute nur für Frankreich und Deutschland. Anderswo führen Sie Kontoauszüge weiter und stellen Rechnungen außerhalb der App aus.
• Die Sprache des Arbeitsbereichs ist nicht Ihre eigene App-Sprache; die steht in Ihren persönlichen Einstellungen.

Siehe auch: Land · Währung und Zeitzone · Sprache des Arbeitsbereichs

Sie möchten, dass der Plan auf dem Bildschirm dem echten Ort gleicht. Er besteht aus vier Ebenen: Etagen, dann Büros (Räume), dann Tische, dann Plätze. Ein Mitglied bucht einen Platz; einen Platz zählt die Bereitschaftsliste.

Schritte

1. Skizzieren Sie auf Papier: Etagen, Räume, Tische, Plätze.
2. Öffnen Sie den Workspace-Editor und fügen Sie die Etagen mit Etage hinzufügen hinzu.
3. Öffnen Sie eine Etage und zeichnen Sie jeden Raum mit Büro, darin dann Tisch und Platz.
4. Darf ein Team einen Raum oder eine Etage für einen Tag nehmen, schalten Sie in dessen Eigenschaften die Buchung des ganzen Raums ein.

Gut zu wissen

• Beginnen Sie klein: eine erste Etage, ein Raum, ein paar Plätze. Alles lässt sich später ergänzen.
• Eine ganze Etage, ein Büro oder ein Tisch ist nur buchbar, wenn Tisch-, Büro- & Etagen-Reservierungen eingeschaltet ist und das Mitglied die Berechtigung hat.
• Die eingebaute Vorlage A tiny space gibt Ihnen zwei Etagen, vier Tische und acht Plätze zum Anpassen.
• Eine Etage zu löschen entfernt alles darauf, und ein Plan-Import wird abgelehnt, sobald Buchungen existieren.

Siehe auch: Etagen hinzufügen, umbenennen und löschen · Räume, Tische und Plätze zeichnen · Mitglieder eine ganze Etage buchen lassen

Sie möchten, dass Buchungen dem Rhythmus Ihres Ortes folgen. Ein Bildschirm, Verfügbarkeit, enthält die Tage, die Form einer Buchung, die Arbeitszeiten und die Regeln. Der Server wendet sie überall an: auf dem Plan, im Buchungsblatt, bei gescannten Codes und am Kiosk.

Schritte

1. Öffnen Sie Verfügbarkeit.
2. Wählen Sie unter Geöffnete Wochentage die Tage (mindestens einen) und die Buchungsgranularität.
3. Legen Sie die Arbeitszeiten fest: Tagesbeginn, Halbtagsgrenze, Tagesende.
4. Entscheiden Sie unter Buchungsregeln über Vergangene Buchungen erlauben, Außerhalb der Öffnungszeiten und die Buchungsgrenzen.

Empfohlene Ausgangspunkte (Vorschläge, keine Vorschriften; die Voreinstellung für Außerhalb der Öffnungszeiten ist Berechnet, und die Vereinsvorlage ändert daran nichts)

Gut zu wissen

• Außerhalb der Öffnungszeiten verweigert Aus alles, Nur spontan erlaubt Buchungen ohne Voranmeldung, Frei erlaubt sie ohne Zählung, Berechnet zählt wie gewöhnliche Nutzung, außer an einem Tag, an dem das Mitglied schon eine reguläre Buchung hat.
• Der Tag muss der Reihe nach laufen: Beginn, dann Grenze, dann Ende; die Mindestdauer darf die Höchstdauer nicht überschreiten.
• Eine Buchung endet an dem Tag, an dem sie beginnt. Vergangene Buchungen sind standardmäßig aus; ein früheres Zeitfenster am selben Tag zu buchen ist immer erlaubt.
• Halbtags- und Ganztagsfenster steuern auch das Einchecken und die Abrechnung; legen Sie also die Zeiten fest, bevor Sie Preise setzen.

Siehe auch: Geöffnete Wochentage · Granularität · Arbeitszeiten · Außerhalb der Öffnungszeiten · Buchungsgrenzen

Sie möchten, dass der Space an Feiertagen geschlossen ist, ohne dass jemand sie versehentlich bucht.

Schritte

1. Gehen Sie in Verfügbarkeit zu Schließtage.
2. Tippen Sie auf Feiertage hinzufügen (sehen Sie die Schaltfläche nicht, schalten Sie zuerst die Funktion Feiertage ein; sie ist standardmäßig aus), um ein ganzes Jahr auf einmal anzulegen, oder auf Schließtag hinzufügen für ein einzelnes Datum wie einen Inventurtag.
3. Prüfen Sie die Liste und entfernen Sie jeden Tag, an dem Sie tatsächlich arbeiten.

Gut zu wissen

• Eingebaute Feiertagslisten gibt es für Frankreich und Deutschland. Für andere Länder schalten Sie Feiertage und Feiertage importieren ein (offene Daten, braucht eine Verbindung). Nichts wird angelegt, bevor Sie bestätigen.
• Eine Buchung an einem Schließtag wird abgelehnt, und der Plan zeigt den Tag mit seinem Grund als geschlossen.
• Bereits abgerechnete Monate werden übersprungen; legen Sie Schließtage also vor Monatsabschluss an.

Siehe auch: Schließtage · Feiertage

Sie möchten den Beweis, dass der Space bereit ist, bevor Sie jemanden einladen. Zwei Karten zeigen es.

Schritte

1. Öffnen Sie Workspace: Die Karte Einrichtung dieses Workspace listet jeden Bereich mit seinem Zustand und dem nächsten Schritt auf.
2. Öffnen Sie Reservieren. Inhaber und Administratoren mit der Berechtigung zur Konfiguration sehen die Karte Erste Schritte in Ihrem Space. Fehlt etwas, steht dort Bevor hier jemand buchen kann, mit Einrichtung abschließen.
3. Buchen Sie zum Test selbst einen Platz und stornieren Sie ihn wieder.

Gut zu wissen

• Bereit heißt bereit für eine erste Buchung: Öffnungstage, Zeitzone, Währung, mindestens ein Platz, Mitglieder, die buchen dürfen, und genug Bestätigende.
• Alles Optionale, etwa Tarife oder Zahlungen, können Sie mit Später zurückstellen; es verhindert das Öffnen nicht.
• Beide Karten hängen von der Funktion Karte „Erste Schritte“ ab.
• Jetzt nicht blendet die Karte auf diesem Gerät aus; das Ansichtsmenü auf dem Plan holt sie mit Erste Schritte zurück.

Ergebnis Ein Space, den Mitglieder buchen können. Als Nächstes: die ersten Personen einladen, dann die Rollen und Tarife der zweiten Stufe.

Siehe auch: Die Karte „Erste Schritte“ und die Tipps · Mit der Workspace-ID einladen · Rollen

Sie möchten wissen, was Sie schalten, wenn Sie Funktionen öffnen. Alles, was DesKilo über die Grundlagen hinaus kann, ist eine Funktion mit eigenem Schalter. Damit hundert Schalter lesbar bleiben, gruppiert der Bildschirm sie nach ihrem Zweck.

So ist es aufgebaut

• Ein Prozess ist eine betriebliche Aufgabe, zum Beispiel Abrechnung & Zahlungen oder Kalender und Koordination. Es gibt neun.
• Ein Teilprozess ist ein Schritt dieser Aufgabe: Rechnungsstellung, Zahlungseingang und USt-Verwaltung sind drei der fünf Schritte von Abrechnung & Zahlungen.
• Eine Funktion ist ein Schalter innerhalb eines Teilprozesses: Rechnungen, Mahnwesen, USt-Voranmeldungen.

Die neun Prozesse und ihre Teilprozesse

Gut zu wissen

• Eine Funktion gehört genau einem Prozess an, auch wenn sie eine Funktion eines anderen braucht. Die Karte sagt es: „Alles einzuschalten braucht auch: Finanzen-Tab (Abrechnung & Zahlungen)“.
• Mitgliedschaftsmodelle und der Grundrisseditor sind keine Funktionen: Sie sind immer da. Ihre Einstellungen stehen unter Workspace und Abrechnung, nicht auf diesem Bildschirm. Vorausbezahlte Mehrfachkarten sind eine Funktion: siehe Mehrfachkarten.
• Eine Funktion auszuschalten blendet sie auf jedem Bildschirm aus, auf dem sie erschien; das ist keine Berechtigung. Wer was darf, entscheiden Sie unter Rollen.

Siehe auch: Was DesKilo kann · Ganze Prozesse ein- oder ausschalten

Sie möchten wissen, was Mitglieder am ersten Tag vorfinden, bevor Sie etwas geschaltet haben.

Jede Funktion gehört zu einer von zwei Stufen, und ein neuer Space wird aus ihnen erstellt:

Ein neuer Space startet mit 45 eingeschalteten Funktionen, alle aus dem Kern (46, wenn Sie den Test-Zwilling gleichzeitig erstellen: Dann ist auch Umgebungspaare an). In einfachen Worten:

• Buchen: einen Platz auf dem Plan reservieren, eine Buchung wiederholen (Serienbuchung), für andere buchen (Für andere buchen), einen halb gebuchten Platz als teilweise belegt sehen (Tagesverlauf eines Platzes), eine Buchung in einem persönlichen Kalender speichern (Kalenderdatei einer Buchung), Buchungsregeln wie vergangene Buchungen und Zeiten außerhalb der Öffnungszeiten (Buchungsregeln, Buchungsprüfung), die Löschung einer vergangenen Buchung beantragen (Lösch-Anträge für Buchungen), QR-Karten für Plätze drucken (Raum-QR-Codes), einstellbare Arbeitszeiten (Arbeitszeiten).
• Personen: der Community-Tab (Mitgliederverzeichnis), eine Seite pro Mitglied (Mitgliedsseite), die zentrale Rollenmatrix (Rollenverwaltung und Rollen vergeben), persönliche Angaben für Briefe und Rechnungen (Persönliche Angaben), unterscheidbare Initialen bei Avataren (Eindeutige Avatar-Initialen).
• Kalender und Nachrichten: der Kalender in mehreren Ansichten (Kalender-Tab, Kalender-Hub, Kalenderansichten), der Aktivitätsfeed und Bestätigungen (Ereignis-Tab), private und Gruppenunterhaltungen (Mitglieder-Benachrichtigungen, Nachrichten, überarbeitet) mit Verweisen, Weiterleiten, Erwähnungen, Wischgesten und Schutz vor Bildschirmaufnahmen, die Gruppierung des Benachrichtigungsfeeds (Gruppierung der Benachrichtigungen) und die Schaltfläche, um den Gastgebern einer veröffentlichten Seite zu schreiben (An die Gastgeber schreiben).
• Geld: der Tab Finanzen mit seinen vier Ansichten (Finanzen-Tab, Finanzen in vier Ansichten), Rechnungen (Rechnungen), ein Leistungskatalog (Leistungen), ein PDF der Monatsrechnung (PDF-Export).
• Dokumente und Daten: die Dokumentbibliothek (Dokumentbibliothek), Datenexport für den Inhaber (Datenexport (Excel)) sowie Export und Löschung der eigenen Daten durch jedes Mitglied (Export & Löschung).
• Komfort: Hilfehinweise, die Karte „Erste Schritte“, Favoriten und Bewertungen für Plätze, Animationen, regionale Formate und die Wahl des Navigationsstils.
• Zustellung: Push-Benachrichtigungen, die Telefone erst erreichen, wenn die Betreiberin oder der Betreiber der Installation den Push-Dienst eingerichtet hat (siehe Wie Mitglieder informiert werden).
• Plan aufräumen: Räume mit Historie löschen und Einraum-Etagen nach der Etage benennen.

Alles andere gehört zur Plattform und ist aus: Kiosk und Badges, mehrere Standorte, Zubehör-Aufpreise, Online-Zahlungen, USt-Verwaltung, der Weg einer Rechnung, Berichtsgestaltung, Ausrollungen, WhatsApp, die Assistentenschnittstelle und der Rest.

Gut zu wissen

• Die Funktion Rechnungen ist von Anfang an an, doch ausstellen lässt sich nichts, bevor Ihre rechtliche Identität vollständig ist; Einrichtung dieses Workspace markiert sie mit Vor der Rechnungsstellung nötig. Siehe Funktionen vermeiden, die sich widersprechen.
• Ein bestehender Space ändert sich nie, wenn DesKilo ändert, was ein neuer Space bekommt.
• Beginnen Sie mit einer Vorlage, kann die Vorlage zusätzlich zu diesem Satz einige Funktionen ein- oder ausschalten. Siehe Drei Ausgangspunkte.

Siehe auch: Ein Funktionsschalter

Sie sehen ein kleines Wort unter dem Namen einer Funktion und möchten wissen, was Sie damit anfangen sollen.

Jede Zeile von Schalter trägt ein Reifeabzeichen, das sagt, wie weit die Funktion anhand von Belegen geprüft wurde:

Zum Zeitpunkt dieses Textes stehen die meisten Funktionen auf Nicht bewertet, achtzehn auf Beta, und keine hat bisher Stabil erreicht.

Was die App fragt

1. Legen Sie den Schalter einer Funktion mit Alpha oder Beta um.
2. Die App fragt Experimentelle Funktion einschalten? und sagt: „Noch nicht als stabil bewertet: … Sie kann sich ändern und hat bekannte Grenzen. Nur einschalten, wenn dieser Space das akzeptiert.“
3. Sie nennt die Stufe jeder Funktion und die Funktionen, die mit eingeschaltet würden, weil sie gebraucht werden.
4. Tippen Sie zum Akzeptieren auf Einschalten oder auf Abbrechen: Dann wird nichts gespeichert.

Gut zu wissen

• Funktionen mit Nicht bewertet fragen nicht. Nur Alpha und Beta fragen.
• Die Frage kommt bei einem einzelnen Schalter. Ein Einschalten für einen ganzen Prozess zeigt, was es einschalten wird, stellt diese Frage aber nicht: Schalten Sie Beta-Funktionen einzeln ein.
• Zu den Beta-Funktionen gehören zum Zeitpunkt dieses Textes Rechnungen, Online-Zahlungen, USt-Verwaltung, Mehrfachkarten, Gemeinsame Ausgaben, Nutzungssätze, Buchungsregeln, Serienbuchung, Buchungsprüfung, Lösch-Anträge für Buchungen, Finanzen in vier Ansichten, Vorräte aus Ausgaben, Prüfer nach Rolle oder Person, Verkettete Freigaben, Auto-Check-in/-out am Tagesende, Datenexport (Excel), E-Rechnungszustellung an Kunden und Der Demobereich. Lesen Sie die Grenzen jeder Funktion mit Mehr, bevor Sie sich bei Geld darauf verlassen.
• Einige davon gehören zum Kern und sind in einem neuen Space schon an. Sie starten ohne die Frage eingeschaltet; sie erscheint erst, wenn Sie eine davon wieder einschalten.
• Reife grenzt die Liste auf eine Stufe ein; so sehen Sie schnell alles Experimentelle, das Ihr Space schon nutzt.

Siehe auch: Ein Funktionsschalter

Sie möchten den Tag vermeiden, an dem alles an ist und nichts funktioniert. Gehen Sie einen Prozess nach dem anderen durch und sehen Sie jeden aus der Sicht eines Mitglieds an, bevor Sie weitergehen.

Schritte

1. Behalten Sie den Kern und bringen Sie die Grundlagen zum Laufen: die Plätze, die Öffnungszeiten, einen Tarif. Siehe Ihr Ort.
2. Öffnen Sie Funktionen und öffnen Sie eine Prozesskarte. Wählen Sie den Prozess, der zu Ihrem nächsten Bedarf passt, nicht den, der am vollständigsten aussieht.
3. Tippen Sie bei einem Teilprozess auf Einschalten oder öffnen Sie eine einzelne Funktion unter Schalter.
4. Lesen Sie die Vorschau: was Ebenfalls nötig ist und was schon an ist.
5. Sehen Sie es als Mitglied an: Melden Sie sich als eines an (mit einem zweiten Konto oder auf der Testseite Ihres Spaces) und tun Sie, was ein Mitglied täte.
6. Erst dann gehen Sie zum nächsten Prozess.

Eine sinnvolle Reihenfolge

Gut zu wissen

• Einschalten ist billig, und Ausschalten löscht nichts; ein falscher Schritt kostet also Zeit, keine Daten. Die Ausnahme ist alles, was eine Rechnung ausstellt: siehe Entscheidungen, die sich schwer rückgängig machen lassen.
• Ein Test-Space ist der richtige Ort, um einen Prozess auszuprobieren. Siehe Ein Test-Space oder ein echter und Ein Test-Space.
• Laden Sie Mitglieder zuletzt ein, nach den Rollen, den Freigaberegeln und den Tarifen, denen sie begegnen werden.

Siehe auch: Ganze Prozesse ein- oder ausschalten

Sie sind dabei, eine Funktion zu ändern, und möchten die Wirkung sehen, bevor es sie gibt.

Schritte

1. Öffnen Sie Funktionen. Die Ansicht Prozesse wird angezeigt.
2. Tippen Sie auf Braucht Aufmerksamkeit. Es bleiben nur die Prozesse, die etwas enthalten, das an ist, aber wartet.
3. Öffnen Sie eine Karte. Eine Funktion mit dem Vermerk „An, wartet auf“ eine benannte übergeordnete Funktion ist das, was Sie beheben müssen.
4. Beheben Sie es, indem Sie die übergeordnete Funktion einschalten oder die Funktion ausschalten.
5. Um eine einzelne Funktion zu ändern, tippen Sie auf Schalter, suchen Sie sie mit Funktionen durchsuchen und legen Sie ihren Schalter um.
6. Lesen Sie die Frage oder die Zeile „Ebenfalls eingeschaltet“ und bestätigen Sie.

Was „zurückgehalten“ bedeutet

Eine Funktion ist zurückgehalten, wenn Sie sie gewählt haben, aber etwas, das sie braucht, aus ist. Ihr eigener Schalter bleibt an, weshalb man es leicht übersieht: Der Bildschirm sagt, die Funktion sei an, und die App bietet sie nicht an. Die Karte sagt, wie viele Funktionen zurückgehalten sind („… sind an, warten aber auf eine ausgeschaltete Voraussetzung“) und auf welche Voraussetzung sie warten; beheben Sie es direkt in Funktionen. Was auf Sie wartet zeigt dasselbe als eine Zeile pro ausgeschalteter Voraussetzung.

Auf anderes, worauf eine Funktion warten kann, geht dieser Bildschirm nicht ein. Eine Funktion kann an und voll erlaubt sein, während ihre Angaben fehlen: Ihre rechtliche Identität, ein Standort, ein Zahlungsanbieter. Diese erscheinen in Einrichtung dieses Workspace, oben in den Workspace-Einstellungen: die rechtliche Identität, bei eingeschalteten Rechnungen, als Rechtliche Identität und Adresse des Space, der Rest unter Angaben, die Ihre Funktionen brauchen (Identität, Bank, Plattformen).

Gut zu wissen

• Hat jemand anderes die Funktionen geändert, während Sie hinsahen, schreibt die App nichts und sagt es: „Die Funktionen haben sich inzwischen geändert, daher wurde nichts gespeichert.“ Sehen Sie die Liste noch einmal an und schalten Sie erneut.
• Geändert zählt die Schalter, die vom Standard der Registry abweichen. In einem neuen Space zeigt es schon eine Zahl (die Plattformfunktionen, die ausgeschaltet starten); es ist also keine Zählung Ihrer eigenen Änderungen.
• Nur ein Inhaber oder Mitinhaber kann Funktionen schreiben. Der Server prüft es im Moment des Schreibens noch einmal.

Siehe auch: Ganze Prozesse ein- oder ausschalten · Ein Funktionsschalter

Sie möchten die Personen Ihrer Organisation den Rollen zuordnen, die DesKilo kennt, damit niemand mehr hält, als seine Aufgabe verlangt.

Die vier Grundrollen

Jede Person hat genau eine Grundrolle. Eine Rolle, die der Space selbst festlegt, etwa Gastgeber oder Buchhaltung, kommt darauf und nimmt nie etwas weg.

Ein Schatzmeister, ohne Administrator zu sein

Bruno führt die Bücher, soll aber den Grundriss nicht bearbeiten und keine neuen Mitglieder freigeben. Geben Sie ihm die Grundrolle Benutzer und fügen Sie eine eigene Rolle hinzu, zum Beispiel Buchhaltung, mit vier Berechtigungen: Workspace-Finanzen einsehen, Rechnungen ausstellen & Zahlungen zuordnen, Buchhaltung und Daten exportieren und Kennzahlen des Arbeitsbereichs lesen. Nicht mehr. Eine solche Rolle ist nicht eingebaut; Sie legen sie mit den folgenden Schritten an.

Schritte

1. Öffnen Sie Rollen dieses Bereichs und tippen Sie auf Rolle hinzufügen. Siehe Rollen dieses Bereichs.
2. Geben Sie der Rolle einen Namen, wählen Sie Was sie ergänzt und tippen Sie auf Rolle speichern.
3. Öffnen Sie die Person unter Mitglieder & Tarife, suchen Sie Rollen und tippen Sie auf Rolle hinzufügen.

Gut zu wissen

• Rollen dieses Bereichs ist eine eigene Funktion und in einem neuen Space aus. Schalten Sie sie unter Funktionen ein.
• Niemand kann sich selbst eine Rolle geben. Eine Rolle zu geben braucht Rollen & Berechtigungen verwalten, und nur ein Inhaber kann eine Rolle geben, die das enthält.
• Eine Rolle, die der Space festlegt, gilt sofort und wird festgehalten. Nur wenn jemand zum Administrator gemacht wird oder es nicht mehr ist, greift die Freigaberegel Rollenwechsel.

Ergebnis Jede Person des Vorstands hat die Berechtigungen ihrer Aufgabe, und der Inhaber bleibt der Einzige, der das ändern kann.

Siehe auch: Die Rollenmatrix

Sie möchten, dass jede Rolle hat, was sie braucht, und sonst nichts. Das ist das Prinzip der geringsten Rechte: klein beginnen, hinzufügen, wenn jemand fragt, denn eine einmal gegebene Berechtigung nimmt man selten ohne Verstimmung zurück.

Schritte

1. Öffnen Sie Rollen. Es gibt eine Karte pro Rolle: Inhaber, Mitinhaber, Administrator (der Inhaber kann sie umbenennen) und Benutzer.
2. Lesen Sie zuerst die Karte Administrator. Sie zeigt, was ein Administrator heute in Ihrem Space hat.
3. Entfernen Sie den Haken bei dem, was Sie nicht abgeben möchten. Setzen Sie die Alltagsberechtigungen, die die Karte Benutzer braucht (siehe unten).

Was ein Administrator standardmäßig hat

Ein Administrator hat nicht Rollen & Berechtigungen verwalten, Validierungsregeln konfigurieren, Workspace-Einstellungen bearbeiten, Tarife und Abrechnungsregeln verwalten, Dokumente gestalten, Integrationen verwalten, Konfiguration verwalten oder In die Produktion ausrollen. Eine Mit-Inhaberin hat alle, bis Sie einige abwählen. Der Inhaber hat sie immer alle.

Achtung In einem neuen Space ist die Karte Benutzer leer. Die sechs Alltagsberechtigungen (Den Messenger nutzen, Buchen und Reservierungen nutzen, Den Kalender sehen, Das Mitgliederverzeichnis sehen, Das eigene Konto und die eigenen Rechnungen sehen, Die geteilten Dokumente sehen) gelten nur über die Matrix oder eine Rolle. Solange Sie sie nicht angehakt haben, kann ein beitretendes Mitglied den Plan nicht öffnen. Die Demo zeigt sie schon angehakt, was das verdeckt. Einrichtung dieses Workspace zeigt Was Mitglieder dürfen als Nötig für eine erste Buchung, bis die Karte Benutzer Buchen und Reservierungen nutzen hält; die fünf anderen prüft sie nicht. Haken Sie sie bei der Karte Benutzer an, und bei der Karte Administrator, wenn auch Administratoren buchen, und testen Sie dann mit einem zweiten Konto.

Gut zu wissen

• Standardmäßig kann ein Administrator alle Finanzen und die persönlichen Daten jedes Mitglieds lesen. Sind Ihre Administratoren Ehrenamtliche, überlegen Sie, ob sie das sollen.
• Admins stellen Rechnungen aus (eine Funktion, standardmäßig aus, unter Rechnungen) gibt Administratoren Rechnungen ausstellen & Zahlungen zuordnen, was auch immer die Matrix sagt. Besser ist der Haken in der Matrix oder eine eigene Rolle, was genauer ist.
• Entfernen Sie eine Berechtigung, verschwindet sie überall zugleich; der Server prüft sie, nicht nur das Menü.
• Jede Änderung der Matrix wird als Ereignis festgehalten. Die Funktion Rollenverwaltung zeigt nur den Bildschirm; ist sie aus, gilt die gespeicherte Matrix weiter, Sie können sie nur nicht bearbeiten.

Ergebnis Eine Matrix, die Sie pro Rolle in einem Satz erklären können.

Siehe auch: Die Rollenmatrix · Wer was tut

Sie möchten, dass der Space weiterläuft, wenn Sie krank, verreist oder fort sind. Jeder Space braucht mehr als eine Person, die handeln kann. Standardmäßig haben nur Inhaber und Mitinhaber die Berechtigungen, die Funktionen, Rollen, Freigaberegeln und die Workspace-ID ändern, und nur ein Inhaber kann einen weiteren Inhaber machen.

Die zwei Arten

Schritte

1. Schalten Sie die Funktion Mitinhaber unter Funktionen ein. In einem neuen Space ist sie aus.
2. Öffnen Sie die Person unter Mitglieder & Tarife, gehen Sie zu Verwalten und tippen Sie auf Mit-Inhaberschaft.
3. Wählen Sie den aktiven Mitinhaber oder Nachfolge. Um sofort zu übergeben, wählen Sie Jetzt zum Inhaber machen.

Gut zu wissen

• Geht der letzte Inhaber, wird die geeignetste Mit-Inhaberin von selbst Inhaber, eine aktive vor einer Nachfolgerin.
• Zwei Administratoren sind nicht dasselbe: Ein Administrator hat nur, was die Matrix gibt, und kann die Inhaberschaft nie weitergeben.
• Eine Regel mit Inhaber muss immer validieren verlangt einen Inhaber. Prüfen Sie auf Ihrer Testseite, dass Ihre Mit-Inhaberin weiterhin so entscheiden kann, wie Sie erwarten.

Ergebnis Der Space hat eine zweite Person, die handeln kann.

Siehe auch: Mit-Inhaberinnen · Mit-Inhaberschaft

Sie möchten wählen, wie Personen zu Ihrem Space kommen und wer sie hereinlässt. Es gibt vier Wege, und jeder endet am selben Punkt: Eine Person bittet um Beitritt, und jemand entscheidet.

Schritte

1. Öffnen Sie Workspace-ID & QR. Wählen Sie mit Workspace-ID ändern eine ID, die man sich merken kann: 4 bis 20 Buchstaben oder Ziffern, in ganz DesKilo eindeutig.
2. Tippen Sie für eine namentlich bekannte Person auf Jemanden einladen. Tragen Sie den Namen ein, haken Sie Rollen bei der Ankunft an, wenn sie eine Rolle bekommen soll, wählen Sie die Sprache der Nachricht und senden Sie.
3. Bittet jemand um Beitritt, steht in seiner Zeile unter Mitglieder & Tarife Ausstehend. Öffnen Sie sie und wählen Sie Mitgliedschaft bestätigen oder Mitgliedschaft ablehnen.

Gut zu wissen

• Niemand kommt ohne Entscheidung hinein. Bis sie getroffen ist, sieht die neue Person einen Wartebildschirm und sonst nichts.
• Die Entscheidung folgt der Regel für Neues Mitglied unter Freigaberegeln: Standardmäßig genügt ein Inhaber oder Administrator; verlangen Sie zwei, bleibt die Person nach der ersten Freigabe ausstehend.
• Ändern Sie die Workspace-ID, funktioniert die alte nicht mehr. Drucken Sie den QR-Code neu.
• Es gibt keine Einladung als Inhaber. Die Inhaberschaft wird unter Mitglieder & Tarife erteilt.

Ergebnis Personen finden Sie, und Sie entscheiden, wer bleibt.

Siehe auch: Die Workspace-ID · Einem Workspace beitreten · Ausstehende und pausierte Mitglieder

Sie möchten eine Einladung, die nach Ihrem Space klingt, in der Sprache der Person, die sie erhält. Jede Sprache hat ihren eigenen Text; die, die Sie nicht schreiben, fällt auf die eingebaute Nachricht zurück.

Schritte

1. Öffnen Sie Workspace und gehen Sie zu Gemeinschaft und Einladungen.
2. Wählen Sie unter Sprache der Nachricht die Sprache, für die Sie schreiben. Die Zeile öffnet sich mit der Sprache Ihres Arbeitsbereichs.
3. Schreiben Sie den Text. Tippen Sie auf einen Platzhalter, um ihn an der Cursorposition einzufügen. Die Grenze liegt bei 2000 Zeichen.
4. Wiederholen Sie das für jede Sprache, die Ihre Mitglieder nutzen, und tippen Sie dann auf Speichern.

Die Platzhalter

Gut zu wissen

• Lassen Sie das Feld leer, schreibt die App ihre eigene Nachricht in dieser Sprache. Sie erklärt die Schritte: herunterladen, Konto anlegen, mit dem Code beitreten.
• Fügen Sie keinen Code und keinen Link selbst ein. Jeder Versand erzeugt seinen eigenen Code, für eine Person gültig.
• Ein falsch geschriebener Platzhalter bleibt im gesendeten Text sichtbar: Lesen Sie die Vorschau, bevor Sie senden.
• Die eingebaute Nachricht sagt der Person, dass der Code nur einmal verwendbar und 14 Tage gültig ist.

Ergebnis Eine Einladung, der Ihre Mitglieder folgen können, ohne Sie zu fragen.

Siehe auch: Einladungsnachricht · Jemanden per Nachricht einladen

Sie möchten Handlung für Handlung wählen, ob eine zweite Person zustimmen muss. Ein Freigabebereich ist eine Art von Handlung mit eigener Regel: eine Zahlung, eine Ausgabe, ein neues Mitglied, eine Buchungslöschung. Unter Freigaberegeln stehen die Bereiche in drei Gruppen.

Jeder Bereich beginnt mit Erbt den Standard: eine Freigabe durch einen beliebigen Administrator oder Inhaber. Die Standardregel ist die Regel, die alle anderen erben. Ein Bereich, den Sie öffnen und speichern, wird Angepasst.

Die Stellschrauben einer Regel

Schritte

1. Öffnen Sie Freigaberegeln. Tippen Sie auf Standardregel und entscheiden Sie, was alles andere erbt.
2. Tippen Sie auf einen Bereich, stellen Sie die Schrauben ein und tippen Sie auf Speichern.
3. Halten Sie die Ausnahmen gering. Jede Ausnahme ist eine Sache mehr, die Sie im Kopf behalten müssen, wenn jemand fragt: „Warum wartet das?“

Gut zu wissen

• Niemand validiert die eigene Handlung. Sie wartet auf jemand anderen, es sei denn, die Ausnahme für den Inhaber ist eingeschaltet.
• Jede Entscheidung wird festgehalten: wer, wann, wozu.
• Eine Anfrage, die niemand beantwortet, verfällt nach sieben Tagen, beim nächsten Öffnen von Ereignisse durch irgendjemanden aufgeräumt. Eine Handlung, die ein Administrator für ein Mitglied vornahm, wird stattdessen automatisch bestätigt.

Siehe auch: Freigaberegeln, Bereich für Bereich · Wer validieren darf · Automatisch validieren

Sie legen fest, wie weit DesKilo in Ihre Finanzen hineinreicht. Alles Weitere in diesem Kapitel folgt aus dieser einen Wahl. Sie lässt sich später leicht ausbauen, aber schwer zurückbauen, sobald Rechnungen existieren.

Bevor Sie beginnen

Beantworten Sie zwei Fragen: Zahlen Ihnen die Mitglieder etwas für den Space, und sollen die rechtsgültigen Rechnungen aus DesKilo kommen?

Schritte

1. Wählen Sie Ihren Weg aus der Tabelle.
2. Schalten Sie bei Weg 2 oder 3 die benötigten Geldfunktionen unter Funktionen ein: Rechnungen ist die Grundlage für alles, was ausgestellt wird; die Funktionen darunter (Abo-Rechnungen, Monatsabschluss-Rechnungen, Mahnwesen, USt-Verwaltung) kommen einzeln dazu.
3. Fahren Sie bei Weg 3 mit Ihrer rechtlichen Identität fort, und zwar vor der ersten Buchung, nicht danach.

Gut zu wissen

• Rechnungen in der App auszustellen ist heute für einen Workspace in Frankreich oder Deutschland möglich. In jedem anderen Land nehmen Sie Weg 2; die Kontoauszüge bleiben verfügbar.
• Der Server verweigert die Ausstellung, wenn eine Angabe fehlt oder wenn die Behandlung eine ist, die DesKilo nicht abdeckt; die Liste Vor der Ausstellung bitte ergänzen nennt den Grund. Grenzüberschreitende Umsätze, Reverse-Charge, Ausfuhren und umsatzsteuerfreie Rechnungen müssen Sie mit Ihrem Steuerberater prüfen und außerhalb der App ausstellen.
• Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt (§ 19 UStG; in Frankreich „franchise en base“), kann in der App keine Rechnungen ausstellen: Der Server lehnt die Steuerkategorie „steuerfrei“ ab. Bleiben Sie bei Weg 2 und stellen Sie diese Rechnungen anderswo aus.
• Eine Funktion auszuschalten stoppt neue Vorgänge dieser Art; gelöscht wird nichts.
• Sie können dauerhaft bei Weg 2 bleiben. Viele Vereine tun das.

Ergebnis

Sie wissen, welcher der drei Wege Ihrer ist und welche Funktionen er braucht.

Siehe auch: Rechnungsstellung im Überblick · Ganze Prozesse ein- oder ausschalten

Sie verwandeln die Frage „Was ist ein Platz wert?“ in Zahlen, die DesKilo jeden Monat ohne Ihr Zutun anwendet.

Bevor Sie beginnen

Behalten Sie das Modell im Kopf. Es liest sich von links nach rechts, und jeder Schritt speist den nächsten:

1. Abo-Anteil in Prozent: Ein Mitglied hält einen Anteil am Monat: 25, 50, 75 oder 100 %, oder einen Wert, den Sie zulassen.
2. Halbtage-Kontingent: Der Anteil wird zu einer Anzahl Halbtage für den Monat: Zahl der Öffnungstage mal zwei mal Prozentsatz, aufgerundet.
3. Gebührenband: Der Prozentsatz fällt in genau ein Band, das die Monatsgebühr und den Preis für einen zusätzlichen Halbtag festlegt. Ein Band gilt „über seinem Anfang, bis einschließlich seines Endes“, und die Bänder zusammen müssen 0 bis 100 % ohne Lücke abdecken.
4. Regel bei Überschreitung: Ist das Kontingent aufgebraucht, wird jedes Mitglied entweder gesperrt, mit dem Preis für die Überschreitung belastet oder gebeten, ein Paket zu kaufen.
5. Pakete und Leistungen: Ein Tagespaket verkauft zusätzliche Halbtage im Voraus zu einem Preis, den Sie festlegen; Leistungen (ein Kaffee, ein Schließfach, Drucken) werden obendrauf verkauft.

Schritte

1. Legen Sie unter Abo-Stufen fest, welche Prozentsätze Sie anbieten und ob ein Inhaber einen ausgehandelten Wert eintragen darf (siehe Abo-Stufen).
2. Legen Sie unter Gebührenbänder pro Bereich eine Zeile an: die Obergrenze, die Monatsgebühr und den Preis bei Überschreitung (siehe Gebührenbänder).
3. Bestimmen Sie die Standardregel für Mitglieder, deren Tage aufgebraucht sind: Wenn die Tage aufgebraucht sind.
4. Ergänzen Sie die Tagespakete und Leistungen, die Sie verkaufen.

Gut zu wissen

• Die Rechenweise wird auf jedem ausgestellten Dokument eingefroren. Ein geänderter Preis gilt ab dem nächsten Monat, nie für einen bereits abgerechneten.
• Öffnungszeiten und Schließtage bestimmen, wie viele Öffnungstage ein Monat hat, und damit die Größe des Kontingents. Legen Sie sie zuerst fest.
• Ein Mitglied ohne Abo ist für Besucher gedacht, die Zehnerkarten kaufen; sie können nicht nach Verbrauch abgerechnet werden.

Siehe auch: Abrechnung · Das Abo eines Mitglieds

Sie begleiten ein Mitglied durch einen Monat, mit den Zahlen des Atelier du Marché, damit Sie Ihre eigenen Zahlen auf dieselbe Weise prüfen können.

Bevor Sie beginnen

Der Demo-Space hat drei Gebührenbänder, in Euro und inklusive Umsatzsteuer. Die Zahlen stammen aus der Demo und sind keine Empfehlung.

Schritte

1. Ein Mitglied hält 50 %. In einem Monat mit 22 Öffnungstagen beträgt das Kontingent 22 × 2 × 50 / 100 = 22 Halbtage.
2. 50 % fallen in das zweite Band (über 25, bis 50): Die Gebühr beträgt 150,00, egal wie viel das Mitglied nutzt.
3. Das Mitglied bucht 24 Halbtage. Zwei liegen über dem Kontingent, je 8,00: macht 16,00.
4. Der Monat kostet 150,00 + 16,00 = 166,00, vor etwaigen Leistungen. In der Demo sind die Preise Bruttopreise: Die 20 % Umsatzsteuer sind enthalten, und der Bildschirm zeigt sie unter jedem Preis an.
5. Vergleichen Sie mit einem Paket: Das 5-Tage-Paket der Demo kostet 40,00 und bringt 10 Halbtage (5 Tage, je zwei Halbtage), also 4,00 pro Halbtag. Gegenüber 8,00 bei Überschreitung lohnt es sich ab dem sechsten zusätzlichen Halbtag im Monat.

Gut zu wissen

• Ein Preis von 0,00 bei Überschreitung bedeutet: Zusätzliche Halbtage kosten bei Abrechnung nach Verbrauch nichts.
• Der Kontoauszug, den ein Mitglied sieht, zeigt dieselben Zeilen: Gebühr, enthalten, genutzt, zusätzlich, Überschreitung.
• Preise werden inklusive Umsatzsteuer angezeigt, wenn die Umsatzsteuer aktiv ist; die Steuer wird daraus herausgerechnet.
• Wenn Sie mit einem Mitglied andere Bedingungen vereinbaren, lesen Sie Preisverhandlung.

Ergebnis

Sie können die Rechnung eines Mitglieds aus drei Zahlen vorhersagen: seinem Prozentsatz, den Öffnungstagen und den Buchungen.

Siehe auch: Ihren Kontoauszug lesen · Was jede Buchung gekostet hat

Sie bestimmen, wohin das Geld eines Mitglieds fließt und wie viel Arbeit DesKilo Ihnen dabei abnimmt.

Schritte

1. Beginnen Sie mit dem kostenlosen Weg: Tragen Sie die Zahlungsanweisungen ein, also Ihre IBAN und Bankverbindung sowie, was Sie akzeptieren, PayPal.me, Wero, Lydia oder Wise, dazu einen Hinweis zum Verwendungszweck.
2. Mitglieder sehen diese Angaben auf einem unbezahlten Kontoauszug. Wenn eine Zahlung auf Ihrem Konto eingeht, erfassen Sie oder ein Abrechnungsadministrator sie.
3. Nur wenn Mitglieder in der App bezahlen sollen, verbinden Sie unter Online-Zahlungen einen Anbieter: PayPal, Stripe oder Mollie. Dafür brauchen Sie die Funktion Online-Zahlungen und ein eigenes Konto beim Anbieter.

Gut zu wissen

• DesKilo erfasst Zahlungen; auf dem manuellen Weg bewegt es nie Geld.
• Ein Anbieter berechnet eigene Gebühren und erhält die Schlüssel Ihres Kontos (das Blatt für die Zugangsdaten erklärt, wie sie eingegeben werden).
• Ist Online-Zahlungen aus, wird eine neue Online-Zahlung abgelehnt; eine bereits offene kann noch abgeschlossen werden.
• Ein Space, der aus einer Vorlage entsteht, übernimmt keine Zahlungsangaben: Tragen Sie sie in jedem Space ein. Ein Konfigurationsexport enthält sie dagegen.

Siehe auch: Bezahlen, was Sie schulden · Zugangsdaten des Anbieters

Sie teilen DesKilo mit, wer verkauft, damit jede Rechnung Sie korrekt benennt. Das ist der Teil, den Sie mit einem Fachmann klären sollten.

Bevor Sie beginnen

Der Bildschirm heißt Rechtliche Identität & E-Rechnung. Halten Sie bereit:

• Ihre Organisationsform: Unternehmen oder gemeinnütziger Verein;
• Ihr Steuerregime: nicht der Umsatzsteuer unterliegend, umsatzsteuerfrei (Kleinunternehmerregelung) oder umsatzsteuerpflichtig. Die App kann nur für den ersten und den letzten Fall Rechnungen ausstellen; bei der Kleinunternehmerregelung hält der Bildschirm Ihren Status fest, die Rechnungen müssen aber anderswo ausgestellt werden (Weg 2);
• Ihre Registernummer und, falls vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Ihre Postanschrift, wie sie in Ihrer Eintragung steht;
• den Grund, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird, falls Sie keine berechnen.

Achtung Das Steuerregime zu wählen ist eine steuerliche Entscheidung, keine Software-Einstellung. Ein Verein ohne wirtschaftliche Tätigkeit liegt normalerweise außerhalb der Umsatzsteuer, und der Bildschirm warnt Sie, wenn Sie für ihn „steuerfrei“ wählen. Bestätigen Sie die Wahl, bevor Sie die erste Rechnung ausstellen.

Schritte

1. Öffnen Sie Rechtliche Identität & E-Rechnung und arbeiten Sie von oben nach unten: zuerst das Steuerregime, dann die Kennungen, die Adresse und die Rechnungsangaben.
2. Tragen Sie die Zahlungsbedingungen, die Hinweise zum Zahlungsverzug und die weiteren Angaben ein, die Ihr Land verlangt (siehe Ihre rechtliche Identität).
3. Tippen Sie auf Speichern und lesen Sie die Rechnungsvorlage einmal gemeinsam mit Ihrem Steuerberater durch (siehe Die PDF-Vorlage der Rechnung).

Tipp Fragen für Ihren Steuerberater:

1. Welche Organisationsform und welches Steuerregime habe ich?
2. Wie lauten meine Registernummer und meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und wie schreibe ich sie?
3. Wenn ich keine Umsatzsteuer berechne: Mit welchem Gesetzestext begründe ich das?
4. Welche Angaben müssen auf meinen Rechnungen stehen (Zahlungsziel, Verzugszinsen, Einziehungspauschale, Skonto, Versicherung)?
5. Wie sind Rechnungen zu nummerieren, und beginnt die Nummer jedes Jahr oder jeden Monat neu?
6. Wann entsteht die Umsatzsteuer auf meine Leistungen nach der Regel meines Landes (Zahlung, Leistungsmonat, Rechnung), und soll ich eine andere Grundlage wählen, etwa die Ist-Versteuerung?
7. Muss ich E-Rechnungen an eine staatliche Plattform senden, und an welche?
8. Brauche ich regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldungen, und wie oft?

Gut zu wissen

• Bereits ausgestellte Rechnungen behalten die Identität, mit der sie signiert wurden; eine Änderung gilt für die nächsten.
• Nur ein Inhaber oder ein aktiver Mitinhaber kann diesen Bildschirm öffnen, und die Funktion Rechnungen muss eingeschaltet sein.
• Ein Space, der aus einer Vorlage entsteht, übernimmt Ihre Identität nicht: Tragen Sie sie neu ein. Ein Deployment zwischen den beiden Seiten eines Paars übernimmt sie.

Siehe auch: Steuerregime · Die E-Rechnungs-Plattform · Art der Organisation

Sie bestimmen, ab wann eine Zahlung überfällig ist und wer nachfasst.

Schritte

1. Schalten Sie Mahnwesen unter Funktionen ein. Es liegt unter Rechnungen.
2. Legen Sie in den Mahnregeln die Zahl der Stufen und die Fristen fest: Tage bis zur ersten Mahnung, Tage zwischen den Mahnungen.
3. Entscheiden Sie, ob Mahnungen von selbst hinausgehen: Schalten Sie im selben Dialog Automatische Mahnungen ein (siehe Automatische Mahnungen); auch die Funktion Automatische Zahlungserinnerungen muss eingeschaltet sein.

Gut zu wissen

• Die Frist bis zur ersten Mahnung gilt zugleich als Ihr Zahlungsziel. Legen Sie es mit den Zahlungsbedingungen fest.
• Automatische Mahnungen laufen einmal täglich auf dem Server, wenn die Datenbank ihren Scheduler aktiviert hat. Sie laufen auch, wenn jemand mit dem Recht, Rechnungen auszustellen (ein Inhaber, ein Mitinhaber oder, wenn Admins stellen Rechnungen aus an ist, ein Administrator), die Finanzen öffnet; ein Space ohne Scheduler bekommt sie also an den Tagen, an denen jemand hinsieht. Der Schalter und die Funktionsbeschreibung sagen es ebenfalls; der Betreiber Ihres Servers weiß, was zutrifft.
• Die Funktion Mahnwesen stellt nur die Regeln bereit. Eine Mahnung geht erst dann von selbst hinaus, wenn Automatische Mahnungen in den Mahnregeln eingeschaltet ist; das ist zunächst aus, bis Sie es wählen.
• Übersprungen werden Rechnungen mit ausstehender oder angehaltener Zahlung und Rechnungen ohne erfasstes Zahlungsziel.
• Das Mitglied erhält einen Hinweis in seinem Feed und, wenn Push eingerichtet ist, eine allgemein gehaltene Benachrichtigung; siehe Menschen informieren.

Siehe auch: Zahlungsbedingungen

Sie möchten wissen, was die Umsatzsteuer von Ihnen verlangt, bevor Sie sie einschalten.

Schritte

1. Schalten Sie USt-Verwaltung unter Funktionen nur ein, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
2. Legen Sie die Sätze unter USt fest: Übliche Sätze übernehmen für Ihr Land, dann genau einen davon als Standard markieren (siehe Die Sätze festlegen).
3. Ordnen Sie jedem Satz seine Gruppe zu, und wo es zutrifft, einen Befreiungsgrund (siehe USt-Gruppen).
4. Ändert das Gesetz einen Satz, verwenden Sie Änderung per Gesetz, damit ältere Rechnungen ihren Satz behalten (siehe Einen Satz per Gesetz ändern).
5. Müssen Sie Erklärungen abgeben, schalten Sie USt-Voranmeldungen ein und bereiten Sie jeden Zeitraum unter USt-Voranmeldung vor.

Gut zu wissen

• Ein Katalog der Sätze liegt für die EU-Mitgliedstaaten, die Schweiz, Norwegen und Kanada bei. Ihn aktuell zu halten, wenn ein Staat einen Satz ändert, ist Ihre Aufgabe.
• Wer umsatzsteuerpflichtig ist, aber keinen gültigen Standardsatz hat, dem verweigert der Server die Ausstellung. Die Beschreibung von USt-Verwaltung und die Warnung auf dem Bildschirm der rechtlichen Identität sagen es.
• Der Server berechnet jede Voranmeldung aus Ihren Rechnungen, Zahlungseingängen und Steuerzeitpunkten. Geben Sie sie selbst beim Finanzamt ab und markieren Sie sie dann mit der Referenz der Eingangsbestätigung als abgegeben: Die App übermittelt nichts.
• Wählen Sie unter Voranmeldungszeitraum in der rechtlichen Identität, wie oft Sie melden. Ein abgegebener Zeitraum ist gesperrt: Was sich darin später ändert, wird in der nächsten Meldung als Berichtigung erklärt.
• Das Journal der Voranmeldungen hat einen eigenen Nummernkreis.

Siehe auch: Steuerregime · Wann die Umsatzsteuer fällig wird

Sie möchten vor der ersten Rechnung wissen, was Sie danach nicht mehr ändern können.

Achtung Ab der ersten ausgestellten Rechnung ist das Folgende endgültig. Entscheiden Sie es vorher mit Ihrem Steuerberater.

Schritte

1. Öffnen Sie Nummernkreise und legen Sie für jedes Journal (Rechnungen, Gutschriften, Voranmeldungen, Mitglieder, Zahlungen) Präfix, Suffix, Datumsteil, Stellenzahl und Neubeginn fest. Der Bildschirm braucht die Funktion Nummernkreise.
2. Zeigen Sie das Ergebnis Ihrem Steuerberater vor der ersten Rechnung.
3. Wählen Sie Land, Währung und Zeitzone in den Workspace-Einstellungen, bevor irgendjemand bucht.

Gut zu wissen

• Nummern gehen nicht verloren: Ein Dokument, dessen Ausstellung scheitert, verbraucht keine.
• Die zwei Zustände eines Space, Test und Produktion, gibt es, damit nichts hiervon ernsthaft ausprobiert wird; siehe einen gefahrlosen Probelauf.

Siehe auch: Das Rechnungsregister · Währung und Zeitzone

Sie möchten ein klares Bild davon, auf welchen Wegen DesKilo eine Person erreichen kann, bevor Sie Ihren Mitgliedern etwas versprechen.

Bevor Sie beginnen

Es gibt sechs Wege, und sie sind nicht gleichwertig. Das meiste geschieht innerhalb der App.

Gut zu wissen

• DesKilo versendet keine eigenen E-Mails außer den Konto-E-Mails (Bestätigung der Anmeldung, Zurücksetzen des Passworts). Einladungen sind Texte, die Sie von Ihrem eigenen Handy aus teilen.
• Es gibt keine Abonnements pro Ereignis: Ein Mitglied kann nicht wählen „Informiert mich über Ausgaben, aber nicht über Buchungen“.
• Eine Benachrichtigung kann sich wie jeder Push verspäten oder verloren gehen; der Feed und die Nachrichtenliste sind das Protokoll.

Siehe auch: Benachrichtigungen · Ereignisse & Bestätigungen

Sie möchten Ereignis für Ereignis wissen, wer davon erfährt und wie.

Bevor Sie beginnen

Push wird nur für die fünf unten mit „Push“ gekennzeichneten Zeilen gesendet. Jedes andere Ereignis (eine Buchung, eine erfasste Zahlung, ein neues Mitglied) erscheint im Feed und sonst nirgends.

Gut zu wissen

• Ist die App geöffnet, wird ein Push zu einer entfernten Buchung durch eine Benachrichtigung in der Sprache des Mitglieds ersetzt. Bei Nachrichten, Erwähnungen, Bestätigungen und Zahlungserinnerungen zeigt die geöffnete App derzeit ihren allgemeinen Text („Jemand braucht Ihre Bestätigung.“). Die allgemeinen englischen Texte der Tabelle erscheinen, wenn die App im Hintergrund oder geschlossen ist.
• Ein Administrator wird nur über das informiert, worauf er reagiert oder was eine Regel ihm zuweist; es gibt keine Gesamtübersicht über „alles“.
• Mitglieder sehen ihre eigenen Ereignisse; Administratoren und Inhaber sehen die aller.

Siehe auch: Validierungsregeln · Nachrichten

Sie entscheiden, welche dieser Kanäle in Ihrem Space existieren und wer worüber entscheiden soll.

Schritte

1. Öffnen Sie Funktionen und prüfen Sie die Schalter für Benachrichtigungen: Push-Benachrichtigungen, Mitglieder-Benachrichtigungen, Ereignis-Tab, Gruppierung der Benachrichtigungen, Mahnwesen, Automatische Zahlungserinnerungen und WhatsApp-Integration.
2. Legen Sie die Validierungsregeln fest: für jede Art von Anfrage, wie viele Validierungen nötig sind und wer sie geben darf. Das bestimmt, wer gefragt wird und damit, wer eine wartende Entscheidung sieht.
3. Entscheiden Sie, ob die eigene Anfrage eines Administrators oder Inhabers sich selbst erledigt; siehe Eigene Anfrage eines Administrators automatisch validieren und Eigene Anfrage eines Inhabers automatisch validieren. Eine bereits erledigte Anfrage meldet sich bei niemandem.
4. Schreiben Sie die Einladungsnachricht, die Mitglieder erhalten, und fügen Sie den Link zur Community-Gruppe ein; siehe Einladungsnachricht und WhatsApp-Gruppe.
5. Schalten Sie Lösch-Anträge für Buchungen ein, wenn Mitglieder beantragen dürfen, eine vergangene oder eingecheckte Buchung zu löschen: Dann muss jemand antworten.

Gut zu wissen

• Voreinstellungen für einen neuen Space: Der Ereignis-Tab, die Mitglieder-Benachrichtigungen und die Gruppierung sind an; Mahnwesen und Automatische Zahlungserinnerungen sind als Funktionen an, aber es wird keine Mahnung gesendet, bis Sie Automatische Mahnungen in den Mahnregeln einschalten.
• Push-Benachrichtigungen ist standardmäßig an, liefert aber nichts, bis der Betreiber es eingerichtet hat.
• Eine Funktion auszuschalten stoppt neue Aktivität dieser Art. Vorhandenes wird nicht gelöscht.
• Rollen bestimmen, wer was sehen und beantworten kann; siehe Die Rollenmatrix.

Siehe auch: Wer darf validieren · Erforderliche Validierungen

Sie möchten Ihren Mitgliedern ehrlich sagen, was sie ausschalten können.

Schritte

1. Ein Mitglied öffnet Datenschutz & Daten und stoppt oder setzt Push auf diesem Gerät mit Push-Benachrichtigungen auf diesem Gerät fort.
2. In Nachrichten drückt ein Mitglied lange auf eine Unterhaltung, um sie mit Oben anheften, Benachrichtigungen stumm, Als ungelesen markieren oder Archivieren zu verwalten.
3. In den Systemeinstellungen des Handys kann ein Mitglied Benachrichtigungen ganz verweigern, auch die Check-in-Erinnerungen.
4. In seinem Profil entscheidet ein Mitglied, ob es eine WhatsApp-Nummer teilt.

Gut zu wissen

• Eine stummgeschaltete Unterhaltung bleibt still, wird aber weiter mitgezählt; eine Erwähnung hebt die Stummschaltung auf.
• Wer Push auf einem Gerät ausschaltet, ist auf einem anderen nicht betroffen.
• Es gibt keine Schalter pro Kategorie. Braucht ein Mitglied weniger Lärm, schaltet es Unterhaltungen stumm; braucht es keinen, schaltet es Push aus.

Siehe auch: Benachrichtigungen · Ihre Daten, Ihre Rechte

Sie möchten wissen, was es gibt, bevor Sie etwas gestalten, und wer welches Dokument erhält.

Jedes Dokument ist eine eigene Art. Jede Art hat ihr eigenes Layout; wenn Sie die Rechnung ändern, ändert sich also nie der Kontoauszug.

Gut zu wissen

• Der Bildschirm Berichte ordnet sie je nach Ihren Berechtigungen unter Finanzberichte, Workspace-Dokumente, Geschäftsanalyse und Vorlagen ein.
• Einige Berichte (Kontenplan, Ausweise, QR-Karten) haben ein einziges mitgeliefertes Layout. Die anderen lassen sich neu gestalten.
• Dokumente aus einem Test-Space tragen ein Wasserzeichen, das darauf hinweist. Siehe Wofür ein Test-Space da ist.

Siehe auch: Berichte · Die PDF-Vorlage der Rechnung

Sie möchten einen Brief, der nach Ihnen aussieht, ohne eine Auszeichnungssprache zu lernen.

Ein Dokument ist eine Seite aus mehreren Streifen, in der App Bänder genannt. Der Kopf trägt Ihren Briefkopf und den Empfänger. Der Rumpf trägt die Zeilen. Der Fortsetzungsstreifen beginnt auf Seite zwei, und der Fuß wiederholt sich auf jeder Seite mit Ihren Zahlungsbedingungen und rechtlichen Angaben. Sie bearbeiten sie unter Entwurf und prüfen sie in der Vorschau; Markup zeigt dieselben Bänder als Text für den Tag, an dem Sie das brauchen.

Zwei Tatsachen bewahren Sie vor Überraschungen. Der Briefstandard druckt den Empfänger im Fenster rechts für einen französischen Space und links für einen deutschen, sofern Sie das nicht ändern. Und ein Layout, das sich nicht darstellen lässt, blockiert nie ein Dokument: Dann übernimmt das eingebaute Layout.

Achtung Die Formulierungen in einem Layout sind keine Rechtsberatung. Aussehen und Übersetzung allein stellen weder rechtliche Konformität her noch erfüllen sie eine Pflicht zur elektronischen Rechnung. Was eine Rechnung enthalten muss, legen Sie unter Ihre rechtliche Identität fest; Ihr Steuerberater bestätigt es.

Siehe auch: Der Berichtseditor · Fertige Vorlagen · Ein Layout pro Sprache

Sie wollen Dokumente gestalten und es einmal tun, in der richtigen Reihenfolge.

Schritte

1. Legen Sie zuerst Ihre rechtliche Identität fest: Organisationsform, Anschrift, Registereintrag, Steuerregime und die besonderen Angaben. Ein Layout druckt nur, was Sie dort eingegeben haben. Siehe Ihre rechtliche Identität.
2. Öffnen Sie den Berichtseditor, wählen Sie das Dokument und beginnen Sie mit Professionell unter Vorlagen.
3. Fügen Sie für jede Sprache, die Ihre Mitglieder lesen, eine Sprachversion hinzu. Wählen Sie EN, FR, DE, ES oder IT unter dem Dokument. Siehe Ein Layout pro Sprache.
4. Prüfen Sie jede Version mit der Schnellvorschau. Sie verwendet Ihre neueste Rechnung oder Beispieldaten, wenn es keine gibt.
5. Proben Sie in einem Test-Space: Betreten Sie ihn, stellen Sie eine Probe-Rechnung aus, drucken Sie sie und senden Sie sie Ihrem Steuerberater. Siehe Wofür ein Test-Space da ist.
6. Frieren Sie das Layout vor der ersten Rechnung ein. Schreiben Sie auf, was Sie entschieden haben, und ändern Sie ein Layout nur, wenn sich eine Vorschrift ändert.

Gut zu wissen

• Das Ersetzen eines Layouts lässt sich mit Rückgängig zurücknehmen, bis Sie den Editor verlassen.
• Eine ausgestellte Rechnung ist ein eingefrorenes Dokument. Ein späteres Ändern des Layouts betrifft neue Dokumente, nie die bereits ausgestellten.
• Steht derselbe Wortlaut in zwei Sprachen, bitten Sie jemanden, der die zweite Sprache liest, die Vorschau zu lesen.

Achtung Die Rechnungsnummer und die auf einer Rechnung gedruckten rechtlichen Angaben werden mit der ersten ausgestellten Rechnung endgültig. Klären Sie sie davor, nicht danach.

Ergebnis: Jedes Dokument, das Sie versenden werden, sieht nach Ihnen aus, in jeder Sprache, und wurde einmal von jemand anderem als Ihnen gelesen.

Siehe auch: Ihre rechtliche Identität · Die PDF-Vorlage der Rechnung

Sie möchten, dass Ihr Steuerberater hat, was er braucht, und weiß, was die App nicht behauptet.

Beginnen Sie beim Rechnungsregister, das jede Rechnung mit ihrem Status auflistet, und tippen Sie auf Buchhaltungsexport. Jedes Format sagt im Blatt, was es beansprucht.

Die Liste der Formate hängt von Ihrem Land ab. FEC und DATEV verlangen Ihre Kontonummern, FEC zusätzlich Ihre Registernummer: Halten Sie sie bereit. Die Umsatzsteuerzahlen für den Zeitraum finden Sie unter Die periodische Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was die App nicht leistet

• Sie führt Rechnungen, Zahlungen und ein laufendes Konto je Mitglied. Eine doppelte Buchführung über einen Kontenplan führt sie nicht, sie kann also eine Buchhaltungssoftware nicht ersetzen.
• Einige Pflichten bleiben bei Ihnen und Ihrem Steuerberater: vollständige Bücher, zertifizierte Software, wo Ihr Land sie verlangt, und die Annahme durch die zuständige Behörde.
• Eine Datei bleibt gesperrt, bis die Probleme in der Quelle behoben sind.

Gut zu wissen

• Ein Export ist ein Lesezugriff. Sie können ihn für jeden Zeitraum wiederholen.
• Bereiten Sie vor der ersten Rechnung eine kurze Zusammenfassung für Ihren Steuerberater vor: Ihr Steuerregime, wann die Umsatzsteuer fällig wird, die gewählte Nummerierung und die gewünschten Exporte. Siehe Hilfe durch KI.

Siehe auch: Buchhaltungsexporte · Das Rechnungsregister · Umsatzsteuerkonto

Sie möchten sehen, wie der Space läuft, sobald er in Betrieb ist, ohne Tabellenkalkulation.

Die Geschäftsanalyse zeigt Zahlen nach Bereichen: in Rechnung gestellt und eingenommen, Auslastung und Kapazität. Sie wählen einen Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr), vergleichen ihn mit einem anderen, speichern eine Ansicht und exportieren sie als PDF. Sie sehen nur die Analysen, die Ihre Rolle lesen darf.

Eingenommen sind die Zahlungen, die Rechnungen zugeordnet sind. Das ist kein Gewinn, denn Kosten sind in der Zahl nicht enthalten, und der laufende Zeitraum ist unvollständig.

Für ein Dokument über den ganzen Space enthält der Reiter Workspace-Dokumente den Arbeitsbereichsbericht, Raum-QR-Codes (PDF), Daten exportieren (Excel) und Konfiguration exportieren (PDF). Nutzen Sie die letzten beiden als Sicherungskopie vor einer großen Änderung.

Siehe auch: Geschäftsanalyse · Exporte

Ein KI-Chatwerkzeug kann Ihnen bei den Worten rund um Ihre Einrichtung Stunden sparen. Es kann nicht derjenige sein, der entscheidet, was rechtlich oder steuerlich richtig ist. Dieser Abschnitt handelt von Werkzeugen, die Sie außerhalb von DesKilo nutzen; die Assistentenverbindung in der App wird am Ende beschrieben.

Wofür ein externes Werkzeug taugt

• Die Einladungsnachricht entwerfen, die Sie Ihren ersten Mitgliedern schicken. Siehe Die Einladungsnachricht. Die Platzhalter wie Vorname oder Einladungslink bleiben, wie sie sind.
• Die besonderen Angaben formulieren, die Sie Ihrem Steuerberater vorlegen, als Entwurf zum Prüfen, nie als endgültigen Text.
• Den Wortlaut eines Layouts in eine andere Sprache übersetzen, sodass Sie ihn nur noch durchsehen müssen.
• Einem Mitglied einen Bericht oder einen Kontoauszug in einfachen Worten erklären.
• Die Zusammenfassung Ihrer Entscheidungen für den Steuerberater vorbereiten: Land, Organisationsform, Steuerregime, Nummerierung, Exporte.
• Das Bild hinter Ihrem Grundriss entwerfen, aus Fotos, in einem Bildwerkzeug.

Was es nicht entscheiden darf

• Die rechtlichen Angaben einer Rechnung, die umsatzsteuerliche Behandlung einer Tätigkeit, den Grund, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird, und die Steuersätze.
• Alles, was endgültig wird: ein Format der Rechnungsnummer, ein Steuerregime, die Währung, eine ausgestellte Rechnung.
• Ob etwas den Vorschriften entspricht. Eine selbstsichere Antwort ist keine geprüfte, und Ihr Steuerberater ist es.

Der sichere Ablauf

1. Bitten Sie das Werkzeug um einen Entwurf. Geben Sie ihm ein Szenario, nicht die Namen Ihrer Mitglieder oder andere personenbezogene Daten.
2. Fügen Sie den Entwurf in das Feld ein, im Berichtseditor oder in den Einstellungen.
3. Sehen Sie ihn sich in der Vorschau mit Beispieldaten an.
4. Schicken Sie den Text mit rechtlicher Wirkung an Ihren Steuerberater und warten Sie die Antwort ab.
5. Probieren Sie den gesamten Ablauf in einem Test-Space aus, bevor Sie den echten nutzen.

Achtung Fügen Sie keinen Token, kein Passwort, keine Bankverbindung und keine personenbezogenen Daten eines Mitglieds in ein externes Werkzeug ein.

Die eigene Assistentenverbindung von DesKilo

Die App lässt einen Assistenten wie Claude oder ChatGPT über ein Protokoll namens MCP für ein Mitglied handeln. Sie ist standardmäßig aus und eine Funktion, die Sie einschalten (MCP-Schnittstelle, siehe Ein Funktionsschalter). Sie ist in Schichten aufgebaut, sodass nicht eine einzelne Person alles öffnen kann.

Der Assistent eines Mitglieds arbeitet mit den eigenen Datensätzen dieses Mitglieds: freie Plätze finden und beschreiben, Favoriten und Bewertungen, die eigene Reservierung buchen, ändern oder stornieren, das Löschen einer begonnenen Buchung beantragen, ein- und auschecken, den eigenen Kontoauszug und die Rechnungen lesen sowie die Validierungen auflisten und beantworten, um die man gebeten wird. Einige Anfragen (Rechnung ausstellen, Rechnung stornieren, Erstattung, Statusänderung eines Mitglieds, Abo-Anteil) sind nur für Mitarbeitende: Sie brauchen Mitarbeiterrechte, die Bestätigung der Person in der App und danach Ihre Validierungsregeln. Es gibt keine Operation, die einen Space konfiguriert: Ein Assistent kann keine Funktion einschalten, keinen Tarif festlegen, keine Rolle ändern und keinen Plan zeichnen. Er kann Ihren Space nicht für Sie einrichten und handelt nur im Rahmen dessen, was Sie freigeben.

Gut zu wissen

• Assistenten einzuschalten gewährt von sich aus niemandem etwas.
• Jede Genehmigung läuft ab; der Bildschirm sagt, wie viele Tage bleiben.
• Lesen Sie die Schritte unter Genehmigungen und Bestätigungen für Assistenten.

Siehe auch: Assistenten: was sie sind · Einen Assistenten verbinden

Sie möchten wissen, auf welche Ihrer Fehler die App hinweist und wo sie es tut, damit Sie am richtigen Ort nachsehen.

Gut zu wissen

• Einrichtung dieses Workspace ist eine Liste, keine Sperre. Sie hindert Sie nie daran, etwas einzuschalten.
• Die meisten Schutzmechanismen greifen, wenn Sie versuchen auszustellen, zu zahlen oder zu buchen, nicht wenn Sie eine Einstellung wählen. Deshalb gibt es die Prüfung unten.
• Der Posteingang des Inhabers (Was auf Sie wartet) meldet nur die erforderlichen Bereiche und die zurückgehaltenen Funktionen. Die optionalen Bereiche bleiben in der Bereitschaftsliste: Lesen Sie sie selbst.

Siehe auch: Funktionen vermeiden, die sich widersprechen · Ihren Space prüfen

Sie möchten wissen, was Sie in welcher Reihenfolge versuchen und wen Sie fragen.

Schritte

1. Lesen Sie die Meldung auf dem Bildschirm. Die meisten sagen, was zu tun ist.
2. Prüfen Sie die Seite. Sehen Sie auf das Banner des Test-Space und auf die in Ich angezeigte Seite. Auf der Testseite gedruckte Dokumente tragen ein Wasserzeichen, und dort wird nichts geschuldet; die echte Seite stellt Rechnungen aus, die geschuldet sind.
3. Prüfen Sie Funktionen und Rollen: Eine fehlende Funktion ist eine Funktion, die aus ist, oder eine Berechtigung, die niemand angekreuzt hat.
4. Öffnen Sie Einrichtung dieses Workspace und lesen Sie den Bereich, der zum Symptom passt.
5. Bereiten Sie Supportdetails unter Hilfe vor: Wählen Sie Letzte Stunde oder Letzte 24 Stunden, Vorschau vorbereiten, lesen Sie sie, Speichern Sie und senden Sie die Datei. Sie enthält nur Zahlen und Prüfungen, keine Identitäten, Zugangsdaten oder Geschäftsdaten.
6. Ziehen Sie vor jeder größeren Änderung den Datenexport (unten).

Wen Sie fragen

Der Wiederherstellungsexport

1. Öffnen Sie Berichte und wählen Sie Workspace-Dokumente.
2. Tippen Sie auf Daten exportieren (Excel). Dafür brauchen Sie die Funktion Datenexport (Excel) und die Berechtigung Buchhaltung und Daten exportieren. Sie erhalten eine ZIP-Datei: eine Arbeitsmappe mit einem Blatt je Datensatz, ein Manifest mit der Zeilenzahl und die gespeicherten Dateien.
3. Tippen Sie auf Konfiguration exportieren (PDF) für eine Aufzeichnung der Parameter und, im Workspace, auf Workspace exportieren (XML) für Plan und Einstellungen.

Gut zu wissen

• Ein abgeschlossener Datenexport wird erfasst; der Bereich Export und Wiederherstellung der Bereitschaftsliste zeigt das 90 Tage lang an und meldet dann, dass der Export älter ist.
• Das PDF ist eine Aufzeichnung, keine Sicherung. Nur das XML lässt sich wieder importieren, und es enthält nie Mitglieder oder Geldbeträge.
• Bewahren Sie die Datei an einem Ort auf, den nur Sie öffnen können: Sie enthält Ihre Mitglieder.

Siehe auch: Supportdetails · Wenn etwas nicht funktioniert · Die Daten exportieren (Excel)

Sie entscheiden, wer was darf, was jedes Mitglied zahlt und wer worüber informiert wird. Sie tun das mit einer zweiten Person, weil sich Regeln erst zeigen, wenn jemand anderes ihnen begegnet.

Schritte

1. Spielen Sie mit einer zweiten Person eine Validierung durch. Machen Sie sie zum Administrator, legen Sie für Buchungen eine erforderliche Validierung fest, buchen Sie dann als Mitglied und lassen Sie den Administrator bestätigen. Siehe Validierungsregeln und Rollen.
2. Erhöhen Sie die erforderliche Zahl auf zwei und sehen Sie, wie die Anfrage wartet. Senken Sie sie dann wieder. Eine Regel, die mehr Validierer braucht, als es gibt, lässt Anfragen ewig warten.
3. Schreiben Sie die Tarife zuerst auf Papier: Abo-Stufen in Prozent, das Gebührenband jeder Stufe, den Preis über das Kontingent hinaus. Tragen Sie sie dann in der Abrechnung ein und weisen Sie dem Mitglied die Stufe unter Mitglieder & Tarife zu. Siehe Mitglieder & Tarife.
4. Geben Sie der zweiten Person eine Stufe und lassen Sie sie über ihr Kontingent hinaus buchen. Lesen Sie den Kontoauszug.
5. Testen Sie die Benachrichtigungen: eine Nachricht, eine offene Anfrage, eine stornierte Buchung. Siehe Benachrichtigungen.
6. Öffnen Sie Rollen und prüfen Sie, was ein Administrator darf. Entfernen Sie eine Berechtigung und sehen Sie, was für ihn verschwindet.

Gut zu wissen

• Benachrichtigungen in der App funktionieren sofort. Push-Benachrichtigungen brauchen zusätzlich die Einrichtung durch den Betreiber, sodass ein Test auf einem Handy nichts zeigen kann. Fragen Sie Ihren Betreiber.
• Automatische Zahlungserinnerungen laufen einmal täglich auf dem Server, wenn die Installation ihren Scheduler hat, und auch, wenn eine berechtigte Person die Finanzen öffnet.

Sie sind fertig, wenn

• Sie gesehen haben, wie eine Anfrage die von Ihnen eingerichtete Validierung durchläuft, und eine, die wartet.
• Ihre Tarife auf ein Blatt passen und der Kontoauszug des Test-Mitglieds zu Ihrer Rechnung passt.
• Sie wissen, wer worüber informiert wird.

Siehe auch: Validierungsregeln · Rollen und Berechtigungen